Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w sposobie funkcjonowania polskiego systemu podatkowego w ostatnich latach. Nowe regulacje obejmują wszystkich przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury, jednak w praktyce ogromny wpływ mają także na funkcjonowanie biur rachunkowych. To właśnie one w wielu przypadkach będą odpowiedzialne za obsługę dokumentów, kontrolę poprawności faktur oraz wsparcie klientów w codziennym korzystaniu z systemu.
Choć sam system KSeF udostępniany przez Ministerstwo Finansów jest bezpłatny, jego wdrożenie i codzienna obsługa generują szereg kosztów organizacyjnych oraz technologicznych. Biura rachunkowe muszą inwestować w nowe narzędzia, dostosowywać procedury oraz poświęcać więcej czasu na kontakt z klientami. W efekcie coraz częściej pojawia się pytanie: kto powinien ponosić koszty obsługi KSeF i w jaki sposób powinny one być rozliczane pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą?
Poniżej wyjaśniamy, jakie realne koszty wiążą się z obsługą KSeF oraz jak rozsądnie i transparentnie ustalić zasady współpracy z klientem.
KSeF – system bezpłatny, ale wymagający kosztownych zmian organizacyjnych
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że wprowadzenie KSeF nie generuje dodatkowych kosztów. W końcu platforma jest udostępniana przez Ministerstwo Finansów bez opłat, a przedsiębiorcy nie muszą płacić za sam dostęp do systemu.
W praktyce sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej.
Aby korzystanie z KSeF było możliwe i wygodne w codziennej pracy, konieczne jest wdrożenie odpowiednich narzędzi informatycznych oraz integracji systemowych. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych, które często obsługują jednocześnie kilkudziesięciu lub nawet kilkuset klientów.
Wdrożenie KSeF wiąże się m.in. z koniecznością:
- dostosowania systemów księgowych i fakturowych do komunikacji z KSeF,
- wdrożenia integracji API,
- opracowania procedur nadawania uprawnień w systemie,
- wdrożenia zasad kontroli poprawności przesyłanych dokumentów,
- monitorowania statusów faktur oraz ewentualnych błędów.
Dodatkowym obciążeniem jest także konieczność bieżącego wsparcia klientów. W praktyce to właśnie biura rachunkowe najczęściej odpowiadają na pytania dotyczące działania systemu, pomagają w konfiguracji uprawnień czy wyjaśniają przyczyny odrzucenia dokumentów przez KSeF.
Warto również zauważyć, że wraz z publikacją kolejnych wersji systemu – takich jak KSeF 2.0 – pojawiają się nowe funkcjonalności, ale także dodatkowe wyzwania techniczne. Oznacza to konieczność ciągłego dostosowywania procesów oraz aktualizacji wykorzystywanych narzędzi.
Jak przedsiębiorcy postrzegają koszty związane z KSeF?
Jeszcze do niedawna wielu przedsiębiorców nie przywiązywało dużej wagi do tematu KSeF. Część z nich była przekonana, że wdrożenie systemu zostanie ponownie odłożone w czasie, a inni zakładali, że nowe przepisy nie będą miały większego wpływu na ich codzienną działalność.
Sytuacja zmieniła się dopiero wtedy, gdy w mediach zaczęły pojawiać się intensywne informacje o nadchodzących zmianach. Wraz z rosnącą liczbą materiałów w internecie, telewizji czy radiu przedsiębiorcy zaczęli zdawać sobie sprawę, że obowiązkowe korzystanie z KSeF jest już tylko kwestią czasu.
Dodatkowo pierwsze faktury wystawiane przez największe firmy zaczęły trafiać do kontrahentów właśnie za pośrednictwem KSeF. Dla wielu przedsiębiorców był to pierwszy realny kontakt z systemem.
Z ich perspektywy KSeF oznacza przede wszystkim:
- kolejny obowiązek administracyjny,
- konieczność dostosowania narzędzi do fakturowania,
- zmiany w dotychczasowych procesach pracy.
W wielu przypadkach oznacza to także konieczność zakupu nowego oprogramowania lub rozszerzenia dotychczasowego systemu o integrację z KSeF. Co istotne, w wielu popularnych programach do fakturowania obsługa KSeF jest dostępna wyłącznie w płatnych pakietach lub jako dodatkowa funkcja.
Często opłata zależy od liczby wystawianych faktur. W rezultacie przedsiębiorcy zaczynają ponosić regularne koszty, które wcześniej po prostu nie istniały.
Rosnące koszty po stronie biur rachunkowych
Zmiany związane z KSeF szczególnie mocno odczuwają biura rachunkowe. Obsługa wielu klientów jednocześnie sprawia, że każda zmiana systemowa generuje znacznie większe obciążenie organizacyjne niż w przypadku pojedynczej firmy.
W praktyce biura rachunkowe ponoszą koszty związane m.in. z:
- licencjami na systemy księgowe,
- dodatkowymi modułami integrującymi z KSeF,
- narzędziami OCR do odczytywania dokumentów,
- opłatami za przetwarzanie dokumentów,
- automatycznym pobieraniem faktur z KSeF.
