W wielu firmach wręczanie świątecznych upominków pracownikom stało się pozytywnym zwyczajem, który wpływa na budowanie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy oraz wzmacnia relacje na linii pracodawca-pracownik. Jednak ten gest, choć doceniany, wymaga odpowiedniego rozliczenia podatkowego i zgodności z obowiązującymi przepisami. Warto wiedzieć, jak sfinansować takie prezenty i jak je zakwalifikować, by uniknąć błędów.
Jak sfinansować świąteczne upominki dla pracowników?
Świąteczne prezenty dla pracowników mogą być finansowane z dwóch głównych źródeł:
- Środki obrotowe przedsiębiorstwa – wybierane przez pracodawców, którzy nie korzystają z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) lub nie chcą ograniczać świadczeń do kryteriów socjalnych.
- Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – środki te są przeznaczone wyłącznie dla pracowników będących beneficjentami funduszu, a ich podział musi uwzględniać sytuację materialną zatrudnionych, co oznacza, że nie mogą być rozdzielane po równo.
Należy pamiętać, że prezenty finansowane z ZFŚS mogą być objęte zwolnieniem z opodatkowania i składek ZUS, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów. Natomiast upominki ze środków obrotowych przedsiębiorstwa wymagają ujęcia w podstawie opodatkowania i oskładkowania.
Upominki dla pracownika a podatek dochodowy
Zgodnie z przepisami Ustawy o PIT, prezenty świąteczne, które pracownik otrzymuje ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, stanowią przychód podlegający opodatkowaniu. Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić ich wartość w zaliczce na podatek dochodowy.
Jeśli jednak prezenty są finansowane z ZFŚS, zastosowanie ma zwolnienie podatkowe na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy o PIT. Zwolnienie to dotyczy rzeczowych świadczeń (np. paczek świątecznych) lub świadczeń pieniężnych sfinansowanych z funduszu socjalnego, pod warunkiem, że ich łączna wartość w roku podatkowym nie przekracza 1000 zł. Warto jednak pamiętać, że zwolnienie to nie obejmuje bonów, talonów czy innych znaków wymiennych na towary i usługi.
Prezenty świąteczne a składki ZUS
Z punktu widzenia przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych, wartość świadczeń finansowanych ze środków obrotowych przedsiębiorstwa wlicza się do podstawy wymiaru składek ZUS, niezależnie od tego, czy mają one formę pieniężną, czy rzeczową.
Inaczej jest w przypadku świadczeń finansowanych z ZFŚS – te, przy spełnieniu wymogów socjalnych, są zwolnione z oskładkowania. Jeśli jednak upominki sfinansowano z dwóch źródeł (ZFŚS i środków obrotowych), podlegają one zarówno zaliczce na podatek dochodowy, jak i składkom ZUS w odpowiedniej części.
Dlaczego warto wręczać świąteczne prezenty pracownikom?
Obdarowywanie pracowników świątecznymi upominkami jest gestem, który pomaga budować relacje i zwiększa poczucie docenienia w zespole. Zadowoleni pracownicy są bardziej zaangażowani w wykonywanie swoich obowiązków, co wpływa na efektywność całej firmy.
Mimo to, dla pracodawców decyzja o wręczaniu prezentów wiąże się z koniecznością wyboru źródła finansowania i spełnienia formalności związanych z rozliczeniem świadczeń. Kluczowe jest dokładne zapoznanie się z przepisami i dostosowanie się do nich w praktyce, aby czerpać korzyści z tego pozytywnego zwyczaju bez ryzyka niezgodności z prawem.
Podsumowanie
Prezenty świąteczne dla pracowników to nie tylko sposób na umilenie świątecznego okresu, ale także narzędzie motywacyjne i element budowania kultury organizacyjnej. Z prawnego punktu widzenia wybór źródła finansowania (ZFŚS lub środki obrotowe) ma kluczowe znaczenie dla kwestii opodatkowania i oskładkowania. Dlatego warto starannie zaplanować taki gest, aby zarówno pracownicy, jak i firma odnieśli z niego korzyści.
