Choć nagana z wpisem do akt osobowych nie jest w polskich zakładach pracy codziennością, pozostaje jedną z formalnych form dyscyplinowania pracowników przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy. W hierarchii kar porządkowych znajduje się obok upomnienia ustnego lub pisemnego oraz kary pieniężnej. Jej zastosowanie wiąże się jednak z określonymi procedurami i ścisłymi terminami – zlekceważenie tych reguł może sprawić, że kara zostanie uznana za nieważną.
Warto więc przyjrzeć się bliżej temu, czym jest nagana, w jakich sytuacjach może być nałożona, jak wygląda procedura jej wręczania oraz jakie prawa przysługują pracownikowi, który ją otrzymał.
Czym jest nagana dla pracownika?
Zgodnie z Kodeksem pracy, nagana to kara porządkowa nakładana w formie pisemnej. Można ją zastosować wyłącznie w razie naruszenia przez pracownika określonych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy lub regulaminu zakładu. Dotyczy to w szczególności:
- Nieprzestrzegania ustalonej organizacji i porządku pracy – np. odmawianie wykonania polecenia służbowego, opuszczanie stanowiska bez zgody przełożonego, spóźnianie się lub wcześniejsze wychodzenie.
- Łamania przepisów BHP – ignorowanie obowiązkowych szkoleń, zaniedbanie maszyn lub narzędzi, brak stosowania środków ochrony osobistej.
- Naruszenia przepisów przeciwpożarowych – np. palenie w miejscach objętych zakazem, niewłaściwe przechowywanie materiałów łatwopalnych.
- Nieprzestrzegania zasad potwierdzania obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności – w tym nieusprawiedliwione nieobecności lub fałszowanie listy obecności.
W praktyce nagana jest stosowana zarówno w przypadku jednorazowych, poważniejszych przewinień, jak i powtarzających się drobnych naruszeń.
Terminy na nałożenie nagany – klucz do skuteczności kary
Kodeks pracy w art. 109 określa dwa limity czasowe:
- 14 dni od momentu, w którym osoba uprawniona dowiedziała się o naruszeniu obowiązków.
- 3 miesiące od samego zdarzenia.
Co ważne – oba te terminy muszą być spełnione jednocześnie. Jeśli pracodawca przekroczy choć jeden z nich, kara staje się nieważna.
Problem w praktyce pojawia się wtedy, gdy trudno ustalić, kiedy dokładnie przełożony „dowiedział się” o przewinieniu. Prawo nie precyzuje, czy chodzi o bezpośredniego przełożonego, czy np. dział kadr. Przyjmuje się jednak, że bieg terminu zaczyna się w chwili, gdy jakakolwiek osoba uprawniona do nakładania kar (np. dyrektor personalny) uzyska informację o zdarzeniu.
Obowiązek wysłuchania pracownika
Przed wręczeniem nagany pracodawca ma obowiązek zapoznać się z wyjaśnieniami pracownika. Jeśli pracownik jest nieobecny (np. przebywa na zwolnieniu lekarskim), bieg 14-dniowego terminu zostaje wstrzymany do jego powrotu. Dobrą praktyką jest sporządzenie notatki służbowej z takiej rozmowy i zapewnienie obecności świadka.
Forma i treść nagany
Aby nagana była ważna, musi mieć formę pisemną i zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach – jeden trafia do pracownika, drugi do części D akt osobowych. Dokument powinien zawierać:
- szczegółowy opis przewinienia i jego okoliczności,
- datę zdarzenia,
- informację o możliwości wniesienia sprzeciwu i terminie jego złożenia.
Po roku nienagannej pracy nagana ulega zatarciu, a dokument powinien zostać usunięty z akt.
Sprzeciw i odwołanie od nagany
Pracownik, który nie zgadza się z karą, może w ciągu 7 dni od jej otrzymania wnieść sprzeciw. Pracodawca ma 14 dni na jego rozpatrzenie i musi udzielić pisemnej odpowiedzi – brak odpowiedzi w tym terminie oznacza, że kara jest traktowana jako niebyła.
Jeżeli w zakładzie działa związek zawodowy, pracodawca przed decyzją o odrzuceniu sprzeciwu powinien skonsultować się z organizacją związkową reprezentującą pracownika. Opinia związku nie jest wiążąca, ale jej brak może być później argumentem w sądzie pracy.
Droga sądowa
W przypadku odrzucenia sprzeciwu pracownik może skierować sprawę do sądu pracy. Warto pamiętać, że sąd bada m.in.:
- czy kara była proporcjonalna,
- czy procedura została dochowana,
- czy inni pracownicy za podobne przewinienia byli traktowani w taki sam sposób.
Pracodawca nie może za to samo naruszenie ukarać pracownika dwukrotnie – jeśli udzielono nagany, nie można dodatkowo obniżyć premii czy nałożyć kary pieniężnej.
Dlaczego warto stosować naganę rozważnie?
Choć nagana jest legalnym narzędziem dyscyplinującym, jej nadużywanie może prowadzić do konfliktów, utraty zaufania w zespole i sporów sądowych. W wielu przypadkach lepszym rozwiązaniem jest wcześniejsza rozmowa, mediacja czy szkolenie przypominające zasady pracy.
Z drugiej strony – dla pracodawcy nagana może być ważnym sygnałem, że zachowanie pracownika wymaga natychmiastowej zmiany. Wpis do akt to formalny dowód, który w przypadku dalszych naruszeń może stanowić element uzasadnienia wypowiedzenia umowy.
Podsumowanie
Nagana to narzędzie, które powinno być stosowane zgodnie z procedurą i wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Pracodawca musi pamiętać o terminach, formie i obowiązku wysłuchania pracownika, a ten – o możliwości odwołania się od kary. Dobrze przeprowadzony proces nie tylko zabezpiecza interesy obu stron, ale też pomaga utrzymać w firmie jasne zasady odpowiedzialności i porządku.
