Choroba może pojawić się w najmniej oczekiwanym momencie, również podczas zagranicznego wyjazdu, pobytu rodzinnego, podróży służbowej czy czasowego wykonywania pracy poza Polską. Sam fakt przebywania poza granicami kraju nie oznacza jednak utraty prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Osoba objęta polskim ubezpieczeniem chorobowym może ubiegać się o odpowiednie świadczenia również wtedy, gdy jej niezdolność do pracy została stwierdzona przez zagranicznego lekarza. Istotne jest jednak spełnienie określonych warunków formalnych oraz przedstawienie dokumentacji, która pozwoli pracodawcy lub Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych ustalić prawo do wypłaty pieniędzy. Jakie informacje powinno zawierać zagraniczne zaświadczenie lekarskie? Czy musi być przetłumaczone na język polski? Jak wygląda procedura ubiegania się o zasiłek chorobowy, macierzyński lub opiekuńczy, jeśli zdarzenie nastąpiło za granicą?
Choroba za granicą nie pozbawia prawa do świadczeń z polskiego ubezpieczenia
System ubezpieczeń społecznych przewiduje możliwość korzystania ze świadczeń pieniężnych również w sytuacji, gdy zdarzenie uprawniające do ich uzyskania nastąpiło poza terytorium Polski. Dotyczy to przede wszystkim czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny, a także zdarzeń związanych z macierzyństwem.
W praktyce oznacza to, że pracownik zatrudniony w Polsce, który podczas urlopu, pobytu prywatnego lub podróży służbowej zachoruje za granicą, nie musi ograniczać się wyłącznie do korzystania z dokumentacji wystawianej przez polskie placówki medyczne. Podstawą do udokumentowania niezdolności do pracy może być również zaświadczenie wydane przez zagranicznego lekarza lub zakład leczniczy.
Najważniejsze znaczenie ma tutaj fakt podlegania odpowiednim przepisom dotyczącym ubezpieczenia społecznego oraz spełnienie przesłanek wymaganych do uzyskania konkretnego świadczenia. Samo wystawienie dokumentu przez zagranicznego lekarza nie powoduje automatycznego przyznania zasiłku. Dokument musi bowiem zawierać informacje pozwalające potwierdzić okres niezdolności do pracy oraz inne okoliczności istotne z punktu widzenia polskich regulacji.
Warto również pamiętać, że zagraniczne zaświadczenie lekarskie może stanowić podstawę usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy. Pracodawca nie powinien zatem odrzucać dokumentu wyłącznie dlatego, że został wystawiony poza Polską. Powinien natomiast zweryfikować, czy spełnia on wymagania przewidziane dla tego rodzaju dokumentacji.
Czym jest zaświadczenie lekarskie i jaką pełni funkcję?
Zaświadczenie lekarskie jest dokumentem potwierdzającym określone okoliczności zdrowotne, które mają znaczenie dla stosunku pracy oraz prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego. W polskim systemie prawnym jego podstawową funkcją jest udokumentowanie czasowej niezdolności do wykonywania obowiązków zawodowych z powodu choroby.
Dokument ten ma szczególne znaczenie w dwóch obszarach.
Pierwszy dotyczy prawa pracy. Zaświadczenie stanowi dowód usprawiedliwiający nieobecność pracownika w zakładzie pracy. Pozwala więc wykazać, że niewykonywanie obowiązków zawodowych wynikało z przyczyn zdrowotnych, a nie z nieuzasadnionej absencji.
Drugi obszar wiąże się z ubezpieczeniami społecznymi. Dokumentacja medyczna jest podstawą do ustalenia prawa do określonych świadczeń pieniężnych oraz określenia okresu, za który mogą one zostać wypłacone. Dotyczy to między innymi zasiłku chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego.
