Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wywołuje wśród przedsiębiorców wiele pytań praktycznych, zwłaszcza w zakresie prawidłowego wystawiania dokumentów sprzedażowych. Jednym z częściej pojawiających się wątpliwości jest kwestia numeracji faktur w sytuacji, gdy podatnik decyduje się na rozpoczęcie korzystania z KSeF w trakcie roku podatkowego. Czy automatyczne nadawanie numeru przez system oznacza konieczność zmiany dotychczasowej numeracji? A może oba systemy numerów mogą funkcjonować równolegle?
Aby odpowiedzieć na te pytania, warto przyjrzeć się zarówno przepisom ustawy o VAT, jak i regulacjom oraz wyjaśnieniom dotyczącym funkcjonowania KSeF.
Obowiązkowe elementy faktury a numer kolejny – podstawy prawne
Punktem wyjścia do rozważań dotyczących numeracji faktur jest art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem każda faktura powinna zawierać kolejny numer, nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny pozwala zidentyfikować dokument.
Numer faktury jest zatem elementem obligatoryjnym i nie może zostać pominięty. Co istotne, ustawodawca nie narzuca podatnikom jednego, sztywnego schematu numerowania. Kluczowe są dwa warunki:
- zachowanie ciągłości numeracji,
- możliwość jednoznacznej identyfikacji faktury.
Sposób realizacji tych zasad – w tym wybór formatu numeru, liczby serii czy oznaczeń – pozostaje w gestii podatnika.
Znaczenie pojęcia „kolejny numer” w świetle interpretacji podatkowych
Choć ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „kolejny”, pomocne w tym zakresie są interpretacje organów podatkowych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 7 lutego 2023 r. wskazał, że termin ten należy rozumieć zgodnie z jego znaczeniem językowym – jako następujący po sobie, jeden po drugim, w porządku chronologicznym.
Oznacza to, że:
- każda kolejna faktura powinna otrzymać numer wyższy od poprzedniego,
- pomiędzy numerami nie powinny występować luki,
- numeracja powinna obejmować wszystkie dokumenty mające status faktur.
Ciągłość numerowania pełni istotną funkcję ewidencyjną i kontrolną, dlatego jej zachowanie jest tak ważne z perspektywy przepisów podatkowych.
KSeF – dobrowolność i moment rozpoczęcia stosowania
Obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma charakter dobrowolny i – co istotne – podatnik może rozpocząć jego stosowanie w dowolnym momencie roku podatkowego. Nie istnieje wymóg, aby przejście na e-faktury następowało wyłącznie od początku roku.
Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT:
- faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF,
- za moment jej otrzymania uznaje się dzień nadania przez system numeru identyfikującego.
Sam proces wystawiania i odbioru e-faktur odbywa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KSeF, zgodnie z określonym wzorem dokumentu elektronicznego.
Numer identyfikujący KSeF – czym różni się od numeru faktury?
Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący, generowany automatycznie przez system. Numer ten:
- służy identyfikacji faktury wyłącznie w ramach KSeF,
- jest zwracany podatnikowi w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO),
- jest niepowtarzalny i przypisany do konkretnego dokumentu.
Kluczowe jest jednak to, że numer KSeF nie zastępuje numeru faktury, który podatnik nadaje samodzielnie zgodnie z art. 106e ustawy o VAT.
Ministerstwo Finansów jednoznacznie podkreśla, że:
- numer KSeF pełni funkcję techniczną i systemową,
- numer faktury nadany przez podatnika pozostaje elementem obowiązkowym dokumentu,
- oba numery funkcjonują równolegle i mają odmienne znaczenie.
Przechowywanie numeru KSeF i jego znaczenie praktyczne
W przypadku sprzedawcy numer KSeF powinien być przechowywany, ponieważ jest on niezbędny m.in. przy wystawianiu faktur korygujących. Dla nabywcy nie istnieje formalny obowiązek archiwizacji tego numeru, jednak w praktyce jest to rekomendowane – stanowi bowiem dowód, że faktura została skutecznie wystawiona i przyjęta przez system.
Jednocześnie przepisy nie nakładają na podatników dodatkowych obowiązków raportowych związanych z numerami KSeF.
Dostęp do faktur w KSeF a podwójna identyfikacja
Rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące korzystania z KSeF wyraźnie rozróżnia:
- numer identyfikujący fakturę w KSeF,
- numer faktury nadany przez podatnika.
Dostęp do e-faktury możliwy jest m.in. poprzez podanie obu tych numerów, a także danych nabywcy i kwoty należności ogółem. Potwierdza to, że ustawodawca traktuje te oznaczenia jako odrębne, choć komplementarne elementy identyfikacyjne.
Czy rozpoczęcie korzystania z KSeF wymaga zmiany numeracji faktur?
Najważniejszy wniosek dla przedsiębiorców jest jednoznaczny:
rozpoczęcie korzystania z KSeF w trakcie roku podatkowego nie powoduje konieczności zmiany dotychczas stosowanej numeracji faktur.
Podatnik może:
- kontynuować przyjętą wcześniej serię i schemat numerowania,
- zachować ciągłość numeracji zgodnie z zasadami ustawy o VAT,
- jednocześnie korzystać z numerów identyfikujących nadawanych przez KSeF.
Numer KSeF nie ingeruje w wewnętrzny system ewidencyjny podatnika i nie narusza obowiązku nadawania fakturom kolejnych numerów.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur wprowadza nowy, techniczny sposób identyfikacji dokumentów sprzedażowych, jednak nie zmienia fundamentalnych zasad dotyczących numeracji faktur wynikających z ustawy o VAT. Numer nadawany przez KSeF pełni wyłącznie rolę systemową i nie zastępuje numeru faktury, który nadal musi być nadawany przez podatnika w sposób ciągły i chronologiczny.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą bez obaw wdrażać KSeF nawet w trakcie roku podatkowego, bez konieczności reorganizacji dotychczasowych procedur księgowych w zakresie numeracji dokumentów. System KSeF funkcjonuje obok obowiązujących reguł, a nie w miejsce tych zasad, zapewniając jednocześnie dodatkowy poziom identyfikacji i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.
