Remanent, znany również jako spis z natury lub inwentaryzacja, to obowiązek, którego musi dopełnić wielu właścicieli firm. Choć bywa postrzegany jako uciążliwa formalność, pełni ważną rolę w prawidłowym rozliczeniu firmy i ustaleniu rocznego dochodu. W artykule wyjaśniamy, kto musi przygotować spis z natury, kiedy należy to zrobić, jak prawidłowo wycenić towary – również te częściowo zużyte – oraz dlaczego remanent ma tak duże znaczenie dla podatków i finansów przedsiębiorstwa.

Czym jest spis z natury?

Spis z natury to fizyczne ustalenie rzeczywistego stanu posiadania towarów, materiałów i innych składników majątku obrotowego przedsiębiorstwa. Obejmuje więc nie tylko przeliczenie towaru, lecz także ocenę jego jakości, stanu technicznego, przydatności i aktualnej wartości.

Obowiązek przeprowadzenia remanentu wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Wynik spisu – w formie wartościowej – musi zostać wpisany do KPiR.

Co ważne, przedsiębiorca może wpisać remanent jako jedną łączną wartość, pod warunkiem, że posiada szczegółowe zestawienie poszczególnych pozycji przygotowane na podstawie faktycznego spisu.

Kto musi wykonać remanent?

Do przeprowadzania spisu z natury zobowiązani są przedsiębiorcy, którzy:

• prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów,
• rozliczają się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

A co z ryczałtowcami?

Obowiązek remanentu dla ryczałtu został zniesiony w 2018 r. Wyjątek stanowi likwidacja działalności, podczas której konieczne jest sporządzenie spisu.

Kiedy trzeba sporządzić spis z natury?

Przepisy przewidują pięć sytuacji, w których remanent jest obowiązkowy:

• na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
• na koniec roku podatkowego,
• 1 stycznia – chyba że przedsiębiorca sporządził spis 31 grudnia (wtedy może przepisać wartość),
• w przypadku zmiany wspólników lub proporcji udziałów,
• na dzień likwidacji działalności.

Co w przypadku wyniku zerowego?

Spis należy wykonać zawsze, nawet jeśli w firmie nie ma jeszcze żadnych towarów ani materiałów. Dotyczy to również remanentu początkowego przy rozpoczynaniu działalności.

Co obejmuje spis z natury?

W remanencie ujmuje się m.in.:

• towary handlowe,
• materiały podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe,
• braki i odpady.

Uwaga: Na koniec roku nie spisujemy środków trwałych (np. samochodów czy komputerów) ani wyposażenia. Pojawiają się one w spisie jedynie przy likwidacji działalności.

Jak powinien wyglądać poprawnie sporządzony remanent?

Poprawnie przygotowany spis z natury musi zawierać m.in.:

• imię i nazwisko właściciela oraz nazwę firmy,
• datę sporządzenia remanentu,
• kolejne numery pozycji,
• dokładne określenie towaru (nazwa, jednostka miary),
• ilość faktycznie stwierdzoną,
• cenę jednostkową,
• wartość pozycji,
• łączną wartość remanentu,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”,
• podpisy osób sporządzających i właściciela.

Staranność jest kluczowa, ponieważ wynik remanentu wpływa bezpośrednio na dochód i wysokość podatku.

Jak wycenić towary i materiały?

Przedsiębiorca ma 14 dni od zakończenia spisu na dokonanie wyceny.

Zasady wyceny:

• towary i materiały wycenia się według ceny zakupu (po rabatach),
• jeśli cena rynkowa jest niższa – stosujemy cenę rynkową,
• towary uszkodzone lub niepełnowartościowe wyceniamy według rzeczywistej, niższej wartości,
• odpady użytkowe wycenia się na podstawie ich przydatności do dalszego użytkowania,
• wyroby gotowe z własnej produkcji – według kosztów wytworzenia.

A co z materiałami częściowo zużytymi?

To częsty problem m.in. w salonach kosmetycznych, fryzjerskich czy zakładach produkcyjnych. Organy skarbowe rozstrzygnęły tę kwestię jednoznacznie:

➡️ Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 26.10.2012 r. (ITPB1/415-870/HD), materiały częściowo zużyte należy wyceniać tak, jak gdyby były pełne.

Oznacza to, że jeśli np. zostało 20% kremu w opakowaniu – i tak w remanencie wykazujemy wartość całego opakowania.

Wpływ remanentu na wysokość podatku

Wartość remanentu bezpośrednio wpływa na dochód firmy.

• Wysoki remanent końcowy = wyższy dochód = wyższy podatek.
• Niski remanent końcowy = niższy dochód = niższy podatek.

Dlatego wiele firm organizuje wyprzedaże końcoworoczne – to nie tylko strategia marketingowa, ale i narzędzie optymalizacji podatkowej.

Dlaczego spis z natury jest tak ważny?

Rzetelnie przeprowadzony remanent:

• ujawnia błędy w ewidencjonowaniu towarów,
• pozwala wykryć braki, straty lub nadużycia,
• identyfikuje towary niepełnowartościowe lub przeterminowane,
• pomaga ocenić zmiany wartości produktów,
• umożliwia prawidłowe ustalenie dochodu i wysokości podatku PIT.

Dodatkowo jest to moment na uporządkowanie magazynu i aktualizację danych księgowych – co przekłada się na lepszą kontrolę nad finansami i płynnością firmy.

Podsumowanie

Spis z natury to obowiązek, którego nie warto odkładać na ostatnią chwilę. Odpowiednio przeprowadzony pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach, stanowi podstawę do prawidłowego ustalenia dochodu oraz chroni przedsiębiorcę przed niepotrzebnymi sporami z organami skarbowymi. Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu remanentu lub prowadzeniu KPiR – nasze biuro rachunkowe służy pomocą na każdym etapie.