Zasady dotyczące dokumentowania nieobecności w pracy określa między innymi rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Z kolei podstawowe regulacje związane z wystawianiem zaświadczeń oraz przyznawaniem świadczeń znajdują się w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, określanej potocznie jako ustawa zasiłkowa.
W przypadku standardowych zwolnień wystawianych na terytorium Polski funkcjonuje system elektronicznych zaświadczeń lekarskich, czyli popularnych e-ZLA. Dokumenty te są przygotowywane zgodnie z wzorem określonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Nie oznacza to jednak, że dokument wystawiony przez lekarza poza granicami kraju musi mieć identyczną postać. Zagraniczne zaświadczenia podlegają odrębnym zasadom uznawania, a ich treść oraz forma są oceniane z uwzględnieniem przepisów dotyczących dokumentacji niezbędnej do przyznania i wypłaty świadczeń.
Kto może wystawiać zaświadczenia lekarskie w Polsce?
W polskim systemie prawnym uprawnienie do wystawiania zaświadczeń lekarskich potwierdzających czasową niezdolność do pracy przysługuje osobom, które uzyskały stosowne upoważnienie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Zgodnie z ustawą zasiłkową upoważnienie to jest przyznawane w formie decyzji administracyjnej. Mogą je otrzymać:
- lekarze, w tym lekarze dentyści;
- felczerzy;
- starsi felczerzy.
Osoby ubiegające się o uzyskanie upoważnienia muszą wcześniej złożyć odpowiednie oświadczenie. Zobowiązują się w nim do przestrzegania zasad orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz wykonywania obowiązków wynikających z przepisów dotyczących świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego i ochrony danych osobowych.
Takie rozwiązanie ma zapewnić prawidłowość procesu wystawiania zwolnień lekarskich, a także ograniczyć ryzyko nieprawidłowego dokumentowania niezdolności do pracy.
W przypadku zagranicznych zaświadczeń sytuacja wygląda inaczej. Dokument może zostać sporządzony przez lekarza wykonującego zawód zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym państwie albo przez zagraniczny zakład leczniczy. Nie jest wymagane, aby taki lekarz posiadał upoważnienie ZUS do wystawiania polskich elektronicznych zwolnień lekarskich.
Istotne jest natomiast, aby dokument spełniał warunki określone w polskich przepisach dotyczących uznawania zagranicznej dokumentacji medycznej.
Jakie informacje powinno zawierać polskie zaświadczenie lekarskie?
Polskie przepisy szczegółowo określają zakres informacji, które powinny znaleźć się w standardowym zaświadczeniu lekarskim. Dane te mają umożliwić identyfikację osoby ubezpieczonej, lekarza wystawiającego dokument oraz płatnika składek, a także ustalenie okresu niezdolności do pracy.
Zgodnie z art. 55 ust. 3 ustawy zasiłkowej zaświadczenie lekarskie zawiera między innymi:
1. Informacje dotyczące samego dokumentu
Chodzi przede wszystkim o identyfikator zaświadczenia lekarskiego oraz datę jego wystawienia. Dane te pozwalają ustalić, kiedy dokument został sporządzony i zidentyfikować go w systemie.
2. Dane osoby ubezpieczonej
W zaświadczeniu zamieszcza się pierwsze imię, nazwisko oraz numer PESEL. Jeżeli ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL, wykorzystuje się serię i numer paszportu oraz datę urodzenia.
Dokument powinien również zawierać adres miejsca pobytu ubezpieczonego w okresie orzeczonej niezdolności do pracy. Jest to istotne między innymi z punktu widzenia prawidłowej realizacji kontroli wykorzystywania zwolnienia lekarskiego.
3. Dane płatnika składek
Zaświadczenie powinno pozwalać na identyfikację podmiotu odpowiedzialnego za opłacanie składek. W tym celu wskazuje się odpowiedni numer identyfikacyjny, w szczególności NIP lub PESEL, a w określonych przypadkach także dane paszportowe.
