Wielu przedsiębiorców prowadzi działalność w wynajmowanych lub dzierżawionych lokalach. Nierzadko, aby móc rozpocząć wykonywanie usług lub dostosować przestrzeń do obowiązujących wymogów technicznych i sanitarnych, konieczne jest przeprowadzenie prac adaptacyjnych. Jeśli ich wartość przekracza 10 000 zł i prowadzą do trwałego ulepszenia nieruchomości, pojawia się obowiązek rozliczenia ich jako inwestycji w obcym środku trwałym. To zagadnienie często budzi wątpliwości, dlatego warto przyjrzeć się mu szczegółowo – zarówno od strony definicji, jak i ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR).

Czym jest inwestycja w obcym środku trwałym?

Inwestycja w obcym środku trwałym występuje wtedy, gdy podatnik ponosi nakłady finansowe na ulepszenie składnika majątku, który formalnie nie należy do niego, lecz jest użytkowany na podstawie:

• umowy najmu,
• dzierżawy,
• leasingu operacyjnego,
• innej umowy o zbliżonym charakterze.

Takie rozwiązanie jest dziś powszechne – zwłaszcza wśród firm, które nie chcą lub nie mogą pozwolić sobie na zakup własnej nieruchomości. Wynajem lokalu daje nie tylko elastyczność przy zmianie lokalizacji, ale też ułatwia wejście na rynek bez dużych nakładów początkowych. Jednocześnie pozwala firmie rozwijać się i inwestować kapitał w innych obszarach, nie zamrażając środków w nieruchomościach.

Dlaczego adaptacja lokalu jest często konieczna?

Wiele branż wymaga dostosowania lokalu do określonych standardów:

• branża medyczna – pomieszczenia muszą spełniać wymogi sanitarne, techniczne i bezpieczeństwa,
• branża beauty – konieczne jest wykonanie zabudowy stanowisk i instalacji poprawiających komfort pracy,
• branża gastronomiczna – niezbędne są systemy wentylacji, zabudowy kuchenne, instalacje wodno-kanalizacyjne,
• branża edukacyjna – wymagana jest stała infrastruktura, oświetlenie czy specjalistyczne wyposażenie.

Koszty takich prac zwykle przekraczają próg 10 000 zł, co ma istotne konsekwencje podatkowe.

Ulepszenie środka trwałego a inwestycja – podstawa prawna

Zgodnie z art. 22g ust. 17 ustawy o PIT, ulepszenie środka trwałego ma miejsce wtedy, gdy:

• suma wydatków poniesionych w danym roku przekracza 10 000 zł,
• prace dotyczą przebudowy, modernizacji, adaptacji lub rekonstrukcji,
• ich efektem jest podniesienie wartości użytkowej środka trwałego.

W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca ponosi nakłady na lokal, którego nie jest właścicielem, a prace te:

• są trwałe,
• zwiększają funkcjonalność obiektu,
• umożliwiają lub usprawniają prowadzenie działalności,

to powstaje inwestycja w obcym środku trwałym.

Taką inwestycję należy:

1. zakończyć,
2. przyjąć do użytkowania,
3. wprowadzić do ewidencji środków trwałych i WNiP.

Dopiero od tego momentu przedsiębiorca może rozpocząć amortyzację.

Wycena inwestycji – jaka wartość trafia do ewidencji?

Wartość początkową inwestycji stanowi suma wszystkich wydatków poniesionych na jej wykonanie. Mogą to być m.in.:

• faktury za materiały budowlane,
• koszty usług remontowych i montażowych,
• nakłady na instalacje trwale związane z obiektem,
• koszty projektów i dokumentacji technicznej.

Nie obejmuje się tu wydatków bieżących – drobne remonty i prace odtworzeniowe to koszty bezpośrednie, nie inwestycja.

Amortyzacja inwestycji w obcym środku trwałym – zasady ogólne i indywidualne stawki

Po wprowadzeniu inwestycji do ewidencji podatnik może rozpocząć jej amortyzację. Co ważne:

• odpisy amortyzacyjne ujmuje się w kolumnie 13 PKPiR – „Pozostałe wydatki”,
• amortyzację rozpoczyna się od miesiąca następnego po przyjęciu do używania.

