Działalność nierejestrowana od lat postrzegana jest jako uproszczona forma zarobkowania, która pozwala osobom fizycznym legalnie osiągać przychody bez konieczności rejestracji działalności gospodarczej. Jednym z głównych powodów jej popularności jest ograniczony zakres obowiązków administracyjnych i podatkowych. Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawia się jednak pytanie, czy uproszczenia te pozostaną aktualne także w nowym modelu fakturowania.
Planowane zmiany w ustawie o VAT oraz stopniowe wprowadzanie obowiązku korzystania z KSeF powodują, że również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą na nowo przeanalizować swoją sytuację podatkową.
Status działalności nierejestrowanej na gruncie podatku VAT
Zgodnie z przepisami Prawa przedsiębiorców, od 1 stycznia 2026 roku działalność wykonywana przez osobę fizyczną nie będzie uznawana za działalność gospodarczą, jeżeli spełnione zostaną dwa warunki. Po pierwsze, przychody należne z tej działalności nie mogą przekroczyć w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Po drugie, osoba ta nie mogła prowadzić działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
W praktyce oznacza to, że w 2026 roku limit przychodów dla działalności nierejestrowanej wyniesie 10 813,50 zł w jednym kwartale. Taka działalność pozostaje więc poza reżimem Prawa przedsiębiorców, co jednak nie przesądza automatycznie o jej statusie na gruncie podatku VAT.
Ustawa o VAT posługuje się bowiem własną, znacznie szerszą definicją działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 15 ust. 1 i 2 tej ustawy, podatnikami VAT są m.in. osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność o charakterze zarobkowym, niezależnie od celu czy rezultatu takiej aktywności. Działalność gospodarcza w rozumieniu VAT obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców i usługodawców, w tym czynności wykonywane w sposób ciągły.
W konsekwencji brak jest podstaw prawnych do wyłączenia działalności nierejestrowanej z zakresu ustawy o VAT. Oznacza to, że osoba prowadząca taką działalność jest – co do zasady – podatnikiem VAT, nawet jeśli korzysta ze zwolnień przewidzianych w ustawie.
Obowiązek korzystania z KSeF przez osoby prowadzące działalność nierejestrowaną
Od 1 lutego 2026 roku wejdzie w życie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Skoro działalność nierejestrowana mieści się w definicji działalności gospodarczej na gruncie VAT, to osoby ją prowadzące również zostaną objęte regulacjami dotyczącymi e-fakturowania.
Nie oznacza to jednak automatycznie obowiązku zapłaty podatku VAT. W praktyce zdecydowana większość działalności nierejestrowanych korzysta ze zwolnień podatkowych, w szczególności ze zwolnienia podmiotowego.
Zwolnienie z VAT a e-faktury w KSeF
Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, od 1 stycznia 2026 roku zwolniona z VAT będzie sprzedaż dokonywana przez podatników, u których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 240 000 zł. Do tego limitu nie wlicza się kwoty podatku VAT.
Działalność nierejestrowana, z uwagi na znacznie niższe limity przychodów, w praktyce zawsze mieści się w granicach tego zwolnienia. Należy jednak podkreślić, że korzystanie ze zwolnienia z VAT nie oznacza zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 roku podatnicy prowadzący działalność nierejestrowaną, którzy są zwolnieni z VAT, będą zobowiązani do wystawiania faktur sprzedaży w postaci e-faktur za pośrednictwem KSeF. Przepisy przewidują jednak okres przejściowy – do 31 grudnia 2026 roku podatnicy, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 000 zł, będą mogli wystawiać faktury poza systemem (w formie papierowej lub elektronicznej). Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie już wszystkich podatników bez wyjątku.
Numer NIP jako warunek korzystania z KSeF
Kluczowym elementem umożliwiającym wystawianie e-faktur w KSeF jest posiadanie numeru NIP. W przypadku działalności nierejestrowanej pojawia się istotna komplikacja – taka działalność nie podlega wpisowi do CEIDG, a więc numer NIP nie jest nadawany automatycznie.
Rozwiązaniem jest złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7, które dotyczy osób fizycznych podlegających obowiązkowi identyfikacyjnemu, ale nieprowadzących działalności gospodarczej w rozumieniu Prawa przedsiębiorców. Dotyczy to również podatników zwolnionych z VAT oraz wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo.
Ustawodawca planuje dodatkowo uproszczenie procedury nadawania NIP poprzez umożliwienie składania formularza NIP-7 za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy. Logowanie do systemu ma odbywać się na zasadach ogólnych, co znacząco ułatwi realizację tego obowiązku.
W praktyce oznacza to, że od 1 kwietnia 2026 roku osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, która będzie chciała wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT, będzie musiała wcześniej uzyskać numer NIP.
Sprzedaż na rzecz osób prywatnych a KSeF
Warto podkreślić, że obowiązek stosowania KSeF w działalności nierejestrowanej dotyczy wyłącznie transakcji realizowanych na rzecz innych podatników VAT. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF nie powstaje.
W tym zakresie nadal zastosowanie mają przepisy dotyczące kas rejestrujących, wraz z przewidzianymi w nich zwolnieniami. Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 29 czerwca 2023 r. (nr 0112-KDIL3.4012.226.2023.2.AK), działalność nierejestrowana nie zwalnia z obowiązków, które wynikają z charakteru wykonywanych czynności, a nie z poziomu osiąganych przychodów. Dotyczy to m.in. obowiązku stosowania kasy fiskalnej w określonych branżach.
Jeżeli dana czynność wymaga ewidencjonowania na kasie fiskalnej lub nie korzysta ze zwolnienia z VAT ze względu na rodzaj sprzedaży, konieczne jest uzyskanie numeru NIP – również w przypadku działalności nierejestrowanej.
Podsumowanie
Działalność nierejestrowana nie została wyłączona z systemu KSeF. Choć nie stanowi działalności gospodarczej w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, to na gruncie ustawy o VAT jest traktowana jak działalność gospodarcza, a osoba ją prowadząca – jak podatnik VAT.
W efekcie osoby prowadzące działalność nierejestrowaną:
- podlegają przepisom ustawy o VAT,
- mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT,
- są objęte obowiązkiem wystawiania e-faktur w KSeF przy sprzedaży na rzecz innych podatników VAT,
- muszą uzyskać numer NIP w celu korzystania z systemu,
- nie mają obowiązku stosowania KSeF przy sprzedaży na rzecz konsumentów.