4. Dane osoby wystawiającej dokument
Należy wskazać imię i nazwisko lekarza lub innej uprawnionej osoby, numer prawa wykonywania zawodu oraz adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych.
5. Okres niezdolności do pracy
Jednym z najważniejszych elementów jest określenie początku i końca okresu, w którym ubezpieczony został uznany za czasowo niezdolnego do pracy. Jeżeli osoba przebywała w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, informacja o pobycie również powinna znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji.
6. Okoliczności wpływające na prawo do świadczeń
W dokumencie mogą znaleźć się informacje dotyczące szczególnych okoliczności mających znaczenie dla ustalenia prawa do zasiłku chorobowego lub jego wysokości.
7. Wskazania lekarskie
Zaświadczenie określa również zalecenia dotyczące sposobu postępowania w czasie choroby. W polskim systemie stosuje się między innymi oznaczenia informujące, czy chory powinien leżeć, czy może chodzić.
8. Informacje dotyczące sprawowania opieki
Jeżeli dokument dotyczy konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, powinien wskazywać okres zwolnienia od pracy, datę urodzenia osoby wymagającej opieki oraz stopień pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym.
9. Numer statystyczny choroby
W zaświadczeniu umieszcza się również numer statystyczny choroby ustalony zgodnie z Międzynarodową Statystyczną Klasyfikacją Chorób i Problemów Zdrowotnych.
10. Oznaczenie instytucji ubezpieczeniowej
Dokument powinien zawierać także oznaczenie instytucji, w której dana osoba została zgłoszona do ubezpieczenia.
Warto podkreślić, że wymieniony zakres informacji odnosi się do polskiego zaświadczenia lekarskiego. Zagraniczny dokument nie musi odtwarzać wszystkich elementów polskiego wzoru e-ZLA. W przypadku dokumentów wystawionych poza granicami kraju zastosowanie mają odrębne wymagania określone w przepisach wykonawczych.
Jakie rejestry prowadzi Zakład Ubezpieczeń Społecznych?
Zakład Ubezpieczeń Społecznych pełni istotną funkcję w systemie dokumentowania niezdolności do pracy. Jednym z jego zadań jest prowadzenie rejestrów związanych z wystawianiem zaświadczeń lekarskich.
Na podstawie przepisów ustawy zasiłkowej ZUS prowadzi przede wszystkim rejestr zaświadczeń lekarskich. Obejmuje on dane i informacje znajdujące się w treści wystawionych dokumentów.
Samo zaświadczenie jest przechowywane przez ZUS przez trzy lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostało wystawione.
Drugim ważnym rejestrem jest wykaz osób, które zgłosiły wniosek o uzyskanie upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich. Obejmuje on lekarzy, lekarzy dentystów, felczerów oraz starszych felczerów.
W rejestrze znajdują się między innymi:
- numer prawa wykonywania zawodu;
- imię i nazwisko;
- numer PESEL albo dane paszportowe, jeżeli nie nadano numeru PESEL;
- rodzaj i stopień posiadanej specjalizacji;
- adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych;
- nazwa i siedziba właściwej izby lekarskiej;
- informacje o posiadaniu upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich.
Prowadzenie takich rejestrów ułatwia kontrolę prawidłowości wystawiania dokumentacji i umożliwia sprawniejsze zarządzanie systemem świadczeń chorobowych.
Zagraniczne zaświadczenie lekarskie – jakie dokumenty są podstawą do wypłaty zasiłku?
Najważniejsze regulacje dotyczące uznawania zagranicznych zaświadczeń lekarskich zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków.
Akt ten określa, jakie dokumenty należy przedstawić, aby uzyskać określone świadczenie, jeżeli zdarzenie uprawniające do jego otrzymania miało miejsce za granicą.
W zależności od rodzaju zasiłku wymagania dokumentacyjne mogą się różnić.
