Nowelizacja przepisów może zakończyć chaos i wprowadzić długo oczekiwany porządek
Rządowy projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który trafił do Sejmu 29 lipca 2025 roku, może przynieść jedną z najważniejszych zmian w ostatnich latach w zakresie komunikacji między pracownikami a pracodawcami. Choć reforma dotyczy pozornie technicznego aspektu – sposobu składania wniosków pracowniczych – jej skutki mogą okazać się dalekosiężne i korzystne zarówno dla zatrudnionych, jak i dla działów HR w przedsiębiorstwach.
Chaos formalny w dotychczasowych przepisach
Dotychczasowe brzmienie przepisów Kodeksu pracy w zakresie składania wniosków przez pracowników można określić jako niespójne i nieintuicyjne. W praktyce funkcjonują równolegle różne formy składania dokumentów, zależne nie tyle od charakteru wniosku, co od zapisów ustawowych, które były tworzone na przestrzeni lat bez zachowania jednolitych standardów terminologicznych.
Obowiązujące aktualnie sformułowania obejmują:
- „na piśmie” – jak przy wypowiedzeniu umowy o pracę,
- „pisemnie” – np. przy wniosku o urlop bezpłatny,
- „w postaci papierowej lub elektronicznej” – np. wniosek o urlop wychowawczy.
Dla przeciętnego pracownika taka różnorodność może być myląca, a dla pracodawcy – uciążliwa. Wystarczy jedna pomyłka w formie wniosku, by musiał on zostać odrzucony lub by jego rozpatrzenie się opóźniło. Co więcej, nawet podobne wnioski potrafiły wymagać różnych form – pracownik zatrudniony w biurze mógł przesłać dokument mailem, podczas gdy jego kolega pracujący „w terenie” już musiał go dostarczyć osobiście.
Co zmieni nowelizacja? Jednolity standard – papier lub forma elektroniczna
Projekt nowelizacji zakłada zniesienie tej niepotrzebnej różnorodności i wprowadzenie jednej, spójnej reguły: większość wniosków oraz informacji przekazywanych między pracownikiem a pracodawcą będzie mogła być składana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Co ważne, forma elektroniczna nie będzie wymagała użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co czyni ją bardziej dostępną.
W praktyce oznacza to, że:
- wniosek będzie można wysłać e-mailem,
- możliwe stanie się nawet złożenie go przez komunikator internetowy (np. Teams, Slack czy WhatsApp), jeśli regulamin pracy to dopuszcza,
- forma kontaktu będzie zależała przede wszystkim od ustaleń wewnętrznych w danej firmie, a nie od zawiłości przepisów.
Zakres objęty zmianami – szeroki katalog dokumentów
Nowelizacja przewiduje zastosowanie ujednoliconej formy do wielu kluczowych kwestii z zakresu prawa pracy. Przykładowo, nowe zasady mają obowiązywać przy:
- informowaniu pracowników o stosowaniu monitoringu w miejscu pracy,
- przekazywaniu danych o zmianie pracodawcy w wyniku przekształceń organizacyjnych,
- konsultacjach z organizacjami związkowymi dotyczących zamiaru wypowiedzenia umowy,
- składaniu wniosków o elastyczny lub indywidualny rozkład czasu pracy,
- wnioskach o pracę w systemie skróconego tygodnia, weekendowym lub ruchomym czasie pracy,
- zgłaszaniu potrzeby udzielenia czasu wolnego – zarówno w celach osobistych, jak i za nadgodziny,
- informowaniu Państwowej Inspekcji Pracy o zatrudnianiu pracowników nocnych,
- ubieganiu się o urlop bezpłatny, także w celu pracy u innego pracodawcy,
- udzielaniu pracownikom informacji z zakresu BHP.
Potencjalne skutki reformy – mniej biurokracji, więcej elastyczności
Z punktu widzenia firm, zmiany te mogą okazać się ogromnym odciążeniem administracyjnym. Zamiast każdorazowego sprawdzania, jaka forma wniosku obowiązuje dla danej sytuacji, pracownicy działów HR będą mogli przyjąć jedną, przejrzystą zasadę.
Dla pracowników oznacza to z kolei większą wygodę – wystarczy telefon, komputer lub tablet, by złożyć odpowiedni wniosek, bez konieczności drukowania, podpisywania i dostarczania dokumentów osobiście. To szczególnie istotne w erze pracy zdalnej i hybrydowej, gdzie fizyczna obecność w biurze nie jest standardem.
Czy są jakieś ograniczenia?
Choć projekt przewiduje duże ułatwienia, warto podkreślić, że forma elektroniczna nie oznacza całkowitej dowolności. Użytkowanie e-maila czy komunikatora musi być zgodne z zasadami określonymi w regulaminie pracy lub wewnętrznych procedurach danej firmy. Pracodawcy mają bowiem prawo określić, które kanały komunikacji są uznawane za obowiązujące w kontaktach służbowych.
Podsumowanie – prosta zmiana, ogromna różnica
Proponowana nowelizacja to dowód na to, że uproszczenie przepisów nie musi oznaczać ich spłycenia. Wręcz przeciwnie – przejrzystość i jednolitość w zakresie formy składania wniosków pracowniczych to krok w stronę nowoczesnego, cyfrowego rynku pracy, który dostosowuje się do realiów XXI wieku.
Jeśli projekt przejdzie przez cały proces legislacyjny i wejdzie w życie, można spodziewać się znaczącego zmniejszenia liczby błędów formalnych, szybszego obiegu dokumentów oraz większego komfortu zarówno dla pracowników, jak i dla kadry zarządzającej.
Czy to początek większej reformy Kodeksu pracy? Czas pokaże. Jedno jest pewne – nawet tak techniczna zmiana może przynieść realne, pozytywne skutki dla milionów osób pracujących w Polsce.
