Wynagrodzenie pracownika to temat szczegółowo uregulowany przez przepisy prawa pracy. Co do zasady wypłaca się je z dołu, po zakończeniu okresu rozliczeniowego, najczęściej raz w miesiącu. Pracodawca może jednak w określonych sytuacjach dokonać wcześniejszej wypłaty – w formie zaliczki na poczet wynagrodzenia. Jakie przepisy regulują ten mechanizm, jakie formalności są z nim związane i jak prawidłowo rozliczyć taką zaliczkę?
Kiedy wypłaca się wynagrodzenie?
Kodeks pracy w art. 85 wskazuje, że wypłata wynagrodzenia powinna następować co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry określonym terminie. Jeśli pracownik otrzymuje pensję raz w miesiącu, jej przekazanie musi nastąpić nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli termin ten wypada w dzień wolny od pracy, wynagrodzenie należy wypłacić wcześniej.
Oprócz tego pracodawca ma obowiązek uregulować wewnętrzne zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia – w regulaminie pracy powinny znaleźć się zapisy o terminie, miejscu, częstotliwości i sposobie wypłaty pensji (art. 104¹ § 1 pkt 5 kp).
Forma wypłaty pensji
Podstawowym sposobem wypłaty wynagrodzenia jest forma pieniężna. Najczęściej środki trafiają na konto bankowe wskazane przez pracownika. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik złoży wniosek o wypłatę gotówką – wówczas pracodawca jest zobowiązany przekazać pieniądze do rąk własnych.
Inne formy niż pieniężne mogą być stosowane tylko wtedy, gdy przewiduje to układ zbiorowy lub przepisy prawa pracy.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia – na czym polega?
Zaliczką na poczet wynagrodzenia nazywamy wcześniejszą wypłatę części lub całości pensji pracownika, jeszcze przed zakończeniem okresu, którego wynagrodzenie dotyczy. Najczęściej dzieje się to na prośbę pracownika, który z uzasadnionych przyczyn potrzebuje szybszego dostępu do środków.
Zaliczka może mieć także charakter techniczny – przykładowo, gdy wynagrodzenie zależy od ilości wykonanej pracy i nie da się od razu określić jego ostatecznej wysokości. Wtedy wypłacana jest zaliczka, a reszta po dokładnym ustaleniu należności.
Warto odróżnić tę formę zaliczki od zaliczki, o której mówi art. 87 kp – czyli kwoty przekazywanej pracownikowi do rozliczenia np. na zakup służbowy czy podróż. Ta druga nie ma charakteru wynagrodzenia.
Czy potrzebny jest wniosek o zaliczkę?
Dla przejrzystości najlepiej, aby pracownik złożył do pracodawcy wniosek o wypłatę zaliczki w określonej kwocie brutto. Pozwala to uniknąć nieporozumień i jasno wskazuje, że chodzi o zaliczkę na poczet wynagrodzenia, a nie inne świadczenie.
W przypadku systemów, w których pensja zależy od efektów pracy i zaliczki są stałym elementem wynagradzania, taki wniosek nie jest konieczny – odpowiednie regulacje powinny być zawarte w dokumentach wewnętrznych firmy.
Rozliczanie zaliczki
Rozliczenie zaliczki polega na wliczeniu jej do należnego wynagrodzenia. Możliwe są różne sytuacje:
- pracownik otrzymuje zaliczkę w wysokości pełnego wynagrodzenia i w normalnym terminie nie dostaje już dodatkowych środków,
- zaliczka obejmuje tylko część pensji, a pozostała kwota wypłacana jest w późniejszym terminie,
- zaliczka przewyższa miesięczne wynagrodzenie – wtedy nadwyżka zaliczana jest na kolejne miesiące.
W każdym przypadku wszystkie kwoty liczone są jako brutto, ponieważ od wynagrodzenia – także zaliczkowego – należy odprowadzić podatek dochodowy oraz składki ZUS.
Zaliczka a podatki i składki
Z punktu widzenia podatków i składek ubezpieczeniowych zaliczka traktowana jest identycznie jak wynagrodzenie. Zgodnie z ustawą o PIT stanowi przychód pracownika w miesiącu, w którym została wypłacona, a więc trzeba od niej odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik dostaje część pensji wcześniej, to w dniu standardowej wypłaty otrzymuje pomniejszoną kwotę – już po uwzględnieniu wypłaconej zaliczki i związanych z nią obciążeń podatkowo-składkowych.
Zaliczka a prawo pracy – na co uważać?
Prawo pracy pozwala pracodawcy na elastyczne podejście do wypłaty zaliczkowej. Istotne jest jednak to, że elastyczność może dotyczyć wyłącznie wcześniejszej wypłaty. Niedopuszczalne jest odwlekanie wypłaty wynagrodzenia poza termin określony przepisami – to byłoby już naruszeniem prawa.
Podsumowanie
Zaliczka na poczet wynagrodzenia jest narzędziem, które może ułatwić życie zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy. Pozwala elastycznie reagować na potrzeby finansowe pracownika i rozliczać wynagrodzenie w sytuacjach, gdy jego ostateczna wysokość nie jest znana. Należy jednak pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
- zaliczka to pełnoprawne wynagrodzenie, od którego odprowadza się podatki i składki,
- najlepiej, aby pracownik złożył wniosek o jej wypłatę,
- rozliczenie zaliczki zawsze polega na potrąceniu jej z należnego wynagrodzenia,
- wcześniejsza wypłata jest dopuszczalna, ale opóźnianie – już nie.
Dzięki temu mechanizmowi firma może być bardziej elastyczna, a pracownik ma możliwość szybszego dostępu do środków, zachowując jednocześnie pełną zgodność z przepisami prawa pracy.
