Przełom roku kalendarzowego to czas, który w działach kadr i płac często rodzi dodatkowe wątpliwości. Jednym z najczęściej pojawiających się problemów jest prawidłowe rozliczenie świadczeń chorobowych, zwłaszcza gdy zwolnienie lekarskie obejmuje zarówno grudzień, jak i styczeń. Kto w takiej sytuacji wypłaca świadczenie – pracodawca czy ZUS? I czy w nowym roku naliczany jest nowy limit dni choroby? Wyjaśniamy najważniejsze zasady.
Wynagrodzenie chorobowe, a zasiłek – podstawowe zasady
Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas choroby, jednak tylko przez określony limit dni w roku kalendarzowym:
- 33 dni – w przypadku pracowników, którzy nie ukończyli 50. roku życia,
- 14 dni – w przypadku pracowników po 50. roku życia (limit obowiązuje od roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat).
Wynagrodzenie chorobowe za ten okres jest finansowane ze środków pracodawcy. Po przekroczeniu wskazanych limitów pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego, który wypłacany jest z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Kto wypłaca zasiłek chorobowy w 2025 roku?
Zgodnie z przepisami ustawy zasiłkowej, w 2025 roku do wypłaty zasiłków chorobowych są uprawnieni ci płatnicy składek, którzy na dzień 30 listopada 2024 r. zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych.
Jeżeli na ten dzień płatnik nie zgłaszał żadnej osoby do ubezpieczenia chorobowego, decydujące znaczenie ma pierwszy miesiąc, w którym takie zgłoszenie nastąpiło.
Wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę
Warto pamiętać, że limit 33 lub 14 dni choroby w roku kalendarzowym:
- obejmuje wszystkie niezdolności do pracy, niezależnie od ich ciągłości,
- liczony jest łącznie, nawet jeśli pracownik w danym roku zmienił pracodawcę,
- wymaga wykazania liczby dni choroby na świadectwie pracy po zakończeniu zatrudnienia.
Nowy pracodawca, na podstawie świadectwa pracy, kontynuuje naliczanie wykorzystanego limitu wynagrodzenia chorobowego.
Zasiłek chorobowy z ZUS – od kiedy przysługuje?
Po wykorzystaniu limitu finansowanego przez pracodawcę, dalsze świadczenia wypłacane są w formie zasiłku chorobowego. W tym celu pracodawca sporządza i przekazuje do ZUS formularz Z-3, wykazując okresy, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe w danym roku.
Od 34. lub 15. dnia niezdolności do pracy (w zależności od wieku pracownika) świadczenie wypłacane jest na podstawie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Choroba na przełomie roku – na co zwrócić uwagę?
Szczególne znaczenie ma sytuacja, gdy zwolnienie lekarskie obejmuje dwa lata kalendarzowe. Wówczas kluczowe jest ustalenie, jakie świadczenie przysługiwało pracownikowi w dniu 31 grudnia.
Jeżeli na koniec roku wypłacane było:
- wynagrodzenie chorobowe – od 1 stycznia rozpoczyna się nowy limit 33 lub 14 dni,
- zasiłek chorobowy – w nowym roku następuje jego kontynuacja, o ile nie doszło do przerwy w niezdolności do pracy.
Przykład 1 – nowy limit w nowym roku
Pracownik (limit 33 dni) chorował:
- od 1 do 18 września 2024 r. – 18 dni,
- od 20 grudnia 2024 r. do 5 stycznia 2025 r. – 16 dni.
Ponieważ na dzień 31 grudnia wypłacane było wynagrodzenie chorobowe, okres od 1 do 5 stycznia 2025 r. został zaliczony do nowego limitu 33 dni obowiązującego w 2025 roku. Całość świadczeń nadal finansuje pracodawca.
Przykład 2 – przerwa w chorobie zmienia wszystko
Pracownik chorował nieprzerwanie od 15 października 2024 r. do 10 marca 2025 r., pobierając zasiłek chorobowy z ZUS. Następnie po jednodniowej przerwie przedstawił kolejne zwolnienie.
Brak ciągłości niezdolności do pracy spowodował, że pracownik utracił prawo do dalszego zasiłku. W konsekwencji rozpoczęto naliczanie nowego limitu 33 dni wynagrodzenia chorobowego, finansowanego przez pracodawcę.
Podsumowanie
Przy rozliczaniu świadczeń chorobowych na przełomie roku kluczowe znaczenie ma:
- rodzaj świadczenia wypłacanego 31 grudnia,
- zachowanie lub przerwanie ciągłości niezdolności do pracy,
- prawidłowe ustalenie limitów obowiązujących w nowym roku.
Błędy w tym zakresie mogą skutkować nieprawidłowym rozliczeniem składek i świadczeń. Dlatego warto skonsultować takie przypadki z biurem rachunkowym, które zadba o zgodność rozliczeń z aktualnymi przepisami.
