Każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych ma obowiązek ewidencjonować obrót za pomocą kasy fiskalnej. Potwierdzeniem transakcji jest paragon fiskalny – dokument, którego prawidłowe wystawienie ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych. Sprawdź, kiedy należy wystawić paragon, jakie elementy musi zawierać i jakie błędy warto unikać.
Kiedy trzeba wystawić paragon fiskalny
Paragon fiskalny należy wydrukować i wydać klientowi każdorazowo po dokonaniu sprzedaży, niezależnie od formy płatności. Obowiązek ten dotyczy zarówno transakcji gotówkowych, jak i bezgotówkowych (np. kartą lub przelewem).
Paragon trzeba przekazać bez żądania klienta, czyli nawet wtedy, gdy nie prosi o jego wydanie. Wręczenie powinno nastąpić najpóźniej w momencie przyjęcia zapłaty.
W przypadku sprzedaży internetowej paragon należy dołączyć do przesyłki lub – za zgodą klienta – wysłać w formie elektronicznej.
Paragon fiskalny a niefiskalny – czym się różnią?
W obrocie gospodarczym można spotkać pojęcie paragonu niefiskalnego. Taki dokument nie potwierdza sprzedaży i nie może być wydany klientowi. Paragony niefiskalne służą wyłącznie do testowania kasy lub szkolenia personelu przed jej fiskalizacją.
Podobne dokumenty (np. tzw. paragony kelnerskie) mogą funkcjonować w gastronomii, ale nie zastępują paragonu fiskalnego w rozumieniu przepisów podatkowych.
Co musi zawierać paragon fiskalny
Każdy paragon fiskalny ma określone elementy, które muszą być widoczne i czytelne. Najważniejsze z nich to:
- imię i nazwisko lub nazwa podatnika oraz adres punktu sprzedaży,
- numer NIP sprzedawcy,
- data i godzina sprzedaży,
- kolejny numer paragonu,
- oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,
- nazwa towaru lub usługi umożliwiająca jednoznaczną identyfikację,
- ilość, cena jednostkowa oraz wartość brutto sprzedaży,
- stawka VAT przypisana literowo (A–G),
- łączna kwota brutto i wysokość podatku,
- logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
Na życzenie klienta paragon może również zawierać jego NIP – jest to konieczne, jeśli nabywca zamierza później wystąpić o fakturę VAT.
Kto ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie
Kasy fiskalne muszą stosować przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym.
Niektórzy podatnicy mogą korzystać ze zwolnień, które określa rozporządzenie Ministra Finansów z 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży.
Warto pamiętać, że zwolnienia nie obejmują m.in. sprzedaży:
- części do silników i pojazdów,
- komputerów i sprzętu elektronicznego,
- perfum i wód toaletowych,
ani usług takich jak: - naprawy pojazdów,
- doradztwo podatkowe,
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne, gastronomiczne i taksówkowe.
E-paragon – nowoczesna forma potwierdzenia sprzedaży
Nowe technologie umożliwiają wystawianie paragonów elektronicznych (e-paragonów). Mogą je generować przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych online lub kas wirtualnych.
E-paragon ma taką samą moc prawną jak jego papierowy odpowiednik. Aby go wystawić, konieczna jest zgoda klienta oraz uzgodnienie formy przekazania – np. e-mailem, SMS-em lub za pomocą aplikacji mobilnej.
Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z systemu HUB Paragonowy Ministerstwa Finansów, który pozwala przesyłać e-paragony bezpośrednio do aplikacji „e-Paragony” zainstalowanej na telefonie klienta.
Faktura na podstawie paragonu – tylko z NIP
Od 2020 roku fakturę VAT można wystawić wyłącznie na podstawie paragonu zawierającego NIP nabywcy. Oznacza to, że klient musi podać NIP jeszcze przed zakończeniem transakcji.
- Dla paragonów do 450 zł brutto – paragon z NIP jest uznawany za fakturę uproszczoną.
- Dla paragonów powyżej tej kwoty – NIP umożliwia późniejsze wystawienie pełnej faktury VAT.
Brak NIP-u na paragonie oznacza, że sprzedaż została dokonana na rzecz konsumenta.
Jak prawidłowo opisywać towar lub usługę na paragonie
Nazwa towaru lub usługi musi pozwalać na jednoznaczną identyfikację przedmiotu sprzedaży. Unikaj ogólnych określeń typu „pieczywo” czy „nabiał”. Zamiast tego wpisz: „chleb pszenno-żytni”, „mleko 2%”, „ser żółty”.
Można stosować skróty, o ile nie budzą wątpliwości co do rodzaju towaru. W gastronomii czy kwiaciarniach dopuszczalne jest stosowanie nazw zgodnych z cennikiem, np. „bukiet ślubny” lub „zupa dnia”.
Towary z różnymi stawkami VAT
Każda pozycja na paragonie musi mieć przypisaną odpowiednią literę odpowiadającą stawce VAT:
- A – 23%,
- B – 8%,
- C – 5%,
- D – 0%,
- E – zwolnienie z VAT,
- F i G – pozostałe przypadki (np. usługi turystyki z marżą).
Jak korygować błędnie wystawiony paragon
Nie można skasować ani poprawić już wydrukowanego paragonu. W przypadku błędu należy prowadzić dwie ewidencje:
- ewidencję oczywistych pomyłek,
- ewidencję zwrotów i reklamacji.
Jeżeli wystąpiła pomyłka (np. zła ilość, cena lub towar), należy niezwłocznie wystawić prawidłowy paragon i dokonać zapisu korekty w ewidencji.
W przypadku zwrotu towaru klientowi trzeba sporządzić protokół przyjęcia zwrotu i dołączyć paragon (lub inny dowód sprzedaży).
Zwrot towaru bez paragonu – co wtedy?
Brak paragonu nie odbiera klientowi prawa do zwrotu towaru. Sprzedawca może przyjąć zwrot, jeśli klient udowodni dokonanie zakupu w inny sposób – np. poprzez:
- fakturę,
- potwierdzenie z terminala lub konta bankowego,
- oświadczenie o zagubieniu paragonu,
- dokument gwarancji lub zeznania świadków.
Po przyjęciu zwrotu przedsiębiorca może dokonać korekty przychodu, o ile dysponuje dokumentacją potwierdzającą transakcję i zwrot pieniędzy.
Podsumowanie
Prawidłowe wystawianie paragonów to obowiązek każdego przedsiębiorcy ewidencjonującego sprzedaż na kasie fiskalnej. Warto pamiętać o terminowym wydawaniu dokumentów, właściwym oznaczeniu towarów i przestrzeganiu zasad dotyczących e-paragonów oraz faktur z NIP.
