Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w systemie rozliczeń podatkowych w ostatnich latach. Od 2026 roku przedsiębiorcy będą wystawiać faktury w postaci ustrukturyzowanej za pośrednictwem centralnego systemu administracji skarbowej.
Jednocześnie ustawodawca zdecydował się na istotną zmianę w sposobie poprawiania błędów w dokumentach sprzedaży – zlikwidowano możliwość wystawiania not korygujących. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą stosować nowe zasady korygowania danych na fakturach.
Jak wygląda proces poprawiania pomyłek po zmianach i jakie obowiązki spoczywają na sprzedawcy oraz nabywcy? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczna platforma administracji skarbowej służąca do obsługi faktur w formie ustrukturyzowanej. System został wprowadzony w celu zwiększenia przejrzystości obrotu gospodarczego oraz automatyzacji kontroli podatkowych.
KSeF umożliwia m.in.:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
- odbieranie i przechowywanie faktur w systemie,
- nadawanie i zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
- weryfikację poprawności danych zawartych w fakturach,
- automatyczne nadawanie numeru identyfikującego fakturę w systemie,
- archiwizację dokumentów.
System jest administrowany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i korzystają z niego:
- podatnicy oraz podmioty przez nich upoważnione,
- organy egzekucyjne i komornicy,
- osoby fizyczne posiadające odpowiednie uprawnienia,
- inne podmioty wskazane przez użytkowników systemu.
Dzięki centralnemu obiegowi dokumentów faktura uznawana jest za wystawioną w momencie przydzielenia jej numeru w KSeF.
Czym była nota korygująca?
Do 2026 roku nabywca towaru lub usługi mógł poprawić niektóre błędy na fakturze, wystawiając notę korygującą. Był to dokument umożliwiający korektę pomyłek formalnych, np.:
- błędnego adresu,
- literówki w nazwie firmy,
- nieprawidłowej daty sprzedaży,
- omyłek w numerze NIP.
Ważne było jednak, że nota korygująca nie mogła zmieniać elementów mających wpływ na wartość transakcji, takich jak:
- ilość towarów lub zakres usług,
- cena jednostkowa,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka VAT,
- kwota podatku,
- kwota należności ogółem.
Dodatkowo dokument wymagał akceptacji sprzedawcy.
Likwidacja not korygujących od 1 lutego 2026 roku
Od 1 lutego 2026 roku przepisy umożliwiające wystawianie not korygujących zostały uchylone. Oznacza to, że:
- nabywcy nie mogą już wystawiać not korygujących,
- poprawianie wszystkich błędów na fakturach odbywa się wyłącznie poprzez fakturę korygującą,
- zasada ta dotyczy zarówno faktur ustrukturyzowanych, jak i wystawionych przed wprowadzeniem KSeF.
Zmiana ta znacząco upraszcza system korekt – zamiast dwóch narzędzi (nota + faktura korygująca) pozostaje jedno rozwiązanie.
Jak poprawiać błędy na fakturach w KSeF?
Po wejściu nowych przepisów jedyną metodą poprawienia błędów na fakturze jest wystawienie ustrukturyzowanej faktury korygującej przez sprzedawcę.
Dotyczy to wszystkich rodzajów pomyłek, zarówno:
- formalnych (np. dane nabywcy),
- jak i merytorycznych (np. cena, ilość, stawka VAT).
Faktura korygująca musi zostać wystawiona w KSeF i powiązana z fakturą pierwotną.
Korekta faktur wystawionych poza KSeF
W niektórych sytuacjach przedsiębiorca może wystawić fakturę poza systemem KSeF, np. gdy:
- nastąpi awaria systemu,
- wystąpi niedostępność KSeF,
- przepisy przewidują możliwość wystawienia faktury poza systemem.
W takim przypadku podatnik ma obowiązek przesłać fakturę do KSeF po ustaniu przeszkody.
Jeśli konieczna będzie korekta takiej faktury, również należy wystawić ustrukturyzowaną fakturę korygującą w systemie KSeF.
Błędny NIP nabywcy – jak poprawić fakturę?
Jednym z najczęstszych i najbardziej problematycznych błędów jest wystawienie faktury na niewłaściwego nabywcę.
W systemie KSeF taka faktura automatycznie trafia do podmiotu wskazanego w danych – nawet jeśli nie był on faktycznym uczestnikiem transakcji.
W takiej sytuacji należy:
- Wystawić fakturę korygującą „do zera” na błędnego nabywcę.
- Następnie wystawić nową fakturę z prawidłowymi danymi kontrahenta.
Dzięki temu dokumentacja transakcji pozostaje zgodna z przepisami i historią zapisów w systemie.
Korekta faktur wystawionych przed 2026 rokiem
Co ważne, po wejściu w życie nowych przepisów również korekty do starszych faktur muszą być wystawiane w KSeF.
Dotyczy to faktur:
- papierowych,
- elektronicznych,
- wystawionych przed wprowadzeniem obowiązkowego systemu.
W praktyce oznacza to, że od 2026 roku wszystkie korekty będą obsługiwane w jednym systemie.
Podsumowanie
Likwidacja not korygujących jest elementem dostosowania przepisów do funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur.
Najważniejsze zasady obowiązujące od 2026 roku to:
- brak możliwości wystawiania not korygujących przez nabywców,
- poprawianie wszystkich błędów wyłącznie poprzez fakturę korygującą,
- obowiązek wystawiania korekt w systemie KSeF,
- konieczność wystawienia korekty „do zera” w przypadku błędnego nabywcy.
Nowe regulacje wymagają od przedsiębiorców dostosowania procedur księgowych i systemów fakturowania. Warto zadbać o odpowiednie przygotowanie firmy do pracy z KSeF, aby uniknąć błędów i usprawnić proces wystawiania oraz korygowania faktur.
