W działalności gospodarczej, szczególnie tej skierowanej do klientów indywidualnych, często pojawia się pojęcie sprzedaży bezrachunkowej. Choć nie każda transakcja musi być potwierdzona paragonem czy fakturą, nie oznacza to, że przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku jej ewidencjonowania. Właściwe dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej to nie tylko wymóg formalny, ale także istotny element zachowania zgodności z przepisami podatkowymi – zarówno dla podatników VAT, jak i tych zwolnionych z VAT. Poniżej przedstawiamy kompleksowy przewodnik, który pomoże Ci uporządkować proces dokumentowania tego rodzaju sprzedaży.
Czym jest sprzedaż bezrachunkowa?
Sprzedaż bezrachunkowa to sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, która nie jest udokumentowana paragonem fiskalnym ani fakturą. Dotyczy to sytuacji, w których przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej – np. ze względu na niski obrót lub charakter prowadzonej działalności.
Jednak brak obowiązku stosowania kasy nie oznacza braku obowiązku dokumentowania sprzedaży. W tym przypadku konieczne jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji, która umożliwi prawidłowe rozliczenie przychodów.
Sprzedaż bezrachunkowa a zwolnienie z VAT
Dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT (na podstawie art. 113 ustawy o VAT lub zwolnień przedmiotowych) sprzedaż bezrachunkowa powinna być dokumentowana w jeden z dwóch sposobów:
1. Codzienne dowody wewnętrzne
Najbardziej szczegółowa forma ewidencjonowania. Przedsiębiorca codziennie wystawia dowód wewnętrzny, w którym zapisuje wartość sprzedaży z danego dnia. Taki dokument powinien być sporządzony najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w kolejnym dniu roboczym. Jest to szczególnie ważne w przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości.
2. Miesięczne ujęcie w księdze przychodów i rozchodów
Przedsiębiorcy, którzy korzystają z usług biura rachunkowego, mogą dokumentować sprzedaż zbiorczo – raz na miesiąc. W takim przypadku zapisu należy dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja. Ten sposób ewidencjonowania jest dopuszczalny pod warunkiem, że księga przychodów i rozchodów znajduje się w biurze rachunkowym, a nie w miejscu prowadzenia działalności.
Dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej przez czynnych podatników VAT
Podatnicy VAT również mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeśli spełniają określone warunki (np. limit 20 000 zł obrotu rocznego lub określone typy sprzedaży). Jednak nawet w takiej sytuacji mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej i dodatkowego jej oznaczenia w pliku JPK_V7.
Oznaczenie „WEW” w JPK_V7
Od momentu wprowadzenia pliku JPK_V7 obowiązuje oznaczenie „WEW” (wewnętrzny dokument), które należy stosować w przypadku sprzedaży bezrachunkowej. Oznaczenie to stosuje się wyłącznie w części ewidencyjnej pliku, co oznacza, że nie dotyczy ono części deklaracyjnej.
Przy prowadzeniu ewidencji VAT czynny podatnik powinien również:
- uwzględniać odpowiednie stawki podatku VAT (jeśli sprzedaż objęta jest różnymi stawkami),
- jasno rozdzielić wartości netto i VAT,
- stosować podsumowanie dla każdego dnia lub miesiąca – w zależności od przyjętej metody.
Sprzedaż wysyłkowa a dokumentacja sprzedaży bezrachunkowej
W dobie e-commerce wielu przedsiębiorców realizuje sprzedaż za pośrednictwem internetu. W przypadku gdy przychody z takiej sprzedaży wpływają na rachunek bankowy, dokumentem potwierdzającym sprzedaż może być wyciąg bankowy.
Aby jednak móc go uznać za podstawę ewidencji, musi on jednoznacznie wskazywać:
- datę transakcji,
- nadawcę przelewu (czyli kupującego),
- tytuł przelewu (np. numer zamówienia).
Jeżeli nie można przypisać wpływu do konkretnej transakcji, należy prowadzić dzienną ewidencję sprzedaży, analogicznie jak w sprzedaży stacjonarnej. W takim przypadku suma dzienna powinna być ujęta w rejestrze sprzedaży VAT z oznaczeniem „WEW”.
Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?
Ewidencja musi być prowadzona w sposób uporządkowany i systematyczny. Powinna zawierać następujące elementy:
- numer porządkowy – dla każdej pozycji w ewidencji,
- data dokonania sprzedaży,
- dane nabywcy (jeśli są dostępne – w przypadku transakcji bezidentyfikacyjnych można użyć ogólnych określeń),
- kwota brutto sprzedaży,
- stawki VAT – dla czynnych podatników VAT,
- podsumowanie dzienne lub miesięczne – w zależności od przyjętej metody,
- informacja o metodzie dokumentowania (np. dowód wewnętrzny, wyciąg bankowy).
Dodatkowo:
- Ewidencja powinna być zbrośniowana i ponumerowana (karty muszą mieć kolejne numery),
- Nie ma obowiązku jej zgłaszania do urzędu skarbowego, ale musi być dostępna w razie kontroli.
Łączenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej z ewidencją uproszczoną VAT
Choć nie jest to obowiązkowe, możliwe jest połączenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej z tzw. ewidencją uproszczoną VAT, w której przedsiębiorca rejestruje narastającą sprzedaż od początku roku. Takie rozwiązanie ułatwia kontrolę limitu zwolnienia z VAT (obecnie 200 000 zł rocznie), co może być szczególnie przydatne przy dynamicznie rozwijającej się działalności.
Podsumowanie
Sprzedaż bezrachunkowa, choć wydaje się mniej sformalizowana niż transakcje dokumentowane paragonem czy fakturą, wymaga starannego ewidencjonowania. Zarówno przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, jak i czynni podatnicy, muszą prowadzić odpowiednią dokumentację, której forma zależy od rodzaju prowadzonej działalności, sposobu sprzedaży i przyjętej metody księgowania.
Właściwie prowadzona ewidencja nie tylko chroni przed sankcjami podatkowymi, ale także ułatwia analizę finansową firmy, śledzenie obrotów i przygotowanie się do ewentualnego przekroczenia progów podatkowych.