Zasiłek chorobowy podczas pobytu za granicą
W przypadku niezdolności do pracy orzeczonej poza Polską podstawowym dokumentem wymaganym do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego jest zaświadczenie wystawione przez zagraniczny zakład leczniczy lub zagranicznego lekarza.
Dokument powinien zawierać dwa podstawowe elementy:
- nazwę zagranicznego zakładu leczniczego albo imię i nazwisko lekarza wystawiającego zaświadczenie;
- datę wystawienia oraz podpis osoby wystawiającej dokument.
Konieczne jest również jednoznaczne określenie okresu niezdolności do pracy poprzez wskazanie daty początkowej i końcowej.
Jest to szczególnie ważne, ponieważ na podstawie tych informacji ustala się okres, za który może przysługiwać zasiłek chorobowy.
W praktyce zagraniczny lekarz może posługiwać się formularzem stosowanym w systemie ochrony zdrowia danego państwa. Nie ma konieczności wystawiania polskiego formularza e-ZLA, jeżeli dokument spełnia wymagania określone dla zagranicznych zaświadczeń.
Przykładowo pracownik, który podczas pobytu w Niemczech zachoruje i otrzyma zaświadczenie od tamtejszego lekarza, może przedstawić ten dokument jako potwierdzenie czasowej niezdolności do pracy w Polsce. Podobna zasada dotyczy dokumentacji wystawionej w innych państwach, z uwzględnieniem odpowiednich regulacji dotyczących języka dokumentu i koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Zasiłek macierzyński w przypadku urodzenia dziecka poza Polską
Zagraniczna dokumentacja medyczna może być również podstawą do ubiegania się o zasiłek macierzyński, jeżeli poród nastąpił podczas pobytu poza granicami kraju.
W takim przypadku konieczne może być przedstawienie zaświadczenia zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza potwierdzającego przewidywaną datę porodu.
Po urodzeniu dziecka istotne znaczenie ma natomiast dokument potwierdzający sam fakt narodzin.
Podstawowym dokumentem jest odpis skrócony aktu urodzenia dziecka. Jeżeli poród nastąpił za granicą, można przedstawić również zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka, wydany przez właściwy organ zajmujący się rejestracją urodzeń w danym państwie.
Szczególne zasady obowiązują w przypadku martwego urodzenia, gdy nie sporządzono aktu urodzenia ani innego zagranicznego dokumentu potwierdzającego urodzenie dziecka.
W takiej sytuacji wymagane może być zaświadczenie wystawione przez:
- zagraniczny zakład leczniczy;
- zagranicznego lekarza posiadającego tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii;
- lekarza odbywającego specjalizację w tej dziedzinie;
- zagraniczną położną.
Dokument powinien potwierdzać martwe urodzenie i zostać wystawiony na podstawie dokumentacji medycznej.
Przepisy przewidują również możliwość posłużenia się kopiami dokumentów medycznych potwierdzonymi za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Szczególnie istotne jest to, że prawo do odpowiedniego świadczenia za okres od dnia porodu albo martwego urodzenia nie jest uzależnione od czasu trwania ciąży.
Zasiłek opiekuńczy w przypadku konieczności opieki za granicą
Prawo do zasiłku opiekuńczego może przysługiwać również wtedy, gdy konieczność sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny wystąpiła podczas pobytu poza Polską.
W takim przypadku podstawowym dokumentem jest zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub lekarza, które potwierdza okoliczności związane z koniecznością zapewnienia opieki.
Oprócz dokumentacji medycznej konieczne jest złożenie wniosku o zasiłek opiekuńczy. Może on zostać przekazany w formie papierowej albo elektronicznej.
W przypadku formy elektronicznej dokument powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo innym dopuszczonym sposobem potwierdzania pochodzenia i integralności danych.
Wniosek może zostać przekazany na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych.
Powinien zawierać informacje określone w załączniku nr 6 do rozporządzenia z 8 grudnia 2015 r.
