Praca zdalna na stałe wpisała się w realia polskiego rynku pracy. Choć początkowo była rozwiązaniem tymczasowym, wymuszonym przez pandemię COVID-19, dziś stanowi pełnoprawną i powszechnie stosowaną formę organizacji pracy. Ustawodawca, odpowiadając na potrzeby zarówno pracowników, jak i pracodawców, zdecydował się na trwałe uregulowanie tej kwestii w Kodeksie pracy. Jakie zasady obowiązują w 2026 roku? Kiedy mamy do czynienia z pracą zdalną, a jakie obowiązki spoczywają na stronach stosunku pracy?
Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie aktualnych przepisów.
Praca zdalna – od regulacji tymczasowych do Kodeksu pracy
Przez długi czas podstawą prawną wykonywania pracy zdalnej był przepis szczególny wprowadzony w związku z pandemią – art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. dotyczącej przeciwdziałania COVID-19. Regulacja ta miała charakter wyłącznie przejściowy i mogła być stosowana jedynie w okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego oraz przez trzy miesiące po ich odwołaniu.
Doświadczenia z tamtego okresu jednoznacznie pokazały jednak, że praca zdalna spełnia oczekiwania ogromnej części pracowników. Wielu z nich deklarowało chęć kontynuowania takiej formy pracy – w pełnym wymiarze lub w modelu hybrydowym. Również pracodawcy dostrzegli liczne korzyści, takie jak obniżenie kosztów czy większa elastyczność organizacyjna.
W odpowiedzi na te potrzeby wprowadzono trwałe przepisy do Kodeksu pracy, które zaczęły obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r. i w 2026 roku stanowią podstawę prawną pracy zdalnej w Polsce.
Definicja pracy zdalnej według Kodeksu pracy
Kodeks pracy wprowadza jednoznaczną definicję pracy zdalnej. Jest to wykonywanie pracy – całkowicie lub częściowo – w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Najczęściej będzie to miejsce zamieszkania pracownika, jednak przepisy nie ograniczają się wyłącznie do tej lokalizacji. Kluczowe jest wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Praca zdalna może przyjmować różne formy:
- pełną – gdy całość obowiązków wykonywana jest poza siedzibą pracodawcy,
- częściową (hybrydową) – gdy pracownik łączy pracę stacjonarną z wykonywaną zdalnie.
Istotnym elementem definicji jest uzgodnienie miejsca pracy. Jeżeli to pracodawca jednostronnie narzuca lokalizację wykonywania obowiązków, nie mamy do czynienia z pracą zdalną w rozumieniu Kodeksu pracy.
Uzgodnienie pracy zdalnej między stronami
Podjęcie pracy zdalnej wymaga porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Może ono nastąpić:
- już na etapie zawierania umowy o pracę,
- albo w trakcie trwania zatrudnienia.
W drugim przypadku inicjatywa może wyjść od każdej ze stron. Co istotne, wniosek pracownika może zostać złożony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, co stanowi odstępstwo od ogólnej zasady pisemnej zmiany warunków umowy o pracę.
Uzgodnienie powinno określać co najmniej:
- fakt wykonywania pracy zdalnej,
- jej zakres (całkowity lub częściowy),
- miejsce wykonywania pracy,
- inne istotne warunki, o ile są zgodne z przepisami prawa pracy.
Żadna ze stron nie może jednostronnie narzucić drugiej warunków pracy zdalnej.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy – kiedy jest możliwa?
Choć zasadą jest porozumienie stron, przepisy dopuszczają również możliwość wydania polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę. Jest to jednak rozwiązanie wyjątkowe i możliwe wyłącznie w określonych sytuacjach, takich jak:
- obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, epidemii lub zagrożenia epidemicznego (oraz trzy miesiące po ich zakończeniu),
- czasowa niemożność zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu działania siły wyższej, np. klęski żywiołowej.
