Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza duże zmiany w sposobie wystawiania faktur przez przedsiębiorców. Choć obowiązek korzystania z systemu będzie powszechny, ustawodawca przewidział okres przejściowy dla najmniejszych firm. Kluczowe znaczenie ma tutaj limit 10 000 zł miesięcznej sprzedaży, który pozwala jeszcze przez pewien czas wystawiać faktury poza KSeF.
W praktyce wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, jak prawidłowo liczyć ten limit, jakie dokumenty wliczają się do jego wartości oraz kiedy następuje obowiązkowe przejście na faktury ustrukturyzowane. W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze zasady.
Obowiązkowy KSeF wprowadzany etapami
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawiane w określonym formacie elektronicznym, które uznaje się za wystawione dopiero w momencie nadania im unikatowego numeru przez system KSeF.
Wdrożenie obowiązkowego korzystania z KSeF następuje w Polsce etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym również korzystających ze zwolnienia z VAT.
Jednocześnie przepisy przewidują szczególne odroczenie dla najmniejszych podatników, którzy spełnią określone warunki.
Kto może skorzystać z odroczenia obowiązku KSeF?
Najmniejsi przedsiębiorcy mogą korzystać z okresu przejściowego aż do 31 grudnia 2026 roku, jeśli spełnią jeden warunek: łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.
W takiej sytuacji przedsiębiorca może nadal wystawiać faktury:
- w formie papierowej,
- jako faktury elektroniczne (np. PDF wysyłany e-mailem),
- poza systemem KSeF.
Dzięki temu małe firmy zyskują więcej czasu na dostosowanie systemów księgowych lub organizacji pracy do nowych wymogów.
Jak liczyć limit 10 000 zł na potrzeby KSeF?
Najważniejsza zasada jest bardzo prosta:
limit 10 000 zł liczy się jako wartość brutto sprzedaży w danym miesiącu, czyli wraz z podatkiem VAT.
Oznacza to, że:
- dla czynnych podatników VAT do limitu wlicza się kwotę netto + VAT,
- dla podatników zwolnionych z VAT wlicza się całą wartość sprzedaży.
Do limitu wlicza się wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami wystawionymi poza KSeF, czyli:
- fakturami papierowymi,
- fakturami elektronicznymi wystawionymi poza systemem.
Jeżeli suma takich faktur w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł, przedsiębiorca może nadal wystawiać je w dotychczasowy sposób.
Kiedy przedsiębiorca traci prawo do wystawiania faktur poza KSeF?
Moment przekroczenia limitu ma bardzo konkretne konsekwencje.
Jeżeli w danym miesiącu suma faktur przekroczy 10 000 zł brutto, przedsiębiorca:
- traci prawo do wystawiania faktur poza KSeF,
- musi wystawić kolejną fakturę już w systemie KSeF,
- od tego momentu ma stały obowiązek korzystania z systemu.
Co ważne – obowiązek ten nie wygasa w kolejnym miesiącu, nawet jeśli sprzedaż spadnie poniżej limitu.
Przykład przekroczenia limitu 10 000 zł
Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jest czynnym podatnikiem VAT.
W 2026 roku jego sprzedaż wyglądała następująco:
- kwiecień – brak sprzedaży,
- maj – faktury na łączną kwotę 6 500 zł brutto,
- czerwiec – faktury na 8 200 zł brutto.
W tych miesiącach pan Marek mógł wystawiać faktury poza KSeF, ponieważ nie przekroczył limitu 10 000 zł.
W lipcu sytuacja wyglądała następująco:
- do 18 lipca – trzy faktury na łączną kwotę 9 300 zł brutto,
- 22 lipca – kolejna sprzedaż na 3 000 zł brutto.
Ta ostatnia faktura spowodowała przekroczenie limitu 10 000 zł. Oznacza to, że:
- faktura z 22 lipca powinna zostać wystawiona już w KSeF,
- od tego momentu pan Marek musi korzystać z KSeF na stałe, również w kolejnych miesiącach.
Ważne: odroczenie dotyczy tylko wystawiania faktur
Warto pamiętać, że okres przejściowy dotyczy wyłącznie wystawiania faktur.
Nie zwalnia on przedsiębiorcy z obowiązku odbierania faktur w KSeF. Jeżeli kontrahent wystawi fakturę ustrukturyzowaną w systemie, przedsiębiorca musi ją odebrać za jego pośrednictwem.
W praktyce oznacza to, że nawet mała firma korzystająca z odroczenia może jednocześnie wystawiać faktury poza KSeF i odbierać je w systemie.
Podsumowanie
Limit 10 000 zł miesięcznej sprzedaży odgrywa kluczową rolę w okresie przejściowym związanym z wdrożeniem KSeF. Dzięki niemu najmniejsze firmy mogą jeszcze przez pewien czas korzystać z dotychczasowych sposobów fakturowania.
Najważniejsze zasady to:
- limit dotyczy miesięcznej sprzedaży brutto,
- obejmuje faktury wystawione poza KSeF,
- po jego przekroczeniu kolejna faktura musi być wystawiona w systemie,
- obowiązek korzystania z KSeF staje się trwały.
Dlatego przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować wartość wystawianych faktur, aby uniknąć błędów i konieczności korygowania dokumentów.
