ZUS IWA – ważna deklaracja, której nie możesz przeoczyć

Każdy przedsiębiorca, który spełnia określone warunki, zobowiązany jest do złożenia formularza ZUS IWA do 31 stycznia. Jest to obowiązek, który może wiązać się z poważnymi konsekwencjami, jeśli nie zostanie wykonany na czas. Warto zatem dokładnie zapoznać się z wymaganiami oraz procedurą składania deklaracji ZUS IWA, aby uniknąć sankcji i upewnić się, że składka na ubezpieczenie wypadkowe została prawidłowo ustalona.

Czym jest ZUS IWA?

ZUS IWA to formularz, który przedsiębiorcy składają do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w celu ustalenia wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe na kolejny rok składkowy. Zawiera on dane dotyczące liczby pracowników objętych ubezpieczeniem wypadkowym oraz informacje na temat wypadków, które miały miejsce w roku poprzednim. Dzięki tym danym ZUS oblicza, jaką składkę przedsiębiorca będzie musiał opłacać na ubezpieczenie wypadkowe przez kolejny rok – od 1 kwietnia do 31 marca.

Formularz ZUS IWA składa się z 6 bloków, które zawierają dane identyfikacyjne, organizacyjne, a także informacje o wypadkach i szkodliwych warunkach pracy, które mają wpływ na wysokość składki wypadkowej. Złożenie deklaracji ZUS IWA przez co najmniej trzy kolejne lata z rzędu umożliwia ZUS automatyczne ustalenie wysokości składki, co odbywa się do 20 kwietnia każdego roku.

Kto jest zobowiązany do złożenia ZUS IWA?

Złożenie formularza ZUS IWA jest obowiązkowe tylko dla niektórych płatników składek. Wymaga się tego od przedsiębiorców, którzy spełniają łącznie trzy podstawowe warunki:

1. Byli zgłoszeni do ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały rok kalendarzowy (od 1 stycznia do 31 grudnia) oraz co najmniej jeden dzień w styczniu kolejnego roku.
2. Zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób przez cały rok kalendarzowy, za który składana jest deklaracja.
3. Byli wpisani do rejestru REGON na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja.

Jeśli w danym roku żadna z osób zgłoszonych przez przedsiębiorcę nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu, obowiązek złożenia formularza ZUS IWA nie zachodzi. Ważne jest także, by przedsiębiorca w każdym miesiącu roku płacił składkę na ubezpieczenie wypadkowe przynajmniej za jednego pracownika.

Jak wypełnić ZUS IWA? Krok po kroku

Wypełnianie formularza ZUS IWA może wydawać się skomplikowane, ale zrozumienie poszczególnych sekcji pomoże uniknąć błędów. Poniżej znajduje się szczegółowy opis bloków formularza:

Blok I – Identyfikacja deklaracji

W pierwszej sekcji należy podać:

• Identyfikator deklaracji: Wartość „01” dla deklaracji pierwszorazowej lub numer od „02” do „39” dla kolejnych deklaracji. Należy również wpisać rok, za który składana jest deklaracja.
• Kod terytorialny: W zależności od lokalizacji siedziby płatnika składek, który można znaleźć w katalogu kodów dostępnych na stronie ZUS.

Blok II – Dane identyfikacyjne

W tej sekcji przedsiębiorca musi podać swoje dane identyfikacyjne:

• NIP, REGON, PESEL (jeśli został nadany) lub numer dowodu osobistego (albo innego dokumentu tożsamości, np. paszportu).

Blok III – Liczba ubezpieczonych

W kolejnym bloku należy obliczyć i wpisać liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w danym roku. Oblicza się ją, dzieląc sumę ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu przez liczbę miesięcy, w których płatnik był zgłoszony w ZUS (co najmniej 1 dzień). Wynik zaokrąglamy do najbliższej liczby całkowitej.

Blok IV – Wypadki i warunki pracy

• Kod działalności: Należy podać pięcioznakowy kod działalności przedsiębiorcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia roku, za który składana jest informacja.
• Liczba wypadków: W tym punkcie wpisujemy ogólną liczbę wypadków, które miały miejsce w roku, za który składana jest deklaracja. W szczególności należy uwzględnić liczbę wypadków ciężkich i śmiertelnych.
• Zatrudnieni w warunkach szkodliwych: Wartość ta dotyczy liczby pracowników zatrudnionych w warunkach szkodliwych na dzień 31 grudnia roku, którego dotyczy deklaracja.

Blok V i VI – Adres i podpis

Na końcu formularza należy podać adres korespondencyjny płatnika składek oraz złożyć podpis osoby upoważnionej do reprezentowania firmy (w zależności od formy składania informacji).

Gdzie, kiedy i jak złożyć dokument?

Formularz ZUS IWA należy złożyć do końca stycznia każdego roku. Istnieją dwie formy składania deklaracji:

1. Formularz elektroniczny: Jeśli przedsiębiorca składa inne dokumenty do ZUS drogą elektroniczną, ZUS IWA również powinien zostać wysłany tą metodą.
2. Formularz papierowy: Jeśli przedsiębiorca składa dokumenty w formie papierowej, formularz ZUS IWA także musi być złożony w tej samej formie. Dokument należy wysłać lub dostarczyć osobiście do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, odpowiedniej ze względu na siedzibę płatnika.

W przypadku przesyłania formularza pocztą, należy umieścić na kopercie napis „ZUS IWA”, aby ułatwić jego prawidłowe przekierowanie.

Podsumowanie

Deklaracja ZUS IWA to ważny element procesu ustalania składki na ubezpieczenie wypadkowe, który musi zostać złożony do końca stycznia. Choć obowiązek składania tej deklaracji dotyczy tylko określonych przedsiębiorców, to brak złożenia formularza lub podanie nieprawdziwych danych może skutkować poważnymi konsekwencjami. Dlatego warto zadbać o terminowe i poprawne wypełnienie formularza. Dla osób, które napotkają trudności w wypełnianiu ZUS IWA, ZUS udostępnia poradnik dostępny na swojej stronie internetowej, który może okazać się pomocny.