Zakup i użytkowanie kasy fiskalnej to dla wielu przedsiębiorców obowiązek, który bywa postrzegany jako dodatkowy, nie zawsze wygodny koszt. Z reguły im mniej urządzeń, tym lepiej. Jednak co zrobić, gdy działalność prowadzona jest w kilku lokalizacjach? Czy jedna kasa fiskalna wystarczy, czy konieczne będzie posiadanie kilku? Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników. Przyjrzyjmy się szczegółom.
Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?
Wspomnieliśmy o tym wielokrotnie na naszym blogu – kasy fiskalne są obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, którzy oferują swoje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Istnieje jednak kilka wyjątków, które pozwalają na zwolnienie z tego obowiązku:
- Obrót roczny poniżej 20 tysięcy złotych,
- Rodzaj działalności wymieniony w Rozporządzeniu, który jest całkowicie zwolniony z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy,
- Płatności wyłącznie za pośrednictwem banku lub Poczty Polskiej.
A co w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż w więcej niż jednej lokalizacji? Czy każdy punkt musi posiadać własną kasę fiskalną?
Jedna kasa fiskalna a sprzedaż w wielu punktach – przepisy
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, w § 25 mówi się, że każda transakcja musi zawierać informację o adresie miejsca sprzedaży. Co ważne, w przypadku, gdy działalność prowadzona jest w miejscach niestałych, wystarczy podanie adresu siedziby przedsiębiorcy.
Oznacza to, że kasa fiskalna nie musi być przypisana na stałe do jednego miejsca. Można ją przenosić, pod warunkiem, że zawsze spełnia wymogi dotyczące ewidencjonowania transakcji oraz wskazywania właściwego adresu sprzedaży.
Kiedy jedna kasa wystarczy?
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w dwóch punktach, ale sprzedaż nie odbywa się równocześnie, wówczas wystarczy jedna kasa fiskalna. Przykład? Jeśli przedsiębiorca sprzedaje od poniedziałku do środy w jednym miejscu (np. sklepie A), a od czwartku do soboty w innym (np. sklepie B), może używać tej samej kasy fiskalnej w obu lokalizacjach.
W takim przypadku warto rozważyć zakup mobilnej kasy fiskalnej online, która ułatwia przenoszenie urządzenia między miejscami sprzedaży. Dzięki temu nie trzeba martwić się o połączenie z Internetem, źródło prądu czy przepinanie kabli.
Dwa miejsca, dwóch pracowników, jedna kasa
Sytuacja jest podobna, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników do obsługi kasy w różnych lokalizacjach. Jeżeli sprzedaż nie odbywa się równocześnie, jedna kasa może być używana w różnych punktach przez różnych pracowników w różnych dniach. Dzięki funkcji współdzielenia kasy fiskalnej, nawet kilku kasjerów może korzystać z tego samego urządzenia, eliminując ryzyko pomyłek przy fiskalizacji.
Kiedy trzeba kupić drugą kasę fiskalną?
Jeśli jednak działalność jest prowadzona równocześnie w dwóch lub więcej punktach, każda z takich lokalizacji musi mieć swoją osobną kasę fiskalną. W takim przypadku każda transakcja musi być zewidencjonowana na urządzeniu przypisanym do danego miejsca sprzedaży. Należy także pamiętać, aby w trakcie fiskalizacji każdej transakcji podać poprawny adres prowadzenia sprzedaży.
Podsumowanie
Zasady dotyczące kas fiskalnych mogą wydawać się skomplikowane, ale w praktyce wszystko sprowadza się do jednego – każda transakcja musi zostać prawidłowo zarejestrowana i związana z odpowiednim miejscem sprzedaży. Jeśli więc prowadzisz działalność w kilku lokalizacjach, ale nie równocześnie, jedna kasa fiskalna może w zupełności wystarczyć. Warto jednak pamiętać o właściwej organizacji i zastosowaniu urządzeń mobilnych, które zapewnią wygodę i elastyczność w prowadzeniu ewidencji.
Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące wyboru odpowiedniego rozwiązania dla swojej firmy, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy w doborze najlepszego rozwiązania, które spełni wszystkie wymagania prawne.
