Okres świąteczny to czas, który większości osób kojarzy się z atmosferą ciepła, życzliwości i spotkań w gronie najbliższych. Tradycją wielu firm stały się również wigilie firmowe, organizowane jako forma podziękowania za cały rok współpracy oraz integracja zespołu. Przedsiębiorcy planujący takie wydarzenie powinni jednak wiedzieć, że wigilia firmowa jako koszt podatkowy może zostać rozliczona wyłącznie w określonych przypadkach.

Poniżej wyjaśniamy, kiedy można ująć wydatki związane ze spotkaniem świątecznym w kosztach uzyskania przychodu, a kiedy fiskus jednoznacznie to wyklucza.

Czy wigilia firmowa może być kosztem podatkowym?

Zgodnie z ustawą o PIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, pod warunkiem że nie znajdują się w katalogu kosztów wyłączonych (art. 23 ust. 1).

W przypadku wigilii firmowej kluczowe jest zatem ustalenie, czy wydarzenie:

• ma charakter pracowniczy,
• przyczynia się do integracji zespołu,
• może wpływać na poprawę efektywności pracy,
• jest elementem budowania pozytywnych relacji w firmie,
• ma jasno określony cel, który można udokumentować.

Spotkania świąteczne finansowane dla pracowników co do zasady nie są objęte wyłączeniem z kosztów i mogą zostać rozliczone podatkowo – o ile przedsiębiorca jest w stanie wykazać ich uzasadnienie gospodarcze.

Stanowisko organów skarbowych – nie sama konsumpcja, a cel integracyjny

W ostatnich latach fiskus prezentuje bardziej rygorystyczne podejście. Organy podatkowe podkreślają, że nie wystarczy samo zorganizowanie spotkania, aby wydatek stał się kosztem podatkowym.

Według organów:

„Ze spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie sama konsumpcja czy przebywanie w swoim towarzystwie.”
(Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11.04.2012 r., sygn. IPPB5/423-22/12-2/JC)

Dlatego, organizując wigilię firmową, warto przygotować:

• program spotkania,
• agendę zawierającą cele (np. podsumowanie roku, integracja zespołu, omówienie projektów),
• krótki raport po wydarzeniu.

Takie dokumenty mogą być nieocenione podczas ewentualnej kontroli.

Przykład 1

Firma XYZ zorganizowała wigilię pracowniczą i otrzymała fakturę na 7 000 zł. Czy może zaliczyć ten koszt do kosztów uzyskania przychodów?

Tak – jeśli spotkanie służyło integracji zespołu i miało charakter motywacyjny, a firma jest w stanie to wykazać. Fakturę należy ująć w:

• kolumnie 13 KPIR – Pozostałe wydatki.

Przedsiębiorca musi być jednak przygotowany do wykazania zasadności kosztu w razie ewentualnej kontroli.

Wigilia dla kontrahentów, a koszty podatkowe

Inaczej wygląda sytuacja, gdy spotkanie świąteczne organizowane jest dla kontrahentów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, nie stanowią kosztu uzyskania przychodów wydatki reprezentacyjne, w tym na:

• usługi gastronomiczne,
• zakup żywności,
• napojów (również alkoholowych).

Mimo że w 2017 r. Ministerstwo Finansów złagodziło podejście do drobnego poczęstunku podczas spotkań biznesowych, wigilia z kontrahentami nadal pozostaje wydatkiem reprezentacyjnym. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna KIS z 16.08.2021 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP).

W praktyce oznacza to, że wigilia dla kontrahentów nie może być rozliczona w kosztach podatkowych.

Wigilia firmowa, a podatek VAT

Prawo do odliczenia VAT przysługuje tylko w zakresie, w jakim wydatek służy czynnościom opodatkowanym. Jednocześnie ustawa wyraźnie wskazuje, że VAT od usług gastronomicznych nie podlega odliczeniu.

Usługą gastronomiczną jest m.in.:

• przygotowanie posiłku,
• podanie go w miejscu jego sporządzenia,
  np. w restauracji.

Jeżeli na fakturze wyszczególniono takie usługi – VAT od tej części nie może zostać odliczony.

Przykład 2

Firma XYZ otrzymała fakturę za wigilię pracowniczą, na której wyszczególniono:

• organizacja lokalu, wynajem miejsca – 3 000 zł netto + 690 zł VAT,
• usługi gastronomiczne – 4 000 zł netto + 920 zł VAT.

Czy firma może odliczyć pełny VAT?

Nie.
VAT od usług gastronomicznych (920 zł) nie podlega odliczeniu.

W księgach należy ująć:

• VAT podlegający odliczeniu: 690 zł,
• koszt podatkowy: 7 920 zł (3 000 + 4 000 + 920).

Podsumowanie

Wigilia firmowa może być kosztem uzyskania przychodu, ale tylko wtedy, gdy:

• jest skierowana do pracowników,
• ma cel integracyjny lub motywacyjny,
• wpływa na poprawę funkcjonowania firmy,
• przedsiębiorca potrafi to udokumentować.

Wigilia organizowana dla kontrahentów kosztu podatkowego nie stanowi, ponieważ jest uznawana za wydatek reprezentacyjny.

W zakresie podatku VAT warto pamiętać, że nie można odliczyć VAT od usług gastronomicznych, nawet jeśli są związane z wigilią pracowniczą.