Przedsiębiorcy często obdarowują swoich kontrahentów upominkami z okazji świąt czy innych ważnych okoliczności. Takie działania mają na celu polepszenie relacji biznesowych, promowanie wizerunku firmy, a czasami pełnią funkcję reklamową. Warto jednak pamiętać, że przekazywanie upominków wiąże się z pewnymi konsekwencjami podatkowymi w świetle przepisów dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT). W niniejszym artykule przeanalizujemy, jak poprawnie kwalifikować i rozliczać tego typu wydatki.
Charakter wydatku a możliwość jego ujęcia w kosztach
W polskim prawodawstwie podatkowym brak jednoznacznych definicji pojęć takich jak „koszty reprezentacji” czy „koszty reklamy”. Niemniej jednak, koszty reprezentacji (wydatki związane z budowaniem prestiżu i dobrego wizerunku firmy) nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei koszty reklamy (wydatki promujące produkty lub usługi) mogą być ujęte w kosztach podatkowych.
Koszty reprezentacji w praktyce
Orzecznictwo sądowe oraz interpretacje izb skarbowych definiują koszty reprezentacji jako wydatki mające na celu budowanie dobrego wizerunku firmy i relacji z klientami. Przykładem mogą być ekskluzywne upominki świąteczne, wręczane wyselekcjonowanej grupie kontrahentów. Takie wydatki, mimo ich potencjalnych korzyści dla firmy, nie mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodów.
Koszty reklamy
Koszty reklamy obejmują wydatki związane z promocją firmy, produktów lub usług. Drobne upominki (np. długopisy, kalendarze, notesy) z logo firmy, przekazywane szerokiej grupie klientów, mają charakter reklamowy. Mogą więc być uznane za koszty uzyskania przychodów. Kluczową rolę odgrywa wartość przedmiotu – droższe prezenty mogą zostać zakwalifikowane jako koszty reprezentacji, jeśli mają na celu wywołanie szczególnego wrażenia na wybranych kontrahentach.
Upominki świąteczne a limit w PIT
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, za koszty uzyskania przychodów można uznać wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, pod warunkiem że nie są wyłączone z tego katalogu.
Limit wartości upominków
W przypadku upominków świątecznych przekazywanych kontrahentom w ramach reklamy, zwolnione z opodatkowania są świadczenia, których jednorazowa wartość brutto nie przekracza 200 zł (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT). Wyłączenie to nie obejmuje upominków wręczanych pracownikom ani osobom świadczącym usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 marca 2016 r. (sygn. ILPB3/4510-1-18/16-2/JG) potwierdza, że upominki wręczane w celach reklamowych, o wartości nieprzekraczającej 200 zł brutto, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Z kolei droższe prezenty lub takie, które mają charakter reprezentacyjny, nie kwalifikują się jako koszty podatkowe.
Upominki w świetle ustawy o VAT
Ustawa o VAT również wprowadza limity dotyczące nieodpłatnego przekazywania przedmiotów. Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, przekazywanie prezentów o małej wartości w celach związanych z działalnością gospodarczą może nie podlegać opodatkowaniu, jeżeli spełnione są określone warunki:
- Prezenty ewidencjonowane – ich łączna wartość w roku podatkowym nie przekracza 100 zł netto na osobę.
- Prezenty bez ewidencji – wartość jednostkowa przekazywanego przedmiotu nie przekracza 20 zł netto.
Prezenty o większej wartości
Przekazanie prezentów o większej wartości (powyżej wymienionych limitów) podlega opodatkowaniu VAT w pełnej wysokości. Przedsiębiorca otrzymujący taki prezent musi rozpoznać przychód. Dodatkowo, jeśli przedmioty mają charakter reprezentacyjny, nie kwalifikują się do zwolnienia z VAT, ponieważ ich głównym celem jest budowanie prestiżu firmy, a nie reklama.
Przekazanie upominków osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, rodzi konieczność uwzględnienia ich wartości w rozliczeniu podatkowym. Przedsiębiorca musi wystawić dla obdarowanego PIT-11, a obdarowany zobowiązany jest uwzględnić ten przychód w swoim zeznaniu rocznym.
Upominki świąteczne w PKPiR
Ewidencjonowanie upominków świątecznych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) zależy od charakteru przekazywanego przedmiotu:
- Towar handlowy – wartość towaru należy ująć ze znakiem minus w kolumnie „towary handlowe” oraz równocześnie jako koszt w kolumnie „pozostałe wydatki”.
- Upominek niebędący towarem handlowym – wartość księguje się bezpośrednio w kolumnie „pozostałe wydatki”.
Podsumowanie
Przekazywanie upominków świątecznych kontrahentom może wiązać się z korzyściami marketingowymi, ale wymaga odpowiedniego podejścia do ich rozliczania w PIT i VAT. Kluczowe znaczenie ma cel przekazania upominku, jego wartość oraz charakter (reprezentacja czy reklama). Przedsiębiorcy powinni każdorazowo analizować te kwestie, aby uniknąć nieprawidłowości podatkowych i skutecznie wykorzystać potencjalne ulgi oraz zwolnienia.