Należy pamiętać, że samo potwierdzenie choroby członka rodziny nie przesądza jeszcze o przyznaniu zasiłku opiekuńczego. Konieczne jest również spełnienie pozostałych warunków ustawowych, w tym przesłanek dotyczących sprawowania osobistej opieki.
Czy zagraniczne zwolnienie lekarskie trzeba przetłumaczyć na język polski?
Jedną z najczęstszych wątpliwości osób, które zachorowały podczas pobytu za granicą, jest konieczność przetłumaczenia dokumentacji medycznej.
Co do zasady zagraniczne zaświadczenie lekarskie powinno zostać przetłumaczone na język polski. Wynika to z potrzeby zapewnienia możliwości prawidłowej oceny dokumentu przez polskiego pracodawcę lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Przepisy przewidują jednak istotne wyjątki od tej zasady.
Tłumaczenie nie jest wymagane w przypadku zaświadczeń lekarskich wystawionych na terytorium:
- państw członkowskich Unii Europejskiej;
- państw należących do Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), będących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym;
- Konfederacji Szwajcarskiej;
- państw będących stronami umów międzynarodowych dotyczących zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Polska.
Warunkiem skorzystania z tego ułatwienia jest sporządzenie zaświadczenia w jednym z języków urzędowych danego państwa.
W praktyce oznacza to, że dokument wystawiony przez lekarza w Niemczech w języku niemieckim, we Francji w języku francuskim czy w Czechach w języku czeskim może zostać wykorzystany bez konieczności sporządzania tłumaczenia na język polski, jeżeli spełnia pozostałe warunki formalne.
Inaczej może wyglądać sytuacja w przypadku dokumentów wystawionych w państwach, które nie należą do wskazanych grup i nie są objęte odpowiednią umową międzynarodową.
Przed przekazaniem takiego zaświadczenia pracodawcy lub ZUS należy sprawdzić, czy konieczne będzie jego przetłumaczenie.
Warto również zwrócić uwagę, że brak obowiązku tłumaczenia nie oznacza automatycznego przyznania świadczenia. Dokument nadal musi zawierać informacje pozwalające ustalić okres niezdolności do pracy i pozostałe okoliczności istotne dla konkretnego rodzaju zasiłku.
Dokumenty przekazane bezpośrednio przez zagraniczną instytucję ubezpieczeniową
Nie wszystkie dokumenty wykorzystywane w postępowaniu o przyznanie polskich świadczeń muszą być dostarczane przez samego ubezpieczonego.
Przepisy dopuszczają również możliwość przekazywania dokumentacji bezpośrednio przez zagraniczne instytucje ubezpieczeniowe, czyli podmioty pełniące funkcję zbliżoną do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w danym państwie.
Dotyczy to dokumentów przekazywanych na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS przez odpowiednie instytucje z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw EFTA będących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw, z którymi Polska zawarła umowy międzynarodowe w zakresie zabezpieczenia społecznego.
Rozwiązanie to ma istotne znaczenie praktyczne. Ułatwia bowiem wymianę informacji pomiędzy instytucjami odpowiedzialnymi za realizację świadczeń i ogranicza konieczność samodzielnego pozyskiwania wszystkich dokumentów przez osobę ubezpieczoną.
W przypadku osób przemieszczających się pomiędzy państwami szczególnego znaczenia nabierają przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Pozwalają one na współpracę instytucji poszczególnych państw i ułatwiają ustalenie, który system ubezpieczeniowy jest właściwy dla danej osoby.
Trzeba jednak podkreślić, że samo przekazanie dokumentów przez zagraniczną instytucję nie przesądza jeszcze o przyznaniu świadczenia. ZUS nadal musi ustalić, czy zainteresowany spełnia warunki określone w polskich przepisach lub właściwych regulacjach międzynarodowych.
Jak powinien postąpić pracownik, który zachorował podczas zagranicznego wyjazdu?
