Jednym z fundamentów polskiego prawa pracy jest obowiązek pracodawcy polegający na uwzględnianiu – w miarę posiadanych możliwości organizacyjnych i finansowych – socjalnych potrzeb pracowników. Realizacja tego obowiązku następuje przede wszystkim poprzez prowadzenie działalności socjalnej, finansowanej ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) lub – w określonych przypadkach – poprzez wypłatę świadczenia urlopowego.
Rok 2026, podobnie jak lata poprzednie, rodzi wiele pytań dotyczących wysokości odpisów na ZFŚS, zasad ich naliczania, terminów przekazywania środków oraz możliwości zastąpienia Funduszu świadczeniem urlopowym. Poniżej przedstawiamy kompleksowe omówienie tych zagadnień.
Podstawy prawne działalności socjalnej pracodawcy
Zasady tworzenia i funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. To właśnie ten akt prawny określa:
- kto ma obowiązek tworzenia Funduszu,
- w jaki sposób ustala się odpisy,
- jakie świadczenia mogą być finansowane z ZFŚS,
- kiedy możliwe jest wypłacanie świadczenia urlopowego zamiast Funduszu.
Którzy pracodawcy muszą tworzyć ZFŚS?
Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zależy od liczby zatrudnionych pracowników, statusu pracodawcy oraz ewentualnych postanowień wewnątrzzakładowych.
1. Jednostki sektora finansów publicznych
Jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe są zobowiązane do tworzenia ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.
2. Pracodawcy spoza sfery budżetowej
- co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) – obowiązek utworzenia Funduszu,
- od 20 do 49 pracowników – Fundusz tworzony na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
- poniżej 50 pracowników – możliwość wyboru: utworzenie ZFŚS, wypłata świadczenia urlopowego lub rezygnacja z obu rozwiązań.
Warto podkreślić, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mogą – w drodze układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania – zmodyfikować wysokość odpisu lub nawet zrezygnować z tworzenia Funduszu, o ile spełnione zostaną wymogi formalne (np. uzgodnienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników).
Jak ustala się przeciętną liczbę zatrudnionych?
Podstawą naliczenia odpisów na ZFŚS jest przeciętna liczba zatrudnionych. Zasady jej ustalania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r.
Najważniejsze reguły:
- uwzględnia się pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na etaty),
- bierze się pod uwagę planowaną liczbę zatrudnionych w danym roku, a po jego zakończeniu dokonuje się korekty do stanu faktycznego,
- przeciętną liczbę zatrudnionych ustala się, sumując przeciętne stany miesięczne i dzieląc je przez 12 (także przy działalności krótszej niż rok).
W przypadku rolniczych spółdzielni produkcyjnych podstawą naliczenia Funduszu jest liczba członków spółdzielni.
Wysokość odpisów na ZFŚS – zasady obowiązujące w 2026 roku
Wysokość odpisów na jednego pracownika uzależniona jest od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Do obliczeń stosuje się wyższą z dwóch wartości:
- przeciętne wynagrodzenie z całego roku poprzedniego,
- przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza roku poprzedniego.
Dane te ogłaszane są corocznie przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim, nie później niż do 20 lutego następnego roku.
Na potrzeby odpisów obowiązujących w 2025 r. zastosowano przeciętne wynagrodzenie z II półrocza 2024 r., wynoszące 7 262,39 zł. Na rok 2026 konkretne kwoty odpisów nie są jeszcze znane, jednak mechanizm ich ustalania pozostanie identyczny – będą one zależne od nowych danych GUS.
Odpisy podstawowe, zwiększenia i odpisy szczególne tworzą jeden Fundusz i stanowią koszt działalności pracodawcy.
Terminy przekazywania środków na ZFŚS
Pracodawca ma obowiązek:
- przekazać co najmniej 75% wartości odpisów do 31 maja danego roku,
- przekazać pozostałą część do 30 września.
Środki muszą zostać wpłacone na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu.
Świadczenie urlopowe – alternatywa dla ZFŚS
Pracodawcy spoza sektora budżetowego, zatrudniający mniej niż 50 pracowników, mogą zamiast ZFŚS wypłacać świadczenie urlopowe. Jest to rozwiązanie prostsze organizacyjnie, ale obwarowane ścisłymi zasadami.
Najważniejsze reguły:
- wysokość świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego,
- świadczenie przysługuje raz w roku,
- warunkiem wypłaty jest skorzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego trwającego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych,
- wypłata następuje najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.
W 2025 roku maksymalna wysokość świadczenia urlopowego wynosiła:
- 2 723,40 zł – dla pracowników w standardowych warunkach,
- 3 631,20 zł – dla pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach,
- dla pracowników młodocianych – w zależności od roku nauki (odrębne, niższe kwoty).
Wysokość świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, z wyjątkiem pracowników młodocianych, dla których stawki są stałe.
Praktyczne przykłady stosowania świadczenia urlopowego
Jeżeli pracownik wykonuje pracę w szczególnych warunkach na pół etatu, otrzyma połowę maksymalnego świadczenia. Analogicznie, pracownicy zatrudnieni na część etatu w standardowych warunkach otrzymują świadczenie proporcjonalne do wymiaru etatu.
Podsumowanie – czego można się spodziewać w 2026 roku?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz świadczenie urlopowe pozostają kluczowymi instrumentami realizacji polityki socjalnej pracodawców. Choć konkretne kwoty odpisów na 2026 rok nie są jeszcze znane, nie zmienia się sposób ich ustalania ani ogólne zasady funkcjonowania Funduszu.
Pracodawcy powinni zatem:
- monitorować komunikaty GUS,
- odpowiednio planować koszty działalności,
- zadbać o prawidłowe uregulowanie kwestii ZFŚS lub świadczenia urlopowego w dokumentach wewnętrznych.
Dobrze zaplanowana działalność socjalna to nie tylko obowiązek ustawowy, ale również realne wsparcie dla pracowników i element budowania stabilnych relacji w miejscu pracy.
