Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które wejdzie w życie 1 stycznia 2026 roku. Zmiany te są wynikiem nowelizacji ustawy oraz wprowadzenia obowiązku prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej. Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych oznacza to szereg istotnych zmian, w tym rezygnację z dotychczasowego obowiązku numerowania dokumentów księgowych.
KPiR wyłącznie w formie elektronicznej
Zgodnie z nowymi przepisami, od stycznia 2026 roku, podatkową księgę przychodów i rozchodów będzie trzeba prowadzić wyłącznie przy użyciu programu komputerowego. Prowadzenie KPiR w formie papierowej lub za pomocą arkusza kalkulacyjnego (Excel) stanie się niedozwolone. Jednakże w § 3 ust. 3 nowego rozporządzenia przewidziano wyjątki – księga może być prowadzona bez użycia programu komputerowego, jeśli pozwalają na to inne przepisy.
Nowy obowiązek nie obejmuje:
- osób prowadzących działalność na podstawie umów agencyjnych lub zleceń (na podstawie odrębnych przepisów),
- duchownych,
- osób, które zrezygnowały z ryczałtu.
Zmiana zasady numerowania dokumentów
Jedną z najważniejszych zmian w nowym rozporządzeniu jest rezygnacja z obowiązku numerowania dokumentów księgowych. W dotychczasowym rozporządzeniu wskazano, że każdemu dowodowi księgowemu powinien być przypisany numer porządkowy. Zgodnie z nowym projektem, w kolumnie 1 KPiR będzie wpisywana jedynie liczba porządkowa zapisów, a nie numer dokumentu. Tego typu zmiana znacznie upraszcza procedury związane z obiegiem dokumentów i zmniejsza administracyjne obciążenia przedsiębiorców.
Kluczowe zmiany w nowym rozporządzeniu
Nowe rozporządzenie wprowadza szereg innych zmian, które wpłyną na sposób prowadzenia KPiR i ewidencji księgowej:
- Likwidacja wzoru KPiR dla niektórych rolników – nowy projekt nie zawiera już uproszczonego wzoru księgi dla rolników z niskimi przychodami.
- Rezygnacja z powielania definicji ustawowych – usunięto pojęcia związane z przychodami, środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi, a także zaktualizowano definicję biura rachunkowego.
- Brak możliwości uzyskania zwolnienia na wniosek – obecnie podatnicy mogą ubiegać się o zwolnienie ze stosowania rozporządzenia, jednak nowy projekt tej opcji już nie przewiduje.
- Brak regulacji dotyczących ewidencji sprzedaży dla zwolnionych z VAT – projekt nie odnosi się do ewidencji sprzedaży przez podatników zwolnionych z VAT, co może rodzić wątpliwości interpretacyjne.
- Zmiana w dokumentowaniu zakupów – zmieniają się zasady dokumentowania zakupów. Na przykład, zakup materiałów biurowych będzie musiał być dokumentowany fakturą uproszczoną, podczas gdy nadal możliwe będzie dokumentowanie zakupu paliwa lub oleju za granicą paragonem papierowym.
- Ujednolicenie terminu wpisów do KPiR – nowe przepisy wprowadzają jednolity termin dokonywania wpisów do KPiR, który wynosi 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym miało miejsce zdarzenie gospodarcze.
- Zmiany w spisach z natury – spis z natury będzie podpisywany tylko przez właściciela zakładu lub wspólników, a w KPiR ujmowana będzie jedynie wartość tego spisu.
- Nowe zasady korekt raportów fiskalnych – korekty będą mogły być dokonywane na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie jak dotychczas na odwrocie raportu fiskalnego.
- Nowe kolumny w KPiR – projekt wzoru KPiR został uzupełniony o nowe kolumny, m.in. na numer faktury wystawionej w KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta.
Cyfryzacja i przyszłość KPiR
Nowe rozporządzenie to kolejny krok w stronę cyfryzacji systemu podatkowego. Choć część uproszczeń zostaje zniesiona, zmiany te mają na celu zwiększenie przejrzystości ewidencji, lepsze wykorzystanie danych elektronicznych oraz automatyzację procesów. Nowe przepisy mają także pomóc w uszczelnieniu systemu podatkowego, minimalizując ryzyko błędów i nieprawidłowości.
