Cyfryzacja administracji publicznej w Polsce przez lata miała charakter połowiczny. Z jednej strony przedsiębiorcy byli zobowiązani do elektronicznego przesyłania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, z drugiej – prawo wciąż wymagało fizycznego przechowywania papierowych kopii tych samych formularzy. Ten paradoks wreszcie znika. Od 4 listopada 2025 roku płatnicy składek zostają zwolnieni z obowiązku archiwizowania papierowych kopii zgłoszeń do ZUS, o ile dokumenty zostały skutecznie wysłane drogą elektroniczną.
Zmiana ta jest efektem nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i stanowi jeden z najbardziej praktycznych przykładów deregulacji ostatnich lat. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się techniczna, w praktyce oznacza istotne uproszczenie codziennej pracy działów kadr, księgowości i biur rachunkowych.
W artykule wyjaśniamy, na czym dokładnie polega nowa regulacja, jakie dokumenty przestają być problemem archiwalnym, co zrobić z dotychczas zgromadzoną dokumentacją oraz jak przygotować firmę na funkcjonowanie w pełni cyfrowym modelu kontaktu z ZUS.
Dlaczego dotychczasowe przepisy były problematyczne?
Przez wiele lat obowiązujące regulacje nie uwzględniały realiów nowoczesnej administracji. Mimo że zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych były przesyłane elektronicznie – za pośrednictwem programu Płatnik lub Platformy Usług Elektronicznych ZUS – przedsiębiorca musiał:
- wydrukować formularz,
- uzyskać podpis osoby zgłaszanej,
- przechowywać dokument w formie papierowej przez okres 5 lat.
W praktyce oznaczało to dublowanie dokumentacji, generowanie kosztów oraz konieczność utrzymywania archiwów, które nie wnosiły żadnej realnej wartości dowodowej. Dane i tak znajdowały się w systemie ZUS, a papierowa kopia była jedynie zabezpieczeniem „na wszelki wypadek”.
Nowelizacja przepisów jest odpowiedzią na postulaty środowisk przedsiębiorców, księgowych oraz specjalistów HR, którzy od lat wskazywali na anachroniczność tego rozwiązania.
Co dokładnie zmieniło się w przepisach?
Podstawą zmian jest ustawa z 12 września 2025 roku nowelizująca ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych. Kluczowe znaczenie ma uchylenie przepisu, który nakładał na płatników składek obowiązek przechowywania papierowych kopii zgłoszeń przesyłanych elektronicznie.
Od momentu wejścia w życie nowelizacji – czyli od 4 listopada 2025 roku – system teleinformatyczny ZUS staje się jedynym i wystarczającym źródłem potwierdzenia faktu zgłoszenia ubezpieczonego. Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) oraz status dokumentu w PUE ZUS mają pełną moc dowodową.
Co istotne, zmiana dotyczy wyłącznie zgłoszeń wysyłanych elektronicznie. W praktyce jednak obejmuje zdecydowaną większość płatników składek, ponieważ forma elektroniczna jest obecnie standardem.
Jakich dokumentów nie trzeba już przechowywać w wersji papierowej?
Nowe regulacje obejmują konkretną grupę formularzy zgłoszeniowych. Od listopada 2025 roku przedsiębiorca nie ma obowiązku drukowania i archiwizowania papierowych kopii następujących dokumentów (o ile zostały wysłane elektronicznie):
- ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
- ZUS ZZA – zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego,
- ZUS ZCNA – zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,
- ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń,
- ZUS ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.
Wystarczającym potwierdzeniem dokonania zgłoszenia jest obecność dokumentu w systemie ZUS ze statusem „przetworzony” oraz posiadanie UPO.Czego nowelizacja nie obejmuje?
Warto wyraźnie podkreślić, że zniesienie obowiązku archiwizacji papierowych zgłoszeń do ZUS nie oznacza likwidacji dokumentacji pracowniczej.
Bez zmian pozostają przepisy Kodeksu pracy dotyczące akt osobowych. Nadal obowiązuje konieczność przechowywania m.in.:
- umów o pracę,
- świadectw pracy,
- dokumentów dotyczących czasu pracy i wynagrodzeń,
- oświadczeń pracowniczych i regulaminów.
Nowelizacja dotyczy wyłącznie relacji płatnik–ZUS i nie ingeruje w obowiązki pracodawcy wynikające z prawa pracy.
Co zrobić z dokumentami zgromadzonymi przed 4 listopada 2025 roku?
Jednym z najbardziej praktycznych elementów nowej regulacji jest jej wpływ na dokumenty z lat ubiegłych. Przedsiębiorcy nie muszą już przechowywać papierowych kopii zgłoszeń do ZUS, nawet jeśli zostały sporządzone przed wejściem w życie nowelizacji, a pięcioletni okres archiwizacji jeszcze nie upłynął.
Warunek jest jeden: dokumenty muszą być poprawnie zapisane w systemie ZUS.
Zanim firma zdecyduje się na fizyczne zniszczenie dokumentacji, warto:
- Zalogować się do PUE ZUS jako płatnik.
- Sprawdzić historię wysłanych dokumentów.
- Upewnić się, że zgłoszenia mają status „przetworzone”.
Dopiero po takiej weryfikacji papierowe formularze mogą zostać bezpiecznie zutylizowane.
Kontrola ZUS bez papierów – czy to bezpieczne?
Zniesienie obowiązku archiwizacji nie zwiększa ryzyka podczas kontroli. Inspektorzy ZUS opierają się na danych zgromadzonych w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS i mają do nich pełny dostęp.
Skoro ustawodawca formalnie uchylił obowiązek przechowywania papierowych kopii, organ kontrolny nie ma podstaw do żądania ich okazania. Brak wydruku nie może być uznany za naruszenie przepisów.
Z perspektywy pracodawcy warto jednak zachować dobrą praktykę informowania pracownika o dokonanym zgłoszeniu – np. poprzez przekazanie mu pliku PDF lub wiadomości e-mail. Takie potwierdzenie może okazać się pomocne w przypadku ewentualnych sporów.
Jak przygotować firmę na nowe zasady? Praktyczne wskazówki
Aby w pełni wykorzystać potencjał nowelizacji, warto wdrożyć kilka prostych działań organizacyjnych:
- zaktualizować procedury kadrowe i usunąć zapisy dotyczące obowiązkowego drukowania zgłoszeń,
- uporządkować archiwa i oddzielić zgłoszenia ZUS od dokumentacji pracowniczej,
- przeszkolić pracowników kadr i płac w zakresie obsługi PUE ZUS i archiwum cyfrowego,
- zadbać o regularną weryfikację dokumentów elektronicznych, aby mieć pewność, że dane w systemie są kompletne i aktualne.
Podsumowanie – mała zmiana, duże korzyści
Zniesienie obowiązku przechowywania papierowych kopii zgłoszeń do ZUS to przykład deregulacji, która realnie ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej. Mniej dokumentów, mniej kosztów, więcej porządku i większa zgodność z cyfrową rzeczywistością.
Dla przedsiębiorców oznacza to oszczędność czasu, przestrzeni i pieniędzy, a także prostsze procedury kontrolne. Jednocześnie odpowiedzialność za poprawność danych w systemie ZUS staje się jeszcze ważniejsza – to właśnie zapis elektroniczny jest dziś podstawowym i rozstrzygającym dowodem w zakresie ubezpieczeń społecznych.
Od listopada 2025 roku archiwum firmy może wreszcie przestać być papierowym ciężarem, a stać się w pełni cyfrowym zasobem
