Zatrudnianie studentów na podstawie umowy zlecenia to jedna z najczęściej stosowanych form współpracy w firmach. Przedsiębiorcy doceniają ją przede wszystkim za niskie koszty zatrudnienia, a sami studenci — za wyższe wynagrodzenie „na rękę”.
W praktyce jednak wokół ubezpieczeń studentów w ZUS nadal pojawia się wiele wątpliwości. Jedna z nich dotyczy możliwości objęcia studenta dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi.
Poniżej odpowiadamy na realny problem przedsiębiorcy.
Problem przedsiębiorcy
Pan Marek z Kraśnika zgłosił studenta-zleceniobiorcę do dobrowolnych ubezpieczeń w ZUS i przez cztery miesiące opłacał składki. Następnie otrzymał pismo z ZUS z informacją o konieczności korekty dokumentów, ponieważ student nie może zostać objęty dobrowolnymi ubezpieczeniami.
Czy ZUS ma rację?
Tak — i wynika to wprost z obowiązujących przepisów.
Umowa zlecenia ze studentem, a obowiązek ZUS
Co do zasady każda umowa zlecenia stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Standardowo zleceniobiorca podlega:
- ubezpieczeniu emerytalnemu,
- ubezpieczeniom rentowym,
- ubezpieczeniu wypadkowemu,
- ubezpieczeniu zdrowotnemu,
- ubezpieczeniu chorobowemu (dobrowolnemu).
Zleceniobiorcę zgłasza się wtedy do ZUS na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11.
Wyjątek — student do 26. roku życia
Przepisy przewidują jednak szczególną sytuację:
Student lub uczeń do ukończenia 26 lat zatrudniony na umowę zlecenie nie podlega ubezpieczeniom ZUS.
Oznacza to, że:
- nie zgłasza się go do ubezpieczeń społecznych,
- nie zgłasza się go do ubezpieczenia zdrowotnego,
- nie opłaca się żadnych składek ZUS.
Umowa zlecenie w takim przypadku nie stanowi tytułu do ubezpieczeń.
Skąd student ma ubezpieczenie zdrowotne?
Brak składek z umowy zlecenia nie oznacza braku ochrony zdrowotnej.
Najczęściej student jest ubezpieczony:
- jako członek rodziny zgłoszony przez rodzica,
- przez uczelnię — gdy nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia,
- samodzielnie (np. cudzoziemcy spoza UE zawierają umowę z NFZ).
Składkę zdrowotną finansuje wtedy uczelnia lub sam student — ale nie zleceniodawca.
Czy student może przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń w ZUS?
To kluczowe pytanie.
Zleceniobiorca-student nie może zostać zgłoszony przez firmę do dobrowolnych ubezpieczeń.
Dlaczego?
Dobrowolne ubezpieczenia społeczne są możliwe tylko wtedy, gdy dana osoba posiada tytuł do ubezpieczeń, ale z powodu zbiegu tytułów składki nie są obowiązkowe.
Przykład:
- osoba ma etat z pensją minimalną,
- dodatkowo wykonuje umowę zlecenie,
- zlecenie daje możliwość dobrowolnego oskładkowania.
Student na zleceniu nie ma żadnego tytułu ubezpieczeniowego, dlatego nie można go objąć ani obowiązkowo, ani dobrowolnie.
Czy student może ubezpieczyć się sam?
Tak — ale prywatnie, poza umową zlecenia.
Student może samodzielnie zgłosić się do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych poprzez:
- złożenie formularza ZUS ZUA,
- zastosowanie kodu tytułu ubezpieczenia 19 00,
- samodzielne opłacanie składek.
Podstawa składek nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie.
Otrzymałeś pismo z ZUS? Co należy zrobić
Jeżeli student został błędnie zgłoszony do ubezpieczeń, należy przeprowadzić pełną korektę dokumentacji.
1. Wyrejestrowanie studenta
Należy złożyć formularz ZUS ZWUA z datą pierwotnego, błędnego zgłoszenia.
2. Korekta dokumentów rozliczeniowych
Trzeba poprawić:
- deklaracje ZUS DRA,
- raporty imienne RCA,
- rachunki do umowy zlecenia.
3. Rozliczenie nadpłaty składek
Na koncie płatnika powstanie nadpłata, którą można:
- zaliczyć na przyszłe składki,
- wykorzystać na pokrycie ewentualnych zaległości.
4. Wyrównanie wynagrodzenia studenta
Studentowi należy zwrócić kwoty potrącone z wynagrodzenia z tytułu niesłusznych składek.
Skutki podatkowe zwrotu składek
Warto pamiętać, że:
- zwrócone składki społeczne finansowane przez zleceniobiorcę stanowią dla niego przychód,
- należy je wykazać w informacji PIT-11 za rok zwrotu,
- w przypadku zwrotu składki zdrowotnej student dolicza ją w zeznaniu rocznym.
Kiedy student zaczyna podlegać ZUS?
Obowiązek zgłoszenia do ZUS powstaje w momencie utraty statusu studenta, czyli np.:
- po obronie pracy dyplomowej,
- po skreśleniu z listy studentów,
- po ukończeniu 26. roku życia.
Od tego dnia umowa zlecenie staje się pełnoprawnym tytułem do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.
Podsumowanie — najważniejsze wnioski
✔ student do 26 lat na umowie zlecenia nie podlega ZUS,
✔ nie można zgłosić go do dobrowolnych ubezpieczeń przez zleceniodawcę,
✔ zgłoszenie dokonane przez firmę jest błędem,
✔ konieczna jest korekta dokumentów i rozliczeń,
✔ student może ubezpieczyć się dobrowolnie wyłącznie samodzielnie.
