Przedsiębiorcy w Polsce, poza codziennym zarządzaniem firmą, muszą również pamiętać o systematycznym wywiązywaniu się z obowiązków publicznoprawnych. Opłacanie podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne to fundament prawidłowego funkcjonowania firmy, ale także warunek uzyskania wielu form wsparcia finansowego. Chcesz wziąć udział w przetargu, uzyskać leasing, kredyt lub skorzystać z dotacji unijnej? Będziesz potrzebować zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach i składkach ZUS.
W artykule znajdziesz kompleksowe informacje o tym, jak złożyć wniosek, jakie dane należy podać i jakie są koszty wydania dokumentów. Dowiesz się również, dlaczego forma elektroniczna to dziś najwygodniejsze rozwiązanie.
Czym jest zaświadczenie o niezaleganiu?
Zaświadczenie o niezaleganiu to dokument urzędowy, który potwierdza, że dany podmiot – osoba fizyczna, przedsiębiorca lub firma – nie posiada zaległości wobec urzędu skarbowego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokument ten może być wymagany w wielu sytuacjach, m.in.:
- przy ubieganiu się o kredyt lub leasing,
- przy składaniu oferty w przetargach publicznych,
- podczas aplikowania o pomoc de minimis lub inne formy wsparcia publicznego,
- przy przekształceniach spółek lub zakładaniu nowych podmiotów gospodarczych.
Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu z urzędu skarbowego?
Formy składania wniosku
Wniosek o zaświadczenie z urzędu skarbowego można złożyć w dwóch formach:
- papierowej – osobiście w urzędzie lub pocztą tradycyjną,
- elektronicznej – za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy.
Kto może złożyć wniosek?
Wniosek mogą składać:
- osoby fizyczne i przedsiębiorcy we własnym imieniu,
- pełnomocnicy – na podstawie pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego (dołączanego do wniosku),
- przedstawiciele podmiotów prawnych (np. spółek).
Co powinien zawierać wniosek?
Wniosek musi zawierać:
- dane wnioskodawcy: imię i nazwisko/nazwę firmy, PESEL/NIP, adres zamieszkania/siedziby, telefon, e-mail,
- informację o pełnomocniku (jeśli dotyczy): dane osobowe i kontaktowe,
- cel wydania zaświadczenia: np. kredyt, przetarg, leasing, pomoc publiczna,
- treść wniosku: czy ma to być zaświadczenie o niezaleganiu, czy potwierdzenie zaległości wraz z ich szczegółami,
- sposób odbioru: osobiście, przez pełnomocnika, ePUAP lub pocztą tradycyjną.
Opłaty
- 21 zł – opłata za wydanie zaświadczenia (dotyczy formy papierowej),
- 0 zł – wniosek składany elektronicznie (brak opłaty),
- 17 zł – opłata skarbowa za złożenie wniosku przez pełnomocnika (pełnomocnictwo szczególne).
Wnioski elektroniczne trafiają automatycznie do właściwego urzędu skarbowego. Dokument elektroniczny można podpisać profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym (e-dowód).
Jak uzyskać zaświadczenie z ZUS?
Kto może wystąpić o zaświadczenie?
Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek mogą uzyskać wyłącznie płatnicy składek, czyli osoby lub firmy samodzielnie odprowadzające składki. Pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę nie mogą wnioskować o taki dokument, gdyż składki za nich płaci pracodawca.
Formy składania wniosku
- elektronicznie – przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS),
- pisemnie – osobiście w placówce ZUS lub pocztą.
Składki objęte zaświadczeniem
Zaświadczenie dotyczy opłacania składek na:
- ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
- Fundusz Pracy,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),
- Fundusz Emerytur Pomostowych.
Dane wymagane we wniosku
- NIP, REGON, PESEL,
- dane płatnika: imię, nazwisko, nazwa firmy,
- adres zamieszkania lub siedziby,
- ewentualnie numer telefonu kontaktowego,
- forma odbioru dokumentu (osobiście, przez pełnomocnika, pocztą, przez PUE ZUS).
Koszty
- Wniosek do ZUS jest bezpłatny.
- Nie ma także opłat za pełnomocnictwo przy składaniu wniosku drogą elektroniczną.
Czas oczekiwania i ważność zaświadczeń
Czas oczekiwania:
- Urząd skarbowy – od kilku minut (elektronicznie) do kilku dni (papierowo),
- ZUS – maksymalnie do 7 dni roboczych, zwykle szybciej przez PUE.
Na jaki dzień wydawane są zaświadczenia?
Zarówno ZUS, jak i urząd skarbowy wydają zaświadczenia na dzień ich wystawienia. Oznacza to, że każda zaległość powstała już kolejnego dnia po wydaniu dokumentu może unieważnić jego treść. Dlatego przedkładając zaświadczenie np. w banku czy urzędzie, warto pamiętać, że większość instytucji wymaga dokumentów ważnych maksymalnie 30 dni.
Dlaczego warto składać wniosek elektronicznie?
Składanie wniosków online to dziś nie tylko wygoda, ale także oszczędność czasu i pieniędzy. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z e-Urzędu Skarbowego i PUE ZUS, mogą:
- uniknąć opłat za papierowe wnioski,
- szybciej uzyskać dokumenty (często tego samego dnia),
- przechowywać dokumentację w formie cyfrowej,
- ograniczyć ryzyko błędów formalnych – system podpowiada wymagane dane.
Podsumowanie
Uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu w urzędzie skarbowym i ZUS to procedura stosunkowo prosta, ale wymaga zachowania staranności i znajomości wymogów formalnych. Zarówno podatnicy, jak i płatnicy składek mogą zaoszczędzić sporo czasu, korzystając z możliwości elektronicznego składania wniosków. Warto pamiętać, że tego typu dokumenty mają ograniczoną ważność, dlatego najlepiej składać wniosek dopiero wtedy, gdy jest on rzeczywiście potrzebny.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą – zarejestruj się w PUE ZUS i e-Urzędzie Skarbowym. To realne ułatwienie w codziennym funkcjonowaniu Twojej firmy.
