Biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT, znana również jako Wykaz Podmiotów VAT, jest narzędziem, które umożliwia sprawdzenie statusu podatkowego kontrahentów. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z tą listą, takie jak: co zawiera wykaz podatników VAT, jak sprawdzać kontrahenta, kiedy to zrobić oraz dlaczego niektórych rachunków bankowych nie ma na liście.

Co to jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to zbiór informacji dotyczących podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT. Listę prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów.

Jakie informacje zawiera biała lista?

Na białej liście znajdziesz kluczowe dane dotyczące podmiotów gospodarczych, w tym:

• Nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy.
• Numer identyfikacji podatkowej (NIP).
• Status podatnika VAT.
• Numer identyfikacyjny REGON oraz numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (jeśli zostały nadane).
• Adres siedziby firmy.
• Imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacyjne.
• Numery firmowych rachunków bankowych.

Jak znaleźć się na białej liście?

Nie musisz podejmować żadnych działań, aby Twoje dane znalazły się na liście – szef KAS pobiera niezbędne informacje z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli jednak zauważysz błędy, możesz złożyć wniosek o ich sprostowanie lub usunięcie.

Jak sprawdzać kontrahenta na białej liście?

Sprawdzenie kontrahenta na białej liście jest proste i intuicyjne. Możesz przeszukiwać wykaz według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, wpisz imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Dlaczego niektórych rachunków bankowych nie ma na białej liście?

Na białej liście ujawniane są tylko rachunki rozliczeniowe podatników zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. Twoje dane mogą być widoczne w wykazie, ale bez informacji o rachunku bankowym, jeśli:

• Nie rejestrowałeś się do VAT z powodu małych obrotów.
• Odmówiono Ci rejestracji jako podatnika VAT.

Co zrobić, jeśli rachunku nie ma na białej liście?

Jeśli rachunek bankowy Twojego kontrahenta nie widnieje na białej liście, upewnij się, że jest on zarejestrowanym podatnikiem VAT. W przypadku braku pewności, skontaktuj się bezpośrednio z kontrahentem lub skorzystaj z innych metod weryfikacji.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek, niż podany w wykazie:

• nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie
• będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 7 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności.

Dane podatników są aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

O czym trzeba pamiętać

• Sprawdź swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT prowadzonej przez szefa KAS. W szczególności dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. W ten sposób dowiesz się czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
• W dniu planowanej zapłaty za usługę czy towar sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.
• Jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów.

Podsumowanie

Biała lista podatników VAT to nieocenione narzędzie dla przedsiębiorców. Umożliwia szybkie i efektywne sprawdzenie wiarygodności kontrahentów oraz minimalizuje ryzyko związane z obrotem gospodarczym. Regularne korzystanie z tej listy to krok w stronę bezpieczniejszych transakcji i lepszego zarządzania finansami firmy.