Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy obowiązek elektronicznego fakturowania obejmie również sprzedaż na rzecz osób prywatnych. Wątpliwości te są szczególnie istotne dla firm prowadzących sprzedaż internetową, w tym z wykorzystaniem procedury VAT OSS.
W poniższym artykule wyjaśniamy, kto musi wystawiać faktury w KSeF, kogo dotyczą zwolnienia i jak postępować, jeśli klientem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Obowiązek korzystania z KSeF – od kiedy?
Powszechny obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wejdzie w życie w 2026 roku. Terminy wdrożenia są uzależnione od wielkości przedsiębiorcy:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych podmiotów, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podatników,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Kto jest zwolniony z obowiązku fakturowania w KSeF?
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF zwolnieni są:
- podatnicy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- podatnicy, których stałe miejsce działalności w Polsce nie uczestniczy w danej transakcji,
- podatnicy korzystający z procedur szczególnych VAT (np. VAT OSS, VAT marża),
- podatnicy wystawiający faktury dla osób prywatnych,
- podatnicy dokumentujący czynności objęte przepisami art. 106s ustawy o VAT,
- podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na limit obrotów do 200 tys. zł rocznie (art. 113a ust. 1 ustawy o VAT).
Oznacza to, że przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiać faktur dla osób prywatnych w KSeF.
Czy można dobrowolnie wystawiać faktury dla osób prywatnych w KSeF?
Tak, przedsiębiorca może dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF również dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Warto jednak wiedzieć, że osoby prywatne nie posiadają dostępu do indywidualnego konta w systemie KSeF, ponieważ nie mają numeru NIP.
W takim przypadku sprzedawca powinien przekazać klientowi numer KSeF faktury, dzięki któremu nabywca będzie mógł ją pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF w tzw. trybie anonimowym. Wystarczy, że na stronie Ministerstwa Finansów wprowadzi numer faktury KSeF, aby uzyskać dostęp do dokumentu.
Faktury w KSeF dla sprzedaży zagranicznej i VAT OSS
Procedura VAT OSS (One Stop Shop) dotyczy sprzedaży towarów oraz usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych na rzecz osób prywatnych z innych państw Unii Europejskiej. W takich przypadkach nabywcą jest podmiot, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Oznacza to, że faktury dotyczące transakcji VAT OSS również nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF. Przedsiębiorca może wystawiać je poza systemem, a sposób ich przekazania klientowi należy ustalić indywidualnie.
Udostępnianie faktur nabywcom spoza Polski
Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, jeśli:
- miejscem świadczenia jest inne państwo członkowskie UE lub kraj trzeci,
- nabywcą jest podmiot bez siedziby działalności gospodarczej w Polsce,
- lub nabywca ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy w danej transakcji,
– podatnik musi udostępnić fakturę ustrukturyzowaną w sposób uzgodniony z nabywcą. Może to być np. przesłanie pliku PDF, linku do faktury w systemie lub kodu QR umożliwiającego dostęp.
Kod QR na fakturach – kiedy będzie obowiązkowy?
Obowiązek nadawania kodów QR pojawi się wraz z pełnym wdrożeniem KSeF.
Zgodnie z art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT, w przypadku nabywców niebędących czynnymi podatnikami VAT (czyli m.in. osób prywatnych), sprzedawca musi zapewnić dostęp do faktury poprzez:
- podanie kodu QR i danych identyfikacyjnych faktury, lub
- umieszczenie na dokumencie kodu QR, który umożliwia dostęp do faktury w KSeF.
Kod QR umożliwia klientowi weryfikację danych z faktury i pobranie jej w formie elektronicznej. W przypadku sprzedaży dla osób prywatnych możliwe będzie także zwolnienie sprzedawcy z obowiązku udostępniania faktury, jeśli nabywca wyrazi taką zgodę.
Czy faktury dla osób prywatnych muszą być w KSeF – podsumowanie
Wystawianie faktur dla osób prywatnych w Krajowym Systemie e-Faktur nie jest obowiązkowe. Przedsiębiorcy mogą jednak korzystać z tej możliwości dobrowolnie, co może ułatwić spójne prowadzenie dokumentacji w jednym systemie.
W praktyce, faktury w KSeF będą obowiązkowe jedynie w relacjach B2B, czyli między firmami posiadającymi numer NIP. Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) pozostanie poza systemem, przynajmniej na obecnym etapie przepisów.
