Zakup samochodu z innego państwa Unii Europejskiej to dla polskich przedsiębiorców dość powszechna praktyka. Choć sama transakcja wydaje się prosta, w rzeczywistości wiąże się z szeregiem obowiązków podatkowych. Jednym z kluczowych jest złożenie informacji VAT-23 dotyczącej wewnątrzwspólnotowego nabycia środka transportu. W praktyce wiele wątpliwości dotyczy momentu, w którym ten formularz należy złożyć, zwłaszcza w kontekście rejestracji pojazdu w Polsce. Czy VAT-23 zawsze trzeba złożyć przed rejestracją samochodu? A może decydujące znaczenie mają inne daty?
Aby prawidłowo odpowiedzieć na te pytania, warto przyjrzeć się zasadom rozpoznawania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz momentowi powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Czym jest formularz VAT-23 i kiedy powstaje obowiązek jego złożenia?
VAT-23 to informacja składana do urzędu skarbowego w związku z wewnątrzwspólnotowym nabyciem nowego albo używanego środka transportu. Obowiązek jej złożenia ciąży na polskim nabywcy, jeżeli spełnione są jednocześnie określone warunki.
Po pierwsze, musi dojść do transakcji WNT, czyli zakupu środka transportu od kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej. Po drugie, pojazd ten ma zostać zarejestrowany na terytorium Polski lub – jeżeli nie podlega obowiązkowi rejestracji – będzie użytkowany na terytorium RP.
Właśnie w tym miejscu pojawiają się wątpliwości praktyczne. Co w sytuacji, gdy rejestracja pojazdu następuje dopiero po pewnym czasie od zakupu? Czy obowiązek złożenia VAT-23 należy uzależniać od daty rejestracji, czy raczej od momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT? Odpowiedź na to pytanie wynika z przepisów regulujących wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.
Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – podstawowe zasady
Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów występuje u polskiego czynnego podatnika VAT, gdy spełnione są określone warunki. Sprzedawcą musi być podatnik VAT (oraz VAT-UE) mający siedzibę w innym kraju UE niż Polska. Jednocześnie transakcja nie może korzystać ze zwolnienia z VAT ani być rozliczana w procedurze VAT-marża. Kluczowe znaczenie ma również faktyczne przemieszczenie towaru pomiędzy państwami członkowskimi – towar musi zostać przetransportowany z jednego kraju UE do drugiego, który stanowi miejsce jego przeznaczenia.
Szczególną uwagę należy zwrócić na zakup nowego środka transportu. W takim przypadku WNT powstaje niezależnie od statusu nabywcy. Oznacza to, że obowiązek rozliczenia VAT dotyczy nie tylko czynnych podatników VAT, ale również osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Moment powstania obowiązku podatkowego przy WNT
Dla prawidłowego rozliczenia VAT kluczowe jest ustalenie momentu, w którym powstaje obowiązek podatkowy z tytułu WNT. Przepisy przewidują tutaj dwa możliwe terminy:
- dzień wystawienia faktury przez dostawcę,
- najpóźniej 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło otrzymanie towaru.
To właśnie jeden z tych momentów wyznacza termin zapłaty podatku VAT oraz – w konsekwencji – termin złożenia informacji VAT-23. Data rejestracji pojazdu w Polsce ma znaczenie formalne, jednak nie decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego.
Zakup samochodu z UE przez przedsiębiorcę a VAT-23
Przedsiębiorca, który nabywa używany samochód z innego państwa UE i zamierza zarejestrować go w Polsce (lub użytkować go na terytorium RP), musi liczyć się z koniecznością zapłaty VAT należnego. Podatek ten powinien zostać uregulowany w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego w VAT.
W tym samym terminie podatnik ma obowiązek złożyć formularz VAT-23 do właściwego urzędu skarbowego. Oznacza to, że w praktyce VAT-23 bardzo często składany jest jeszcze przed faktyczną rejestracją pojazdu, choć nie zawsze – wszystko zależy od tego, kiedy powstał obowiązek podatkowy.
Warto również pamiętać o przepisach prawa o ruchu drogowym, które regulują czasowe dopuszczenie do ruchu pojazdów sprowadzonych z zagranicy. Przekroczenie dopuszczalnych terminów bez dokonania rejestracji może skutkować sankcjami finansowymi, co dodatkowo motywuje podatników do szybkiego dopełnienia formalności.
Przykłady praktyczne
Przykład 1 – szybka rejestracja pojazdu
Czynny podatnik VAT i VAT-UE zakupił używany samochód osobowy od niemieckiego kontrahenta będącego podatnikiem VAT-UE. Faktura została wystawiona 10 grudnia 2024 roku, a rejestracja pojazdu w Polsce nastąpiła tydzień później.
W tej sytuacji podatnik ma obowiązek zapłacić 23% VAT od wartości pojazdu w terminie 14 dni od powstania obowiązku podatkowego, czyli do 24 grudnia 2024 roku. Do tego samego dnia powinien złożyć informację VAT-23. Transakcję należy również wykazać w pliku JPK_V7 za grudzień 2024 roku (lub IV kwartał 2024 roku).
Przykład 2 – rejestracja w późniejszym terminie
Inny podatnik VAT nabył używany samochód od kontrahenta z Czech. Faktura została wystawiona 7 stycznia 2025 roku, jednak decyzja o rejestracji pojazdu zapadła dopiero po pewnym czasie i formalności zostały dopełnione 4 lutego 2025 roku.
Mimo późniejszej rejestracji, obowiązek zapłaty VAT powstał już w styczniu 2025 roku. Podatek należało zapłacić do 21 stycznia 2025 roku, a transakcję wykazać w JPK_V7 za styczeń 2025 roku (lub I kwartał 2025 roku). W tym przypadku formularz VAT-23 składany jest w związku z powstaniem obowiązku podatkowego, a nie z datą rejestracji samochodu.
Podsumowanie
Obowiązek złożenia informacji VAT-23 nie jest bezpośrednio uzależniony od dnia rejestracji samochodu w Polsce. Kluczowe znaczenie ma moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia środka transportu. To on wyznacza termin zapłaty VAT oraz termin złożenia formularza VAT-23.
Należy przy tym pamiętać, że opisane sytuacje nie obejmują wszystkich możliwych przypadków występujących w praktyce gospodarczej. Najczęściej spotykaną sytuacją jest zmiana przeznaczenia środka transportu lub opóźniona rejestracja pojazdu, jednak każda transakcja powinna być analizowana indywidualnie, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów podatkowych.
