W ostatnich latach hulajnogi elektryczne z miejskiego gadżetu stały się pełnoprawnym środkiem transportu. Nie tylko w rękach nastolatków czy kurierów – coraz częściej trafiają również do przedsiębiorców, którzy wykorzystują je do codziennych dojazdów do klientów, urzędów czy punktów usługowych. Pojawia się więc praktyczne pytanie: czy hulajnoga elektryczna kupiona na firmę może być środkiem trwałym? A jeśli tak – jak wygląda jej amortyzacja?
Kiedy wydatek na hulajnogę może być kosztem firmowym?
Zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, każdy wydatek, który ma stanowić koszt uzyskania przychodu, musi spełnić trzy podstawowe warunki:
- Musi być poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodu.
Czyli krótko mówiąc – wydatek musi mieć realny związek z działalnością. Hulajnoga używana do dojazdu na spotkania biznesowe? Jak najbardziej. - Nie może znajdować się na liście kosztów wyłączonych z podatkowego rozliczenia (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).
- Powinien być odpowiednio udokumentowany – czyli mieć fakturę, rachunek lub inny dowód zakupu.
Jeżeli więc przedsiębiorca potrafi wykazać, że hulajnoga służy działalności gospodarczej, nie jest używana do celów prywatnych, a wydatek został prawidłowo udokumentowany, może zaliczyć ją do kosztów prowadzenia firmy.
Warto też wspomnieć o przepisie z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy, który przestrzega przed zaliczaniem do kosztów majątku używanego prywatnie. Jeśli urząd skarbowy stwierdzi, że hulajnoga stoi głównie w domu lub służy rekreacji – wydatek może zostać zakwestionowany.
Hulajnoga jako środek trwały – warunki i klasyfikacja
Żeby hulajnoga mogła zostać wpisana do ewidencji środków trwałych, musi spełniać kilka wymagań z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT. Mówiąc po ludzku, powinna być:
- własnością lub współwłasnością podatnika,
- kompletna i zdatna do użytku w dniu przyjęcia do używania,
- używana dłużej niż rok,
- wykorzystywana w działalności gospodarczej (np. do transportu służbowego).
Dla celów ewidencyjnych hulajnogę elektryczną klasyfikuje się w grupie 790 KŚT – „Pozostałe środki transportu”, a więc można stosować stawkę amortyzacji 18% rocznie.
Taki sposób rozliczania potwierdził również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 12 września 2019 r. (nr 0113-KDIPT2-1.4011.321.2019.2.KU). Uznał on, że jeśli hulajnoga służy działalności gospodarczej, może być środkiem trwałym i podlegać amortyzacji.
Jak obliczyć wartość początkową hulajnogi?
Podstawą amortyzacji jest wartość początkowa środka trwałego. W przypadku zakupu hulajnogi będzie to jej cena nabycia, powiększona o wszelkie koszty towarzyszące do momentu oddania jej do używania, takie jak:
- transport i ubezpieczenie w drodze,
- montaż, konfiguracja czy akcesoria,
- opłaty notarialne, skarbowe, prowizje,
- ewentualne odsetki i inne wydatki finansowe.
Zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o PIT, z wartości tej odejmuje się VAT – o ile przedsiębiorcy przysługuje prawo do jego odliczenia.
Kiedy można nie amortyzować hulajnogi?
Polskie przepisy dopuszczają uproszczenie: jeśli wartość początkowa hulajnogi nie przekracza 10 000 zł, przedsiębiorca nie ma obowiązku wprowadzać jej do ewidencji środków trwałych. Może po prostu zaliczyć wydatek bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu oddania jej do użytku (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT).
To wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy kupują tańsze modele – np. do krótkich przejazdów po mieście.
Trzy sposoby rozliczenia hulajnogi poniżej 10 000 zł
W przypadku, gdy wartość hulajnogi nie przekracza wspomnianego progu, przedsiębiorca ma kilka opcji rozliczenia:
- Zaliczenie zakupu bezpośrednio do kosztów – bez wprowadzania do ewidencji środków trwałych.
- Jednorazowa amortyzacja – wpisanie do ewidencji i dokonanie jednorazowego odpisu w miesiącu zakupu lub następnym.
- Amortyzacja „klasyczna” – rozliczanie wartości stopniowo w czasie, jak w przypadku droższych środków trwałych.
Wybór zależy od preferencji i przyjętej polityki rachunkowej w firmie.
Uwaga: brak prawa do amortyzacji jednorazowej z art. 22k ust. 14
Nie można jednak stosować tzw. jednorazowej amortyzacji dla fabrycznie nowych środków trwałych (do 100 000 zł rocznie), przewidzianej w art. 22k ust. 14 ustawy o PIT. Dlaczego? Bo ta preferencja obejmuje wyłącznie środki trwałe z grup 3–6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych, a hulajnogi znajdują się w grupie 7 (środki transportu).
Hulajnoga w firmie – praktyczne podsumowanie
Podsumowując, hulajnoga elektryczna może być pełnoprawnym środkiem trwałym w firmie, o ile:
- jest wykorzystywana w działalności gospodarczej (nie prywatnie),
- jej wartość przekracza 10 000 zł,
- jest kompletnym, gotowym do użytku środkiem transportu,
- została odpowiednio udokumentowana.
Dla tańszych modeli (poniżej 10 000 zł netto) przedsiębiorca może zrezygnować z amortyzacji i zaliczyć zakup bezpośrednio do kosztów.
Mobilność przyszłości także w księgowości
Hulajnoga elektryczna coraz częściej zastępuje samochód w miejskim biznesie – jest tańsza, szybsza w korkach i nie wymaga szukania miejsca parkingowego. Polskie prawo podatkowe, choć nieco sztywne, pozwala na elastyczne podejście do tego typu środków transportu. Jeśli więc przedsiębiorca wykorzystuje hulajnogę faktycznie w swojej działalności, może bez obaw ująć ją w kosztach lub amortyzować jak każdy inny firmowy sprzęt.
Bo dziś mobilność to nie tylko kwestia wygody – to także sprytne podejście do finansów firmy.
