Wybór sposobu ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) to jedna z istotniejszych decyzji, jakie podejmuje przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. W polskim systemie podatkowym obowiązują dwa podstawowe modele ujmowania kosztów: metoda uproszczona (nazywana również kasową) oraz metoda memoriałowa. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, w praktyce różnice między nimi są wyraźne i mogą mieć istotny wpływ na sposób prowadzenia księgowości oraz moment rozpoznawania kosztów w rozliczeniach podatkowych.
Różnice między metodą uproszczoną a memoriałową – punkt wyjścia
Podstawowa różnica między metodami dotyczy momentu, w którym koszty są uznawane za poniesione i mogą być ujęte w KPiR. Metoda uproszczona polega na księgowaniu kosztów w dacie poniesienia wydatku, niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczy dana faktura. Z kolei w metodzie memoriałowej kluczowy jest związek kosztu z przychodem oraz okres, którego koszt dotyczy.
Warto zaznaczyć, że wybór metody ujmowania kosztów dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Nie należy mylić jej z tzw. metodą kasową rozliczania podatku VAT, która rządzi się zupełnie innymi zasadami.
Konsekwencje wyboru metody – obowiązki i ograniczenia
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca ma prawo samodzielnie zdecydować, którą metodę stosować, jednak decyzja ta musi być konsekwentnie realizowana przez cały rok podatkowy. Co ważne – o dokonanym wyborze (lub jego zmianie z początkiem nowego roku) nie trzeba informować urzędu skarbowego. W praktyce, zmiana metody możliwa jest tylko na początku roku podatkowego, a w trakcie jego trwania konieczna jest pełna zgodność z przyjętym sposobem rozliczeń.
Metoda memoriałowa – precyzyjne przypisywanie kosztów do okresów
Czym charakteryzuje się metoda memoriałowa?
Metoda memoriałowa zakłada podział kosztów na:
- Koszty bezpośrednie – ściśle związane z osiągniętym przychodem,
- Koszty pośrednie – niezwiązane bezpośrednio z konkretnym przychodem, lecz niezbędne do funkcjonowania działalności gospodarczej.
Koszty bezpośrednie są ujmowane w tym roku podatkowym, w którym przypadają odpowiadające im przychody. Nawet jeśli faktura została wystawiona w kolejnym roku, ale przed złożeniem rocznego zeznania podatkowego, koszt może zostać przypisany do roku wcześniejszego – zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów.
Koszty pośrednie i ich specyfika
Koszty pośrednie, jak np. czynsz, opłaty telekomunikacyjne czy zużycie mediów, ujmuje się co do zasady w dniu ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury. Jednak jeśli koszty te dotyczą przełomu roku, konieczne jest ich rozliczenie proporcjonalnie do okresów, których dotyczą. Przykład: faktura za telefon wystawiona w styczniu obejmuje rozmowy z grudnia oraz abonament za styczeń – wówczas koszt powinien być rozdzielony między dwa lata podatkowe.
Ważne zastrzeżenie: zasada ta dotyczy wyłącznie kosztów związanych z przełomem roku. Jeżeli faktura została wystawiona w kwietniu, a dotyczy usług świadczonych w marcu – koszt ujmuje się zgodnie z datą dokumentu, bez konieczności proporcjonowania.
Metoda uproszczona – prostota, ale i ograniczenia
Na czym polega metoda kasowa?
Metoda uproszczona opiera się na założeniu, że wszystkie koszty są ujmowane w momencie ich poniesienia – bez względu na to, jakiego okresu dotyczą. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi dokonywać analizy związku wydatku z przychodem ani dzielić kosztów na bezpośrednie i pośrednie.
Ten sposób rozliczania jest znacznie prostszy w stosowaniu – szczególnie w przypadku przedsiębiorców samodzielnie prowadzących księgowość lub korzystających z prostych systemów księgowych.
Przykład: polisa ubezpieczeniowa
Załóżmy, że przedsiębiorca wykupił polisę ubezpieczeniową, która obejmuje okres od października danego roku do września roku kolejnego. Przy metodzie memoriałowej koszt musi zostać podzielony na dwie części i odpowiednio przypisany do każdego z lat podatkowych. Przy metodzie uproszczonej cały wydatek ujmuje się jednorazowo – w dniu wystawienia dokumentu, niezależnie od okresu ochrony ubezpieczeniowej.
Wyjątki od uproszczenia
Nie wszystkie wydatki można traktować tak samo. Metoda kasowa nie znajduje zastosowania np. do:
- zaliczek na podatek dochodowy,
- wypłaconych wynagrodzeń,
- składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W przypadku tych pozycji obowiązuje zasada ewidencjonowania w momencie faktycznego poniesienia wydatku (czyli zapłaty).
Co wybrać – metoda uproszczona czy memoriałowa?
Wybór odpowiedniej metody powinien być podyktowany przede wszystkim specyfiką działalności, strukturą kosztów oraz możliwościami organizacyjnymi przedsiębiorcy.
Metoda memoriałowa będzie lepszym rozwiązaniem dla firm posiadających bardziej rozbudowaną strukturę przychodów i kosztów, w których istotne jest zachowanie precyzyjnej relacji między kosztami a uzyskiwanymi przychodami. Jest również zalecana w sytuacjach, gdy przedsiębiorca współpracuje z biurem rachunkowym lub korzysta z zaawansowanego oprogramowania księgowego.
Metoda uproszczona natomiast jest idealna dla mniejszych firm, które nie chcą poświęcać zbyt wiele czasu na analizę okresów rozliczeniowych kosztów. Jest mniej pracochłonna i zdecydowanie prostsza w zastosowaniu.
Podsumowanie
Zarówno metoda uproszczona, jak i memoriałowa mają swoje zalety i ograniczenia. Kluczem do właściwego wyboru jest dobra znajomość specyfiki prowadzonej działalności oraz świadomość konsekwencji podatkowych i księgowych. Niezależnie od obranej ścieżki, istotne jest, by raz wybrany sposób ujmowania kosztów stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy – zgodnie z przepisami ustawy o PIT i wytycznymi dotyczącymi prowadzenia KPiR.