W wielu systemach opłaty naliczane są w zależności od liczby dokumentów. Im więcej faktur obsługują klienci biura rachunkowego, tym wyższe stają się koszty korzystania z oprogramowania.
W efekcie miesięczne wydatki na systemy informatyczne mogą wzrosnąć nawet o kilka tysięcy złotych. Co ważne, klienci często nie mają świadomości istnienia tych kosztów, ponieważ są one ponoszone bezpośrednio przez biuro rachunkowe.
Czy biuro rachunkowe powinno przenosić koszty na klientów?
W praktyce coraz więcej biur rachunkowych decyduje się na wprowadzenie modelu, w którym koszty systemowe są częściowo przenoszone na klientów.
Jest to naturalny element współpracy, ponieważ obsługa księgowa opiera się dziś w dużej mierze na narzędziach informatycznych. Jeżeli biuro rachunkowe zapewnia przedsiębiorcy dostęp do systemu, z którego korzysta on na co dzień – np. do wystawiania faktur lub przesyłania dokumentów – to koszty tego rozwiązania mogą zostać uwzględnione w rozliczeniu usług.
W praktyce stosowane są różne modele rozliczeń, np.:
- doliczenie miesięcznej opłaty za dostęp do systemu,
- opłata zależna od liczby dokumentów,
- pakiet usług obejmujący księgowość oraz dostęp do programu.
Często biura rachunkowe udostępniają klientom system księgowy lub fakturowy, który umożliwia bezpośrednią integrację z KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie kupować oprogramowania ani zajmować się konfiguracją systemu.
Takie rozwiązanie upraszcza współpracę i ogranicza liczbę błędów w dokumentacji.
Znaczenie dobrze przygotowanej umowy z klientem
Jednym z najważniejszych elementów przygotowania biura rachunkowego do obsługi KSeF jest odpowiednie uregulowanie zasad współpracy z klientami.
Coraz więcej biur decyduje się na aktualizację umów lub regulaminów świadczenia usług księgowych. W dokumentach tych szczegółowo określane są zasady obsługi faktur w KSeF oraz sposób rozliczania związanych z tym czynności.
W dobrze przygotowanej umowie warto uwzględnić m.in.:
- zakres obowiązków biura rachunkowego w zakresie obsługi KSeF,
- zasady nadawania uprawnień do systemu,
- odpowiedzialność za kompletność dokumentów,
- możliwość waloryzacji wynagrodzenia,
- zasady naliczania odsetek za opóźnienia w płatnościach,
- warunki rozwiązania umowy.
Wprowadzenie takich zapisów pozwala uniknąć wielu nieporozumień i jasno określa odpowiedzialność każdej ze stron.
Warto również pamiętać, że system KSeF umożliwia różne modele współpracy. Przedsiębiorca może np. samodzielnie zarządzać fakturami i przekazywać je do biura rachunkowego lub udzielić biuru bezpośredniego dostępu do systemu.
Każdy z tych wariantów wymaga nieco innych zapisów umownych oraz odpowiedniego przygotowania procedur.
Jak wybrać odpowiedni system do obsługi KSeF w biurze rachunkowym?
W kontekście nadchodzących zmian kluczowe znaczenie ma wybór odpowiedniego systemu księgowego. Oprogramowanie powinno nie tylko umożliwiać integrację z KSeF, ale także realnie usprawniać codzienną pracę biura rachunkowego.
Dobry system powinien zapewniać m.in.:
- automatyczne pobieranie faktur z KSeF,
- możliwość weryfikacji dokumentów przez klienta,
- kontrolę duplikatów dokumentów,
- łatwe zarządzanie uprawnieniami,
- brak limitów dotyczących liczby przetwarzanych faktur.
Dużym atutem jest także możliwość udostępniania kont klientom biura rachunkowego. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury bezpośrednio w systemie powiązanym z księgowością.
Takie rozwiązanie znacząco usprawnia obieg dokumentów i pozwala biuru rachunkowemu szybciej zamykać miesiące księgowe.
KSeF jako szansa dla biur rachunkowych
Choć wdrożenie KSeF wiąże się z wieloma wyzwaniami organizacyjnymi, może być również dobrą okazją do uporządkowania procesów w biurze rachunkowym.
Nowy system wymusza większą cyfryzację obiegu dokumentów oraz standaryzację współpracy z klientami. Biura rachunkowe, które odpowiednio przygotują się do zmian, mogą:
- usprawnić obsługę dokumentów,
- ograniczyć ręczne przetwarzanie faktur,
- poprawić komunikację z klientami,
- wprowadzić bardziej przejrzysty model rozliczeń.
KSeF sprawia również, że realne koszty obsługi księgowej stają się bardziej widoczne. To dobry moment, aby jasno określić zasady współpracy oraz w transparentny sposób uwzględnić koszty systemów informatycznych w cenie usług księgowych.
Dzięki temu zarówno biuro rachunkowe, jak i przedsiębiorca mogą funkcjonować w bardziej uporządkowanym i przewidywalnym modelu współpracy.
