Halloween to czas duchów, strachów i niespodzianek, ale dla przedsiębiorców prawdziwe koszmary potrafią czaić się nie w ciemnych zaułkach, a w rozliczeniach podatkowych.
Nieprawidłowo wystawiona faktura, spóźnione JPK czy błędny VAT potrafią przysporzyć problemów nawet najbardziej doświadczonym właścicielom firm.
Zobacz, jakie „podatkowe strachy” najczęściej nawiedzają przedsiębiorców i jak skutecznie się przed nimi bronić.
1. Widmo błędnej faktury VAT
Z pozoru drobny błąd — niepoprawny numer NIP, zły adres czy niewłaściwa stawka VAT — może przysporzyć firmie poważnych problemów.
Urząd skarbowy nie zna litości, a korekta faktury po terminie może oznaczać utratę prawa do odliczenia podatku.
Jak się chronić:
- Weryfikuj kontrahenta na Białej Liście VAT przed wystawieniem faktury.
- Korzystaj z systemów księgowych, które automatycznie wykrywają błędy.
- Wprowadź w firmie zasadę podwójnej weryfikacji dokumentów księgowych.
2. Klątwa spóźnionych rozliczeń
Spóźnienie z deklaracją VAT lub plikiem JPK_V7 to jeden z najczęstszych błędów wśród przedsiębiorców. Niestety, nawet jednorazowe opóźnienie może skutkować mandatem lub wezwaniem z urzędu.
Jak się zabezpieczyć:
- Ustal stały harmonogram księgowy i system przypomnień o terminach.
- Zlecaj wysyłkę deklaracji do biura rachunkowego z odpowiednim wyprzedzeniem.
- Unikaj działań „na ostatnią chwilę” – to najprostszy sposób, by uniknąć niepotrzebnego stresu.
3. Strach przed kontrolą skarbową
Dla wielu przedsiębiorców zapowiedź kontroli z urzędu skarbowego to prawdziwy koszmar.
Najczęstsze przyczyny wezwań to niejasne transakcje, brak ciągłości numeracji faktur lub rozbieżności między plikiem JPK a deklaracją VAT.
Jak się przygotować:
- Przechowuj faktury w sposób uporządkowany i dostępny elektronicznie.
- Regularnie analizuj rozliczenia VAT pod kątem spójności.
- Korzystaj z pomocy biura rachunkowego, które monitoruje ryzyka podatkowe.
4. Błąd w split payment
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) miał chronić przed oszustwami VAT, ale jego błędne stosowanie często rodzi dodatkowe problemy.
Przelew na niewłaściwy rachunek, niepoprawna kwota VAT czy brak oznaczenia w JPK to najczęstsze błędy, które mogą mieć kosztowne konsekwencje.
Jak uniknąć błędów:
- Sprawdzaj rachunek kontrahenta w systemie MPP.
- Ustal w firmie jasne procedury dotyczące płatności podzielonych.
- Zwracaj uwagę na obowiązek stosowania MPP w branżach objętych załącznikiem nr 15 ustawy o VAT.
5. Utrata prawa do odliczenia VAT
Niektórzy przedsiębiorcy nieświadomie tracą prawo do odliczenia VAT, ponieważ nie złożyli deklaracji w terminie lub otrzymali fakturę po upływie dopuszczalnego okresu.
To cichy, ale bardzo kosztowny błąd – szczególnie przy dużych zakupach inwestycyjnych.
Jak tego uniknąć:
- Wprowadzaj faktury do systemu księgowego na bieżąco.
- Regularnie kontroluj saldo VAT naliczonego i należnego.
- Współpracuj z biurem rachunkowym, które monitoruje terminy i limity odliczeń.
6. Porządki na koniec roku
Październik to doskonały moment, by uporządkować księgowość i przygotować się na koniec roku podatkowego.
Warto przejrzeć dokumentację, zaktualizować dane kontrahentów i upewnić się, że wszystkie faktury zostały prawidłowo zaksięgowane.
To także dobry moment, by skonsultować się z doradcą podatkowym i przygotować firmę na zmiany w przepisach VAT, które wejdą w życie w 2026 roku.
