Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rodzi wiele wątpliwości, szczególnie wśród osób uzyskujących przychody z najmu prywatnego. Kluczowe pytanie brzmi: czy najem prywatny trzeba wykazywać w KSeF i wystawiać faktury ustrukturyzowane? Odpowiedź nie jest jednoznaczna – wszystko zależy od tego, kto jest najemcą oraz jaki jest status podatkowy wynajmującego.
W tym artykule wyjaśniamy, kiedy najem prywatny podlega obowiązkowi fakturowania w KSeF, a kiedy wynajmujący nie musi korzystać z systemu.
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów przeznaczony do wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Faktura jest uznana za wystawioną dopiero w momencie nadania jej numeru przez KSeF.
System zapewnia:
- jednolity format faktur,
- bezpieczne przechowywanie dokumentów przez 10 lat,
- możliwość nadawania uprawnień do wystawiania i odbioru faktur,
- eliminację tradycyjnych form obiegu faktur (PDF, papier).
Warto podkreślić, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur, a nie rachunków, oraz nie obejmuje obowiązkowo sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, chyba że podatnik zdecyduje się na dobrowolne korzystanie z systemu.
Terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wprowadzany etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – podatnicy, których sprzedaż (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy,
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsi podatnicy, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.
Opodatkowanie najmu prywatnego na gruncie PIT
Od zmian wprowadzonych przez Polski Ład najem prywatny może być rozliczany wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – niezależnie od tego, czy wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą, czy nie.
Obowiązujące stawki ryczałtu:
- 8,5% – do 100 000 zł przychodu rocznie,
- 12,5% – od nadwyżki ponad 100 000 zł.
W przypadku małżonków, którzy zdecydowali się na opodatkowanie całości przychodu przez jedną osobę, limit pierwszego progu wynosi 200 000 zł.
Najem prywatny:
- nie podlega składkom ZUS ani składce zdrowotnej,
- rozliczany jest wyłącznie na podstawie osiągniętego przychodu.
Najem prywatny, a VAT – najważniejsze zasady
Na gruncie VAT najem prywatny jest traktowany jak świadczenie usług, ponieważ stanowi odpłatne i ciągłe wykorzystywanie majątku.
Zwolnienie z VAT
- najem lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT),
- zwolnienie nie obowiązuje, gdy lokal jest wynajmowany:
- na cele biurowe,
- komercyjne,
- w ramach najmu krótkoterminowego.
Jeżeli nie przysługuje zwolnienie przedmiotowe, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego, o ile obrót nie przekracza limitu:
- 240 000 zł (od roku 2026; w 2025 r. limit wynosi 200 000 zł).
Czynni podatnicy VAT muszą wykazywać przychody z najmu prywatnego w pliku JPK_V7, nawet jeśli dana usługa korzysta ze zwolnienia z VAT.
Kiedy najem prywatny należy wykazać w KSeF?
Kluczowe znaczenie ma status najemcy.
Najem na rzecz osoby prywatnej (B2C)
Jeżeli nieruchomość jest wynajmowana osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej:
- wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania faktury ani rachunku,
- czynność ujmowana jest w JPK jako dokument wewnętrzny „WEW”,
- faktura powstaje tylko na żądanie najemcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy,
- taka faktura może być wystawiona poza KSeF, ponieważ relacje B2C nie są objęte obowiązkiem systemu.
Dobrowolne wystawienie faktury w KSeF dla konsumenta jest możliwe, ale wymaga zapewnienia mu dostępu do dokumentu (np. link lub kod QR).
Przykład
Pan Tomasz jest czynnym podatnikiem VAT i wynajmuje prywatnie mieszkanie studentowi. Nie musi wystawiać faktury, a przychód ujmuje w JPK_V7 jako „WEW”.
Najem na rzecz firmy (B2B)
Jeżeli najemcą jest:
- firma,
- spółka,
- fundacja,
- inny podmiot posługujący się NIP-em,
wynajmujący zawsze musi wystawić fakturę, nawet jeśli:
- korzysta ze zwolnienia z VAT,
- nie prowadzi działalności gospodarczej,
- rozlicza się ryczałtem.
Od 1 kwietnia 2026 r. faktura taka co do zasady musi być wystawiona w KSeF. Do końca 2026 r. obowiązuje jeszcze limit przejściowy – jeżeli łączna wartość faktur nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, możliwe jest wystawianie ich poza systemem. Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura B2B musi trafić do KSeF.
Przykład
Pani Marta, niebędąca vatowcem, wynajmuje prywatne mieszkanie spółce. Od kwietnia 2026 r. musi wystawić fakturę w KSeF – brak statusu podatnika VAT nie zwalnia z tego obowiązku.
Najem prywatny w KSeF, a obowiązek posiadania NIP
Wystawianie faktur w KSeF wymaga posiadania NIP-u. Dotyczy to również osób fizycznych, które dotychczas go nie posiadały.
Jeżeli najemca będący firmą zażąda faktury:
- wynajmujący musi wystawić ją w KSeF,
- konieczne jest wcześniejsze uzyskanie NIP-u,
- zgłoszenia dokonuje się na formularzu NIP-7 w urzędzie skarbowym.
Podsumowanie
- Najem prywatny na rzecz osób fizycznych nie podlega obowiązkowi KSeF.
- Najem prywatny dla firm musi być fakturowany w KSeF – niezależnie od VAT.
- Status podatnika VAT nie ma znaczenia dla obowiązku KSeF w relacji B2B.
- Brak NIP-u nie zwalnia z obowiązku – w razie potrzeby należy go uzyskać.
