Prawidłowe prowadzenie ewidencji faktur to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jednym z podstawowych wymogów jest zachowanie ciągłości numeracji dokumentów. W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, gdy w rejestrze pojawi się luka w numeracji faktur. Co wówczas zrobić, aby uniknąć problemów podczas kontroli?
Numeracja faktur – wymogi prawne
Zasady numerowania faktur reguluje art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Zgodnie z nim faktura musi zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub kilku serii, w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację dokumentu.
Oznacza to, że:
- faktury muszą być numerowane chronologicznie,
- każdy dokument powinien mieć indywidualny, niepowtarzalny numer,
- podatnik może sam określić system numeracji, np. przez serie oznaczające miesiące, kontrahentów lub rodzaje transakcji.
Co istotne, przepisy nie nakazują, aby numeracja rozpoczynała się od „1”. Ważne jest jedynie to, by była zachowana ciągłość i możliwość jednoznacznej identyfikacji.
Czy można zmienić numerację faktur w trakcie roku?
Tak. Podatnik ma prawo zmienić system numeracji w dowolnym momencie roku, np. wprowadzając nowe serie. Warunkiem jest zachowanie przejrzystości i brak ryzyka nadania dwóch faktur z tym samym numerem. Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach.
Luka w numeracji faktur – jakie rozwiązanie zastosować?
W praktyce najczęściej luka pojawia się w wyniku pomyłki lub nieświadomego przeskoczenia numeru przy wystawianiu dokumentu. Wielu podatników zastanawia się, czy w takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą.
Odpowiedź brzmi: nie. Fakturę korygującą wystawia się wyłącznie w sytuacjach wskazanych w art. 106j ustawy o VAT (np. zmiana ceny, rabat, pomyłka w kwocie podatku). Luka w numeracji nie mieści się w tym katalogu.
Najlepsze rozwiązanie
Przyjętą i akceptowaną praktyką jest sporządzenie oświadczenia wyjaśniającego przyczyny powstania luki. Dokument należy przechowywać razem z ewidencją podatkową.
Przykład:
Po wystawieniu faktury nr 2/2025 przedsiębiorca przez pomyłkę nadał kolejny numer 10/2025. W takiej sytuacji należy sporządzić oświadczenie wskazujące, że faktury nr 3–9/2025 nigdy nie zostały wystawione i nie funkcjonują w obrocie gospodarczym.
Luka w numeracji, a odliczenie podatku naliczonego
Warto podkreślić, że błąd w numeracji faktury popełniony przez sprzedawcę nie wpływa na prawo do odliczenia VAT przez nabywcę. Jeżeli dokument odzwierciedla rzeczywistą transakcję, kupujący może odliczyć podatek naliczony, nawet jeśli numeracja po stronie sprzedawcy nie jest ciągła.
Podsumowanie
Luka w numeracji faktur to problem, który może zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy. Najważniejsze jest jednak to, aby prawidłowo go udokumentować:
- nie wystawia się faktury korygującej,
- należy przygotować oświadczenie wyjaśniające przyczyny powstania luki,
- dokument przechowuje się w ewidencji księgowej.
Dzięki temu przedsiębiorca zabezpiecza się przed ewentualnymi wątpliwościami organów podatkowych i zachowuje przejrzystość swojej dokumentacji.
