Zatrudnienie pracownika w przedsiębiorstwie wiąże się z różnorodnymi kosztami, które wykraczają poza wypłatę wynagrodzenia. W 2025 roku obowiązują nowe stawki minimalnego wynagrodzenia i składek, co bezpośrednio wpływa na całkowity koszt zatrudnienia. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje dotyczące kalkulacji tego kosztu, szczególnie w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę.
1. Koszt całkowity zatrudnienia pracownika przy umowie o pracę
Umowa o pracę jest jedną z najbardziej kompleksowych form zatrudnienia, która wiąże się z koniecznością spełnienia licznych zobowiązań wobec instytucji państwowych. Głównymi elementami kosztu są:
- Wynagrodzenie brutto – kwota, którą pracownik formalnie zarabia przed potrąceniem składek i podatków.
- Składki ZUS finansowane przez pracodawcę – obowiązkowe opłaty na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
- Wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – dodatkowe świadczenie emerytalne, jeśli pracownik przystąpi do programu.
1.1 Wynagrodzenie brutto i jego składniki
W 2025 roku minimalne wynagrodzenie brutto wynosi 4 666 zł. Pracodawca potrąca z tej kwoty składki finansowane przez pracownika, m.in.:
- Składka emerytalna – 9,76% wynagrodzenia brutto.
- Składka rentowa – 1,50%.
- Składka chorobowa – 2,45%.
- Składka zdrowotna – 9,00%.
Oprócz tego pracownik odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy (12% lub 32% w zależności od progu podatkowego) oraz wpłaty na PPK (2% podstawowe i dodatkowe, jeśli się zdecyduje).
1.2 Składki ZUS finansowane przez pracodawcę
Pracodawca ponosi również koszty składek odprowadzanych do ZUS. Wysokość tych składek w 2025 roku kształtuje się następująco:
- Składka emerytalna – 9,76%.
- Składka rentowa – 6,50%.
- Składka wypadkowa – 1,67% (średnia, zależna od branży i liczby wypadków).
- Fundusz Pracy (FP) – 2,45%.
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,1%.
Łącznie składki finansowane przez pracodawcę wynoszą około 21,98% wynagrodzenia brutto.
1.3 Przykład: Koszt zatrudnienia pracownika na minimalnym wynagrodzeniu
Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 666 zł w pełnym wymiarze godzin całkowity koszt zatrudnienia w 2025 roku wynosi:
- Wynagrodzenie brutto: 4 666 zł
- Składki finansowane przez pracodawcę: 1 025,59 zł
- Składka emerytalna: 455,40 zł
- Składka rentowa: 303,29 zł
- Składka wypadkowa: 77,92 zł
- Fundusz Pracy: 114,32 zł
- FGŚP: 4,67 zł
- Wpłaty na PPK (1,5%): 69,99 zł
Łączny koszt zatrudnienia: 5 691,59 zł
2. Dodatkowe koszty zatrudnienia pracownika
Oprócz powyższych zobowiązań finansowych, przedsiębiorca musi uwzględnić także inne wydatki związane z zatrudnieniem, takie jak:
- Szkolenia BHP i badania lekarskie – wymagane przy zatrudnieniu każdego pracownika.
- Koszty wdrożenia i przeszkolenia pracownika – obejmujące zapoznanie z obowiązkami i firmowymi procedurami.
- Koszty przygotowania stanowiska pracy – w tym zakup sprzętu, oprogramowania i innych narzędzi.
- Dodatkowe świadczenia – takie jak odzież robocza, benefity czy posiłki, jeśli wymagają tego przepisy lub polityka firmy.
3. Wyjątki i ulgi w kosztach zatrudnienia
Niektórzy pracownicy mogą być objęci ulgami, które obniżają koszt zatrudnienia. Na przykład:
- Kobiety powyżej 55. roku życia i mężczyźni powyżej 60 lat są zwolnieni z Funduszu Pracy i FGŚP.
- Osoby wracające z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego są zwolnione z tych opłat przez 36 miesięcy.
- Młodzi pracownicy do 30. roku życia oraz osoby powyżej 50 lat zarejestrowane jako bezrobotne mogą korzystać z ulg na FP i FGŚP przez określony czas.
Podsumowanie
Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2025 roku w Polsce znacząco przekracza kwotę wynagrodzenia brutto. Przy minimalnej pensji wynoszącej 4 666 zł przedsiębiorca musi liczyć się z wydatkiem rzędu 5 691,59 zł miesięcznie, uwzględniając składki ZUS i PPK. Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o dodatkowych kosztach, takich jak szkolenia, badania czy benefity. Warto przy tym rozważyć możliwość skorzystania z ulg, które mogą istotnie obniżyć obciążenia finansowe związane z zatrudnieniem pracownika.