Osoba objęta polskim ubezpieczeniem chorobowym, która zachorowała poza granicami kraju, powinna zadbać przede wszystkim o uzyskanie odpowiedniej dokumentacji medycznej.
Najlepiej już podczas wizyty u zagranicznego lekarza poinformować go, że zaświadczenie będzie wykorzystywane w celu udokumentowania niezdolności do pracy w Polsce.
Warto zwrócić uwagę na to, aby dokument zawierał:
- nazwę placówki medycznej lub imię i nazwisko lekarza;
- datę wystawienia dokumentu;
- podpis osoby wystawiającej zaświadczenie;
- dokładny okres niezdolności do pracy, obejmujący datę początkową i końcową.
Po uzyskaniu dokumentu należy przekazać go odpowiedniemu podmiotowi, zgodnie z obowiązującymi zasadami ustalania i wypłaty świadczeń.
Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca jako płatnik zasiłków, dokumentacja powinna zostać przekazana temu podmiotowi. Jeżeli obowiązek ustalenia prawa do świadczenia i jego wypłaty spoczywa na ZUS, należy dostarczyć dokumenty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
W zależności od sytuacji konieczne może być również złożenie odpowiedniego wniosku o zasiłek.
Nie należy odkładać przekazania dokumentacji na później. Sprawne dostarczenie prawidłowo wystawionego zaświadczenia pozwala ograniczyć ryzyko opóźnień w ustalaniu prawa do świadczenia.
Jakie błędy mogą utrudnić uzyskanie zasiłku na podstawie zagranicznego zaświadczenia?
Chociaż polskie przepisy dopuszczają wykorzystanie dokumentów wystawionych przez zagranicznych lekarzy, w praktyce mogą pojawić się problemy związane z ich treścią lub sposobem przekazania.
Do najczęstszych trudności należą:
Brak dokładnego okresu niezdolności do pracy. Dokument zawierający wyłącznie informację o chorobie, bez wskazania daty rozpoczęcia i zakończenia niezdolności, może okazać się niewystarczający do ustalenia okresu przysługującego świadczenia.
Nieczytelne dane lekarza lub placówki medycznej. Brak możliwości jednoznacznego ustalenia, kto wystawił dokument, może utrudnić jego weryfikację.
Brak podpisu lub daty wystawienia. Są to podstawowe elementy wymagane w przypadku zagranicznego zaświadczenia dokumentującego niezdolność do pracy.
Nieprawidłowe tłumaczenie dokumentu. W sytuacjach, w których tłumaczenie jest wymagane, jego brak może spowodować konieczność uzupełnienia dokumentacji.
Brak wymaganego wniosku o świadczenie. Samo przekazanie zaświadczenia medycznego nie zawsze wystarcza do rozpoczęcia procedury wypłaty zasiłku. W szczególności dotyczy to zasiłku opiekuńczego oraz sytuacji, w których wymagane są dodatkowe formularze.
Niekompletna dokumentacja dotycząca urodzenia dziecka za granicą. W przypadku zasiłku macierzyńskiego należy pamiętać o przedstawieniu dokumentów potwierdzających poród lub innych okoliczności wymaganych przez przepisy.
W interesie osoby ubezpieczonej leży zatem sprawdzenie dokumentacji jeszcze przed jej przekazaniem do pracodawcy lub ZUS. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnej korespondencji i uzupełniania braków formalnych.
Czy pracodawca może odmówić uznania zagranicznego zaświadczenia lekarskiego?
Samo zagraniczne pochodzenie dokumentu nie stanowi podstawy do jego automatycznego zakwestionowania.
Pracodawca powinien uwzględnić dokumentację wystawioną przez zagranicznego lekarza, jeżeli spełnia ona wymagania przewidziane w odpowiednich przepisach i pozwala potwierdzić okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika.
Trzeba jednak rozróżnić dwie kwestie: usprawiedliwienie nieobecności w pracy oraz ustalenie prawa do zasiłku.