Warunkiem skuteczności takiego polecenia jest wcześniejsze złożenie przez pracownika oświadczenia, że dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi i technicznymi do pracy zdalnej.
Polecenie może zostać cofnięte w dowolnym momencie, z zachowaniem co najmniej jednodniowego uprzedzenia.
Wniosek pracownika o pracę zdalną – kiedy jest wiążący?
Niektóre grupy pracowników korzystają ze szczególnej ochrony. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić ich wniosek o pracę zdalną, o ile charakter pracy na to pozwala. Dotyczy to m.in.:
- pracownic w ciąży,
- rodziców dzieci do 4. roku życia,
- rodziców i opiekunów dzieci z niepełnosprawnościami lub wymagających szczególnej opieki,
- osób sprawujących opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny.
Odmowa jest dopuszczalna jedynie wtedy, gdy wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względów organizacyjnych lub ze względu na charakter stanowiska. W takim przypadku pracodawca musi przedstawić uzasadnienie na piśmie w terminie 7 dni roboczych.
Regulamin i porozumienie – zasady organizacji pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w:
- porozumieniu ze związkami zawodowymi albo
- regulaminie pracy zdalnej, ustalonym po konsultacjach z przedstawicielami pracowników.
Dokumenty te powinny szczegółowo regulować m.in.:
- grupy stanowisk objętych pracą zdalną,
- zasady zwrotu kosztów i wypłaty ekwiwalentu,
- sposób komunikacji i kontroli pracy,
- kwestie BHP oraz ochrony danych osobowych,
- zasady użytkowania sprzętu służbowego.
W wyjątkowych sytuacjach praca zdalna może być wykonywana również bez regulaminu – wówczas jej zasady określa się indywidualnie z pracownikiem.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
Wprowadzenie pracy zdalnej wiąże się z dodatkowymi obowiązkami po stronie pracodawcy. Należą do nich m.in.:
- zapewnienie niezbędnych narzędzi i materiałów,
- pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych,
- zapewnienie wsparcia technicznego i szkoleń,
- wdrożenie procedur ochrony danych osobowych.
Obowiązki te mogą zostać spełnione poprzez wypłatę ryczałtu lub ekwiwalentu pieniężnego. Co ważne, zwroty kosztów związanych z pracą zdalną nie stanowią przychodu pracownika – są więc zwolnione z podatku i składek ZUS.
Kontrola, BHP i wypadki przy pracy zdalnej
Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, w tym:
- przestrzeganie zasad ochrony danych,
- warunki bezpieczeństwa i higieny pracy.
Kontrola musi odbywać się w godzinach pracy i po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem, z poszanowaniem jego prywatności.
Nie wszystkie rodzaje prac mogą być wykonywane zdalnie. Wyłączone są m.in. prace szczególnie niebezpieczne, związane z substancjami szkodliwymi czy powodujące intensywne zabrudzenia.
Przepisy dotyczące wypadków przy pracy mają zastosowanie również do pracy zdalnej, a ich ocena wymaga oględzin miejsca zdarzenia.
Okazjonalna praca zdalna – elastyczne rozwiązanie
Nowością jest instytucja okazjonalnej pracy zdalnej, z której pracownik może skorzystać do 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku:
- inicjatywa zawsze należy do pracownika,
- nie ma obowiązku regulowania zasad w regulaminie,
- pracodawca nie ponosi kosztów pracy zdalnej.
Rozwiązanie to ma charakter doraźny i zapewnia większą elastyczność w nagłych sytuacjach życiowych.
Podsumowanie
Przepisy dotyczące pracy zdalnej w Kodeksie pracy są rozbudowane i szczegółowe. Z jednej strony zwiększają ochronę pracowników, z drugiej – nakładają na pracodawców szereg obowiązków organizacyjnych i finansowych. Czy przyczynią się do dalszego upowszechnienia pracy zdalnej? Odpowiedź na to pytanie przyniesie praktyka, jednak jedno jest pewne – praca zdalna stała się trwałym elementem polskiego prawa pracy.
