W poprzednim wpisie, dotyczącym obowiązku posiadania kasy fiskalnej, wyjaśniliśmy, że ewidencjonuje się na niej sprzedaż dla osób fizycznych, nieposiadających działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Potwierdzeniem takiej sprzedaży jest paragon fiskalny. Istnieje natomiast możliwość, aby taki klient zażądał faktury, jak wtedy postępować?
Obowiązek wystawienia paragonu
Paragon jest dowodem sprzedaży wydawanym przez kasę fiskalną. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących.
Przepis ten określa ogólną zasadę, zgodnie z którą wszyscy podatnicy sprzedający towary lub usługi wymienionym odbiorcom – tj. osobom fizycznym i rolnikom ryczałtowym – muszą korzystać z kas fiskalnych do rejestrowania sprzedaży.
Podstawowym czynnikiem decydującym o konieczności stosowania kas rejestrujących jest zatem status kupującego.
Ponadto, podatnicy są zobowiązani do wystawienia i przekazania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury – w formie papierowej lub, za zgodą nabywcy, w formie elektronicznej, przesyłając dokument w uzgodniony z nim sposób.
Obowiązek wystawienia faktury – czy występuje?
Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mają prawo żądać wystawienia faktury. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury, jeżeli wniosek o jej wydanie został złożony w terminie do trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym doszło do dostawy towaru, wykonania usługi lub otrzymania całości bądź części zapłaty.
Jeżeli prośba o fakturę wpłynie do końca miesiąca, w którym dokonano transakcji, przedsiębiorca ma czas do 15. dnia następnego miesiąca na wystawienie dokumentu. W sytuacji, gdy żądanie zostanie złożone po upływie miesiąca, ale przed końcem trzymiesięcznego okresu, faktura powinna być wystawiona najpóźniej 15 dni od daty złożenia wniosku.
Co więcej, faktura może zostać wydana także w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT.
Jeśli wniosek o wystawienie faktury zostanie złożony po upływie 3 miesięcy to przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury, choć może to zrobić dobrowolnie.
Należy podkreślić, że złożenie przez nabywcę żądania wystawienia faktury nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia paragonu fiskalnego.
Jak wystawić fakturę do paragonu?
Najważniejszym elementem, który musi zostać spełniony jest odebranie paragonu od swojego klienta, ponieważ w tym momencie jedynym dokumentem potwierdzającym sprzedaż dla klienta, będzie faktura. To przedsiębiorca w swojej ewidencji musi posiadać wystawioną fakturę z przypiętym do niej paragonem.
Elementy znajdujące się na fakturze do paragonu są takie same jak na fakturze dla przedsiębiorcy.
Dlaczego ważne jest, aby przedsiębiorca w swojej ewidencji posiadał fakturę z dopiętym paragonem? Już odpowiadamy. Jest to dowód na to, że jest to ta sama transakcja i nie powinna zostać opodatkowana dwukrotnie.
Faktura do paragonu, a zagubiony paragon
Postawmy pytanie, co zrobić jeśli klient zagubi paragon, a chciałby mieć potwierdzenie transakcji i prosi o wystawienie faktury?
Brak paragonu przy wystawieniu faktury może prowadzić do problemów podatkowych. Zasadniczo faktura może zostać wystawiona tylko wtedy, gdy osoba żądająca jej wydania zwróci oryginał paragonu z dokonanej transakcji, aby uniknąć podwójnego opodatkowania VAT, wynikającego zarówno z wystawienia faktury, jak i paragonu fiskalnego. Dołączenie paragonu służy zachowaniu rzetelności w prowadzeniu ewidencji i dokumentowaniu konkretnych transakcji.
Co ciekawe, organy podatkowe potwierdzają, że faktura może być wystawiona wtedy, gdy transakcja jest udokumentowana innymi dowodami niż paragon. Przykładem takiego stanowiska jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 stycznia 2016 r., nr ILPP2/4512-1-781/15-4/MN, która wskazuje, że faktura może być wystawiona na podstawie innych dokumentów, takich jak potwierdzenie płatności kartą lub przelewem.
Jednakże w przypadku zagubienia paragonu, gdy sprzedawca nie może jednoznacznie zidentyfikować transakcji, wystawienie faktury może być ryzykowne. Organy podatkowe podchodzą do tej kwestii w sposób bardzo rygorystyczny.
