W praktyce gospodarczej często zdarzają się sytuacje, w których osoba fizyczna wykonuje określone prace czy zlecenia, ale nie prowadzi zarejestrowanej działalności gospodarczej. Podstawą do wypłaty wynagrodzenia bywa wtedy umowa zlecenie lub umowa o dzieło. Problem pojawia się, gdy zleceniodawca oczekuje wystawienia faktury VAT. Czy w takiej sytuacji osoba prywatna ma do tego prawo?
Kto może wystawić fakturę VAT?
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek wystawienia faktury dotyczy podatników, którzy wykonują czynności podlegające opodatkowaniu VAT. A więc fakturę może wystawić tylko podmiot posiadający status podatnika VAT.
Kto jest podatnikiem? Artykuł 15 ustawy o VAT wskazuje, że są to:
- osoby prawne,
- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
- osoby fizyczne, które samodzielnie wykonują działalność gospodarczą.
Co ważne, status podatnika VAT nie zależy od formalnej rejestracji działalności w CEIDG czy VAT-R. Wystarczy, że dana osoba faktycznie prowadzi działalność w sposób ciągły i zarobkowy – np. regularnie sprzedaje towary lub świadczy usługi.
Kiedy osoba fizyczna nie jest podatnikiem VAT?
Ustawa przewiduje wyjątki. Zgodnie z art. 15 ust. 3 i 3a ustawy o VAT, nie traktuje się jako działalności gospodarczej:
- umowy o pracę – czyli klasycznego stosunku pracy,
- umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło), jeśli zleceniobiorca jest związany warunkami ustalonymi przez zleceniodawcę i nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich,
- honorariów twórców i artystów wykonawców, np. z tytułu przekazania praw autorskich czy wykonania dzieła artystycznego.
Oznacza to, że osoba pracująca na podstawie umowy zlecenie lub dzieło nie jest podatnikiem VAT i nie ma prawa wystawiać faktur VAT.
Co zamiast faktury? Rachunek
Brak możliwości wystawienia faktury nie oznacza jednak, że osoba prywatna pozostaje bez narzędzia dokumentującego transakcję. W takim przypadku możliwe jest wystawienie rachunku, o którym mowa w art. 87 Ordynacji podatkowej.
Rachunek mogą wystawić osoby prowadzące działalność zarobkową w rozumieniu Ordynacji, a więc również ci, którzy świadczą usługi w oparciu o umowy cywilnoprawne.
Co musi zawierać rachunek?
- dane sprzedawcy i nabywcy (imiona, nazwiska, adresy),
- datę wystawienia i numer dokumentu,
- nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową,
- łączną kwotę należności (liczbowo i słownie).
Warto pamiętać, że:
- jeśli żądanie wystawienia rachunku zgłoszono przed wykonaniem usługi, należy go wystawić maksymalnie w ciągu 7 dni od jej wykonania,
- jeśli żądanie zgłoszono po wykonaniu usługi, również obowiązuje termin 7 dni od zgłoszenia,
- rachunku nie trzeba wystawiać, jeśli żądanie zgłoszono po upływie 3 miesięcy od wykonania usługi.
A co z KSeF?
Od 2024 roku w Polsce działa Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest to jednak narzędzie stworzone wyłącznie dla podatników VAT. Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest zarejestrowana na VAT, nie może korzystać z KSeF.
Podsumowanie
- Fakturę VAT mogą wystawiać wyłącznie podatnicy VAT, czyli osoby i podmioty prowadzące działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.
- Osoba pracująca na podstawie umowy o pracę, zlecenia lub dzieło nie jest podatnikiem VAT i nie może wystawiać faktur VAT.
- W takiej sytuacji można posłużyć się rachunkiem, który ma moc prawną i stanowi podstawę rozliczenia.
- Osoby prywatne nie mają dostępu do KSeF, gdyż system ten przeznaczony jest wyłącznie dla podatników VAT.
W praktyce więc, jeśli nie prowadzisz działalności gospodarczej i ktoś poprosi Cię o fakturę VAT, odpowiedź brzmi: nie możesz jej wystawić. Ale możesz wystawić rachunek, który w pełni zabezpiecza interesy obu stron.