Stawki amortyzacji

Istnieją dwa sposoby ich ustalania:

✔ Stawki ogólne

Zawarte są w załączniku nr 1 do ustawy o PIT. Są stosowane, gdy podatnik nie decyduje się na stawkę indywidualną.

✔ Stawki indywidualne

Ich zastosowanie umożliwia art. 22j ust. 4 ustawy. W przypadku inwestycji w obcym środku trwałym:

• dla budynków i budowli minimalny okres amortyzacji to 10 lat,
• co oznacza, że maksymalna roczna stawka amortyzacyjna wynosi 10%.

To rozwiązanie szczególnie korzystne, gdy przedsiębiorca posiada umowę najmu na dłuższy okres lub zamierza kontynuować ją przez wiele lat – pozwala na szybsze rozliczenie poniesionych kosztów.

Przykład praktyczny – rozliczenie inwestycji krok po kroku

Dane początkowe

Pani Anna, prowadząca firmę cateringową, w sierpniu 2025 r. wynajęła lokal przeznaczony na zaplecze kuchenne. Aby dostosować go do wymogów działalności, wykonała prace adaptacyjne, takie jak:

• montaż stałej zabudowy kuchennej,
• modernizacja wentylacji,
• montaż oświetlenia roboczego,
• instalacja stalowych blatów przymocowanych na stałe.

Wydatki zakończono 20 października 2025 r., a ich suma osiągnęła 21 600 zł.

Czy to inwestycja w obcym środku trwałym?

Tak, ponieważ:

• lokal nie jest własnością podatniczki,
• prace mają trwały charakter,
• zwiększają funkcjonalność obiektu,
• koszt przekracza 10 000 zł.

Ustalenie amortyzacji

1. Wartość początkowa inwestycji: 21 600 zł
2. Stawka indywidualna: 10% (minimalny okres amortyzacji: 10 lat)
3. Roczny odpis amortyzacyjny:
   21 600 zł × 10% = 2160 zł
4. Odpis miesięczny:
   2160 zł ÷ 12 = 180 zł

Moment rozpoczęcia amortyzacji

• inwestycja została wprowadzona do ewidencji 20 października 2025 r.,
• amortyzacja rozpoczyna się od listopada 2025 r.

Ujęcie w PKPiR

Pierwszy odpis:
30 listopada 2025 r. – 180 zł → kolumna 13 „Pozostałe wydatki”

Kolejne odpisy będą księgowane co miesiąc aż do pełnej amortyzacji inwestycji.

Najważniejsze zasady, o których musi pamiętać przedsiębiorca

✔ Próg 10 000 zł

Jeśli nakłady są niższe – można je ująć bezpośrednio w kosztach.

✔ Trwały charakter prac

Tylko ulepszenia, które zwiększają wartość użytkową lokalu, traktuje się jako inwestycję.

✔ Ewidencja środków trwałych

Wprowadzenie inwestycji do ewidencji jest warunkiem rozpoczęcia amortyzacji.

✔ Indywidualna stawka amortyzacyjna

Można ją zastosować, ale minimalny okres amortyzacji inwestycji w obcym budynku to 10 lat.

✔ PKPiR

Odpisy amortyzacyjne księguje się wyłącznie w kolumnie 13.

Podsumowanie

Nakłady poniesione na dostosowanie wynajmowanego lokalu – o ile przekraczają 10 000 zł i prowadzą do jego trwałego ulepszenia – należy traktować jako inwestycję w obcym środku trwałym. Nie można ich ująć w kosztach w dacie poniesienia, lecz rozlicza się je poprzez comiesięczne odpisy amortyzacyjne. Przedsiębiorca ma prawo zastosować indywidualną stawkę amortyzacji do 10% rocznie, co pozwala na szybsze odzyskanie poniesionych nakładów.

Odpowiednie ujęcie takiej inwestycji w PKPiR jest kluczowe, aby uniknąć błędów księgowych i podatkowych. Dobrze prowadzona ewidencja gwarantuje bezpieczeństwo rozliczeń oraz pełną zgodność z przepisami ustawy o PIT.