Nieobecność pracownika może zostać usprawiedliwiona na podstawie odpowiedniego dokumentu medycznego, ale przyznanie świadczenia pieniężnego wymaga dodatkowo spełnienia warunków wynikających z ustawy zasiłkowej.
Pracodawca, który jest płatnikiem zasiłków, ustala prawo do świadczenia i jego wysokość w zakresie wynikającym z przepisów. W pozostałych przypadkach odpowiedzialność za realizację tego zadania spoczywa na ZUS.
W razie wątpliwości dotyczących dokumentacji możliwe jest zwrócenie się o jej uzupełnienie lub wyjaśnienie określonych okoliczności.
Nie oznacza to jednak, że każdy dokument zagraniczny musi być wystawiony na polskim formularzu albo że brak elektronicznego zwolnienia e-ZLA automatycznie uniemożliwia uzyskanie świadczenia.
Zagraniczne zaświadczenie lekarskie – najważniejsze zasady w praktyce
Osoba podlegająca polskiemu ubezpieczeniu chorobowemu może korzystać z ochrony ubezpieczeniowej także wtedy, gdy zachoruje poza granicami kraju. Warunkiem jest jednak prawidłowe udokumentowanie zdarzenia i spełnienie pozostałych wymagań ustawowych.
W przypadku zagranicznego zaświadczenia lekarskiego szczególne znaczenie mają:
- Wystawienie dokumentu przez zagranicznego lekarza lub zakład leczniczy.
- Umieszczenie nazwy placówki albo imienia i nazwiska lekarza, daty wystawienia oraz podpisu.
- Jednoznaczne wskazanie początkowej i końcowej daty niezdolności do pracy.
- Przestrzeganie zasad dotyczących tłumaczenia dokumentacji na język polski.
- Przekazanie dokumentów pracodawcy lub ZUS, zależnie od tego, kto jest właściwym płatnikiem zasiłku.
- Złożenie dodatkowych wniosków i dokumentów, jeżeli są wymagane dla konkretnego świadczenia.
W przypadku zasiłku macierzyńskiego i opiekuńczego konieczne może być przedstawienie dodatkowych dokumentów potwierdzających odpowiednio urodzenie dziecka albo konieczność sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny.
Podsumowanie – zagraniczny lekarz może wystawić dokument honorowany w Polsce
Przebywanie poza granicami Polski nie oznacza, że osoba objęta polskim ubezpieczeniem społecznym traci możliwość skorzystania ze świadczeń w razie choroby, macierzyństwa lub konieczności sprawowania opieki nad członkiem rodziny.
Polskie przepisy dopuszczają możliwość wykorzystania zaświadczeń wystawionych przez zagraniczne placówki medyczne i lekarzy. Nie jest przy tym konieczne, aby dokument miał postać polskiego elektronicznego zwolnienia lekarskiego. Istotne jest natomiast spełnienie wymagań formalnych właściwych dla zagranicznej dokumentacji.
Szczególną uwagę należy zwrócić na dane identyfikujące wystawcę, datę sporządzenia dokumentu, podpis oraz precyzyjne określenie okresu niezdolności do pracy. Ważne są również zasady dotyczące tłumaczenia dokumentacji oraz konieczność złożenia dodatkowych wniosków o wypłatę określonego świadczenia.
Warto zatem pamiętać, że zagraniczne zaświadczenie lekarskie może stanowić pełnoprawną podstawę do udokumentowania nieobecności w pracy i ubiegania się o świadczenia z polskiego ubezpieczenia społecznego, o ile zostało wystawione i przekazane zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Dla pracowników oznacza to możliwość zachowania ochrony ubezpieczeniowej również podczas pobytu za granicą, a dla pracodawców i osób zajmujących się kadrami oraz płacami – konieczność właściwego rozpatrywania dokumentacji medycznej pochodzącej z innych państw.
