Wraz z postępującą cyfryzacją rozliczeń podatkowych coraz większe znaczenie zyskuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od 2026 roku jego stosowanie stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. Wraz z tym pojawia się wiele pytań praktycznych – między innymi o możliwość anulowania faktury wystawionej w KSeF. Czy przepisy dopuszczają taką procedurę? Jak postępować w przypadku błędnie wystawionej e-faktury?
Anulowanie faktury w świetle ustawy o VAT
Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) nie reguluje wprost kwestii anulowania faktury. Zgodnie z art. 106b ustawy, faktura dokumentuje wykonanie czynności opodatkowanej, a jej wystawienie oznacza wprowadzenie dokumentu do obrotu prawnego – czyli przekazanie go nabywcy.
W sytuacjach, gdy po wystawieniu faktury nastąpią zdarzenia mające wpływ na jej treść (np. zmiana ceny, zwrot towaru, pomyłka w danych), ustawodawca przewiduje możliwość wystawienia faktury korygującej. Reguluje to art. 106j ustawy o VAT. Korekta ma na celu dostosowanie danych z faktury do stanu faktycznego i zapewnienie rzetelności rozliczeń podatkowych.
Do momentu pełnego wdrożenia KSeF błędy formalne mogą być poprawiane także za pomocą noty korygującej (art. 106k ustawy o VAT), którą wystawia nabywca, za zgodą wystawcy faktury.
Kiedy możliwe jest anulowanie faktury?
W praktyce gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których faktura została wystawiona omyłkowo – mimo że czynność opodatkowana w ogóle nie miała miejsca. W takich przypadkach nie mamy do czynienia z błędem w treści faktury, ale z brakiem podstawy do jej wystawienia.
W takiej sytuacji przepisy dopuszczają anulowanie faktury, ale tylko wtedy, gdy:
- faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, czyli nie została przekazana kontrahentowi,
- faktura dokumentuje czynność, która faktycznie nie miała miejsca.
Anulowanie polega na przekreśleniu oryginału i kopii faktury oraz opatrzeniu ich adnotacją „anulowano”, co uniemożliwia ponowne wykorzystanie dokumentu.
Warto jednak pamiętać, że wystawienie tzw. pustej faktury, czyli dokumentu potwierdzającego czynność, która nie miała miejsca, wiąże się z konsekwencjami podatkowymi określonymi w art. 108 ustawy o VAT – obowiązkiem zapłaty wykazanego podatku należnego, nawet jeśli transakcja nie została zrealizowana.
Anulowanie faktury a Krajowy System e-Faktur (KSeF)
W przypadku faktur wystawianych za pośrednictwem KSeF sytuacja jest bardziej złożona. Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu KSeF. W momencie przydzielenia numeru identyfikującego fakturę uznaje się ją również za otrzymaną przez nabywcę.
Oznacza to, że z chwilą przesłania dokumentu do systemu KSeF faktura automatycznie zostaje wprowadzona do obrotu prawnego. Jeżeli system nie odrzuci jej z przyczyn technicznych, uznaje się, że została wystawiona prawidłowo.
W konsekwencji nie ma możliwości anulowania faktury w KSeF, ponieważ nie spełnia ona kluczowego warunku – niepozostawania poza obrotem. Faktura przesłana do systemu może zostać poprawiona wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej, która w praktyce może „wyzerować” błędny dokument.
Brak not korygujących w nowym systemie
Warto również zaznaczyć, że przepisy nowelizujące ustawę o VAT wprowadzające obowiązek korzystania z KSeF zakładają uchylenie art. 106k ustawy o VAT, czyli przepisu dotyczącego not korygujących. W nowym systemie nabywcy nie będą mogli wystawiać not korygujących, a wszelkie zmiany w treści e-faktur będą dokonywane wyłącznie przez wystawców w trybie faktury korygującej.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (z obrotami przekraczającymi 200 mln zł w 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podmiotów, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.
Wnioski – co to oznacza dla przedsiębiorców?
Wprowadzenie KSeF oznacza pełną cyfryzację obiegu faktur i ograniczenie możliwości dokonywania zmian poza systemem. W praktyce przedsiębiorcy powinni:
- zachować szczególną ostrożność przy wystawianiu faktur,
- dokładnie weryfikować dane przed ich przesłaniem do systemu,
- w razie błędu wystawiać faktury korygujące, a nie próbować anulować dokumentu.
Anulowanie faktury w KSeF nie będzie możliwe – system traktuje każdą przesłaną fakturę jako wprowadzoną do obrotu prawnego. Jedynym rozwiązaniem pozostanie korekta, która w uzasadnionych przypadkach pozwoli „wyzerować” błędny dokument.
Podsumowanie
Procedura anulowania faktury ma charakter wyjątkowy i odnosi się wyłącznie do dokumentów, które nie zostały przekazane nabywcy oraz nie potwierdzają rzeczywistej transakcji. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur nie jest to możliwe, ponieważ każda faktura przesłana do KSeF staje się automatycznie wystawiona i wprowadzona do obrotu.
Dlatego w dobie cyfryzacji rozliczeń podatkowych kluczowe jest właściwe przygotowanie procesów fakturowania i bieżące wsparcie księgowe. Profesjonalne biuro rachunkowe pomoże uniknąć błędów w e-fakturowaniu i zadba o prawidłowe korekty w systemie KSeF, zgodne z obowiązującymi przepisami.
