Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, podobnie jak pracownicy etatowi, mogą korzystać ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa. W praktyce jednak uzyskanie zasiłku chorobowego z ZUS przez przedsiębiorcę wymaga spełnienia kilku formalnych warunków oraz dopełnienia określonych obowiązków dokumentacyjnych. Jednym z kluczowych dokumentów jest zaświadczenie płatnika składek Z-3b. Warto wiedzieć, kiedy należy je złożyć i jakie skutki może mieć przekroczenie terminu.
Przedsiębiorca w systemie ubezpieczeń ZUS
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkowym podleganiem ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Przedsiębiorcy, którzy nie korzystają z ulg (takich jak ulga na start czy preferencyjne składki), opłacają składki od podstawy wymiaru wynoszącej co najmniej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2026 roku jest to kwota 5652 zł.
Od tej podstawy naliczane są składki:
- emerytalna – 19,52%,
- rentowa – 8%,
- wypadkowa – uzależniona od rodzaju działalności i liczby zgłoszonych osób (dla najmniejszych firm najczęściej 1,67%).
Ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny, jednak bez niego przedsiębiorca nie ma prawa do zasiłku chorobowego. Składka chorobowa wynosi 2,45% podstawy wymiaru. Dodatkowo przedsiębiorcy opłacają składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Niezależnie od składek społecznych należy pamiętać o ubezpieczeniu zdrowotnym, którego wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy lub ryczałt).
Warunki uzyskania zasiłku chorobowego przez przedsiębiorcę
Samo opłacanie składek nie wystarczy, aby otrzymać świadczenie chorobowe. ZUS wypłaci zasiłek tylko wtedy, gdy zostaną spełnione określone warunki. Przede wszystkim przedsiębiorca musi:
- być zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego,
- posiadać wymagany okres wyczekiwania, czyli co najmniej 90 dni nieprzerwanego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (z możliwością doliczenia wcześniejszych okresów ubezpieczenia, np. z etatu),
- terminowo opłacać składki w pełnej wysokości.
Istotne znaczenie ma również brak zadłużenia wobec ZUS. Jeżeli zaległości przekraczają 1% minimalnego wynagrodzenia, prawo do zasiłku zostaje zawieszone do momentu spłaty długu.
Jak wygląda procedura ubiegania się o zasiłek?
Obecnie zwolnienia lekarskie są wystawiane w formie elektronicznej i automatycznie trafiają do ZUS za pośrednictwem PUE. To jednak nie oznacza, że przedsiębiorca nie musi podejmować żadnych działań. Aby ZUS mógł rozpocząć procedurę wypłaty świadczenia, konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku.
W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą podstawowym dokumentem jest zaświadczenie płatnika składek Z-3b. Formularz ten składają m.in.:
- przedsiębiorcy,
- osoby współpracujące,
- osoby korzystające z ulgi na start,
- duchowni.
Dokument ten jest wymagany przy ubieganiu się o zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński lub świadczenie rehabilitacyjne.
Co zawiera formularz Z-3b?
Zaświadczenie Z-3b pełni funkcję informacyjną i pozwala ZUS ustalić prawo do świadczenia oraz jego wysokość. W formularzu należy wskazać m.in.:
- dane identyfikacyjne ubezpieczonego,
- numer rachunku bankowego,
- rodzaj wnioskowanego świadczenia,
- informacje o tytule ubezpieczenia,
- okoliczności powstania niezdolności do pracy (np. choroba, wypadek przy pracy).
W niektórych przypadkach konieczne jest dołączenie dodatkowych dokumentów, np. karty wypadku.
Termin na złożenie zaświadczenia Z-3b – co mówią przepisy?
Przepisy nie wskazują wprost jednego, sztywnego terminu na złożenie formularza Z-3b przez przedsiębiorcę. Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego odwołuje się natomiast do ogólnych zasad dotyczących dokumentacji niezbędnej do wypłaty zasiłku.
W praktyce kluczowe znaczenie mają przepisy o przedawnieniu roszczeń. Roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego przedawnia się po 6 miesiącach od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Oznacza to, że przedsiębiorca ma maksymalnie pół roku na złożenie dokumentów, w tym formularza Z-3b.
Jeżeli opóźnienie w złożeniu dokumentów nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego, termin ten liczy się od dnia ustania przeszkody.
Przykłady praktyczne
Przykład 1
Przedsiębiorczyni była niezdolna do pracy przez kilka dni w lutym 2026 roku. Aby nie utracić prawa do zasiłku, musi złożyć Z-3b najpóźniej w sierpniu 2026 roku.
Przykład 2
Przedsiębiorca, który zapomniał złożyć formularz i nie potrafi wykazać obiektywnych przyczyn opóźnienia, po upływie 6 miesięcy traci prawo do świadczenia – nawet jeśli spełniał wszystkie pozostałe warunki.
Podsumowanie
Zaświadczenie płatnika składek Z-3b jest niezbędnym elementem procedury uzyskania zasiłku chorobowego przez przedsiębiorcę. Choć przepisy nie wskazują jednego konkretnego dnia, w którym dokument musi trafić do ZUS, w praktyce decydujący jest 6-miesięczny termin przedawnienia roszczenia. Niedopełnienie formalności w tym czasie może skutkować definitywną utratą prawa do świadczenia.
Dlatego każdy przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia lekarskiego powinien zadbać nie tylko o opłacanie składek, ale również o terminowe złożenie formularza Z-3b. To właśnie ten dokument, obok e-ZLA, uruchamia procedurę wypłaty pieniędzy z ZUS.
