Plan Wdrożenia – Krajowy System e-Faktur

Ministerstwo Finansów potwierdziło wdrożenie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Przejście na e-faktury to jedno z kluczowych działań mających na celu uproszczenie i uszczelnienie systemu podatkowego. Zgodnie z nowymi przepisami, system będzie wprowadzany stopniowo w dwóch głównych etapach, z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców.

Etapy Wdrożenia

1. Od 1 lutego 2026 r. – Obowiązek wystawiania e-faktur dotyczy dużych podatników, których wartość sprzedaży za rok 2024 przekroczy 200 mln zł (wraz z podatkiem VAT).
2. Od 1 kwietnia 2026 r. – Obowiązek dotyczy pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników tzw. „wykluczonych cyfrowo”. Zostaną oni objęci systemem dopiero od 1 stycznia 2027 r. (dotyczy to firm, których transakcje nie przekraczają wartości 10 tys. zł miesięcznie oraz 450 zł dla pojedynczej faktury).

Warto zaznaczyć, że faktury VAT RR, dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, nie będą objęte obowiązkiem korzystania z KSeF. Jednak możliwość ich wystawiania w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., zamiast planowanego wcześniej 1 lutego 2026 r.

Ułatwienia dla Przedsiębiorców

Projekt nowego rozporządzenia zawiera szereg rozwiązań, które mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych wymogów. Do końca 2026 r. zostaną wprowadzone istotne ułatwienia:

• Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących – system e-faktur nie wyeliminuje istniejącej funkcjonalności kas rejestrujących.
• Brak kar za błędy w fakturowaniu – przedsiębiorcy nie będą karani za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF.
• Brak obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach – numery KSeF nie będą wymagane w przypadku płatności za e-faktury, także w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Wszystkie te zmiany mają na celu umożliwienie przedsiębiorcom płynne przejście na nowe rozwiązania bez dodatkowego obciążenia.

Terminy wdrożenia – integracja i testy KSeF

Ministerstwo Finansów udostępniło szczegółowy harmonogram działań związanych z wdrożeniem systemu KSeF. Najważniejsze terminy to:

• Czerwiec 2025 r. – Opublikowanie struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej (FA(3)) oraz dokumentacji API KSeF 2.0.
• Wrzesień 2025 r. – Otwarte testy API KSeF 2.0.
• Listopad 2025 r. – Udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
• 1 lutego 2026 r. – Rozpoczęcie obowiązkowego korzystania z KSeF przez dużych podatników.
• 1 kwietnia 2026 r. – Obowiązek wprowadzony dla pozostałych przedsiębiorców.

Warto pamiętać, że przedsiębiorcy będą mieli możliwość wcześniejszego zapoznania się z nowym systemem poprzez testową wersję aplikacji i API. Dzięki temu, firmy będą mogły dostosować swoje systemy i procedury do wymagań KSeF, co zminimalizuje ryzyko problemów przy przejściu na nowe rozwiązanie.

Certyfikaty i „Offline24”

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktur, które umożliwią uwierzytelnienie w systemie KSeF i zapewnią jego działanie w trybie offline w przypadku awarii systemu.

Rozwiązanie „Offline24” to ważna innowacja, umożliwiająca przedsiębiorcom wystawianie faktur nawet wtedy, gdy nie mają dostępu do internetu lub napotkają problemy z transmisją danych. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli wystawiać e-faktury niezależnie od zewnętrznych okoliczności.

Aplikacja Mobilna KSeF

Ministerstwo Finansów udostępniło także aplikację mobilną KSeF, która pozwala przedsiębiorcom na wygodne zarządzanie fakturami. Aplikacja umożliwia wystawianie, przeglądanie i bezpieczne udostępnianie faktur, co stanowi szczególne udogodnienie dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Aplikacja jest dostępna za darmo w sklepach Google Play oraz App Store i będzie regularnie aktualizowana, aby odpowiadała na potrzeby przedsiębiorców. Dzięki integracji z Profilem Zaufanym, użytkownicy mogą szybko i bezpiecznie zarządzać swoimi fakturami.

Korzyści z Wprowadzenia KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przyniesie przedsiębiorcom szereg korzyści:

• Szybszy zwrot VAT – Dzięki KSeF przedsiębiorcy będą mogli uzyskać zwrot podatku VAT w krótszym czasie (40 dni zamiast 60 dni).
• Brak konieczności przechowywania faktur – System zapewni automatyczną archiwizację faktur, eliminując konieczność samodzielnego przechowywania dokumentów.
• Bezpieczeństwo danych – KSeF zapewnia, że faktury przechowywane w systemie nie ulegną zmianom, co gwarantuje ich autentyczność.
• Zautomatyzowany obieg faktur – Elektroniczna wymiana faktur między firmami oraz automatyczne importowanie danych z faktur do systemów księgowych.
• Jednolity format faktury – Wszystkie faktury będą wystawiane w jednym, ustandaryzowanym formacie.

Podsumowanie

Przedsiębiorcy powinni już teraz zacząć przygotowywać się na zmiany związane z obowiązkowym stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Wdrożenie systemu w 2026 roku to krok ku uproszczeniu obiegu dokumentów i usprawnieniu procesów podatkowych w Polsce. Przy odpowiednim wsparciu i przygotowaniu, przejście na e-faktury stanie się łatwiejsze i bardziej korzystne dla wszystkich stron.

Więcej szczegółów oraz dokumentację dla przedsiębiorców można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów, a także w naszych aktualizacjach dotyczących przygotowań do wdrożenia KSeF.