Koniec roku podatkowego to dla pracodawców jeden z najbardziej wymagających momentów w obszarze księgowo-kadrowym. Obowiązek sporządzenia i przekazania rocznych deklaracji podatkowych dotyczy każdej firmy zatrudniającej pracowników lub współpracowników – niezależnie od skali działalności. W 2026 roku zasady te pozostają ściśle uregulowane przepisami, a terminy i forma składania dokumentów są niezmienne i rygorystycznie kontrolowane przez administrację skarbową.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze deklaracje roczne, jakie musi przygotować pracodawca, oraz praktyczne wskazówki, jak uniknąć błędów i sankcji.
PIT-11 – podstawowa informacja dla pracownika i urzędu skarbowego
PIT-11 to imienna informacja o dochodach pracownika (lub zleceniobiorcy) oraz pobranych w ciągu roku zaliczkach na podatek dochodowy. Obowiązek jej sporządzenia dotyczy wszystkich osób, które w danym roku były rozliczane na zasadach ogólnych, m.in. na podstawie:
- umowy o pracę,
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło (jeśli nie stosowano ryczałtu).
W 2026 roku PIT-11 należy:
- przekazać do właściwego urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej – najpóźniej do 31 stycznia 2026 r. za rok 2025,
- udostępnić pracownikowi (elektronicznie lub papierowo) w terminie do końca lutego.
Warto pamiętać, że urzędy skarbowe nie przyjmują już papierowych wersji PIT-11 – nawet przy zatrudnianiu jednej osoby. Dobrą praktyką jest także archiwizowanie kopii deklaracji w dokumentacji firmowej.
PIT-4R – zbiorcze rozliczenie zaliczek na podatek
PIT-4R to deklaracja składana wyłącznie do urzędu skarbowego. Nie jest ona przekazywana pracownikom. Zawiera zbiorcze, roczne dane o zaliczkach na podatek dochodowy pobranych przez płatnika w danym roku podatkowym.
W deklaracji PIT-4R wykazuje się zaliczki pobrane od wszystkich osób, niezależnie od rodzaju umowy (umowa o pracę, zlecenie, dzieło), z rozbiciem na poszczególne miesiące.
Termin złożenia PIT-4R w 2026 roku również upływa 31 stycznia. Dokument należy przekazać elektronicznie.
PIT-8AR – ryczałt od umów do 200 zł
W przypadku umów cywilnoprawnych, w których wynagrodzenie nie przekracza 200 zł brutto miesięcznie, stosuje się zryczałtowany podatek dochodowy. Tego typu przychody nie są wykazywane w PIT-11.
Po zakończeniu roku pracodawca ma obowiązek złożyć deklarację PIT-8AR, która stanowi roczne zestawienie pobranego ryczałtu. Podobnie jak w przypadku innych deklaracji płatnika:
- PIT-8AR składa się wyłącznie do urzędu skarbowego,
- termin złożenia to 31 stycznia 2026 r.
Spóźnione deklaracje – konsekwencje i czynny żal
Niedotrzymanie terminów składania deklaracji rocznych stanowi wykroczenie skarbowe. W 2026 roku, podobnie jak w latach wcześniejszych, za opóźnienia grożą:
- grzywna orzekana przez sąd,
- mandat karny nałożony przez uprawnionego urzędnika skarbowego.
Jeżeli przedsiębiorca zauważy uchybienie terminowi, powinien niezwłocznie złożyć brakujące deklaracje. W wielu przypadkach możliwe jest także złożenie tzw. czynnego żalu, czyli pisemnego zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia wraz z wyjaśnieniem przyczyn.
Czynny żal może uchronić przed karą, pod warunkiem że:
- urząd skarbowy nie zdążył jeszcze wykryć naruszenia,
- deklaracje zostały faktycznie uzupełnione.
