Przez wiele lat umowa o dzieło była jedną z najprostszych i najbardziej elastycznych form współpracy między osobami fizycznymi a firmami. Nie wymagała zgłaszania do ZUS-u, nie generowała składek, a jedynym obowiązkiem podatkowym był podatek dochodowy. Jednak sytuacja zmieniła się wraz z wprowadzeniem tzw. Tarczy Antykryzysowej. Od 2021 roku każda nowo zawarta umowa o dzieło musi zostać zgłoszona do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za pomocą specjalnego formularza RUD.
Ten pozornie drobny obowiązek w praktyce stał się jednym z częściej pomijanych przez przedsiębiorców elementów administracyjnych — a jego zlekceważenie może słono kosztować.
Skąd wziął się obowiązek zgłaszania umów o dzieło?
Podstawą prawną nowego wymogu jest art. 22 ustawy wprowadzającej zmiany w przepisach tzw. Tarczy Antykryzysowej. Celem ustawodawcy było zwiększenie transparentności rynku pracy oraz lepsze monitorowanie sytuacji osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
Od 1 stycznia 2021 r. każda osoba fizyczna lub podmiot zlecający wykonanie dzieła musi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy poinformować o tym fakcie ZUS, przesyłając formularz RUD.
Wyjątki od obowiązku zgłoszenia
Nie każda umowa o dzieło musi być jednak rejestrowana. Zwolnienie dotyczy sytuacji, gdy:
- wykonawca dzieła jest jednocześnie pracownikiem zatrudnionym na etacie u zlecającego;
- dzieło wykonywane jest na rzecz pracodawcy, z którym wykonawca pozostaje w stosunku pracy.
We wszystkich innych przypadkach zgłoszenie jest obowiązkowe.
Formularz RUD – jak wygląda i do czego służy?
Formularz ZUS RUD to dokument, za pomocą którego zgłasza się zawarte umowy o dzieło. Ma on stosunkowo prostą strukturę i składa się z czterech głównych części. Pomimo niewielkiej objętości, jego prawidłowe wypełnienie ma istotne znaczenie – dane z RUD trafiają bowiem do specjalnego rejestru prowadzonego przez ZUS.
1. Część wstępna – typ zgłoszenia
W pierwszym kroku należy wskazać, czy przesyłane zgłoszenie dotyczy nowej umowy, czy jest to korekta wcześniej złożonego formularza. To pozornie drobiazg, ale decyduje o tym, jak ZUS potraktuje dokument w swojej ewidencji.
2. Dane zlecającego dzieło
Druga część formularza dotyczy danych płatnika – przedsiębiorcy lub osoby fizycznej zlecającej wykonanie dzieła. Trzeba tu podać m.in.:
- NIP i REGON (jeśli dotyczy),
- nazwę skróconą firmy lub imię i nazwisko,
- adres do korespondencji.
To właśnie na ten adres ZUS będzie kierował ewentualne zapytania lub korespondencję dotyczącą umowy.
3. Dane wykonawcy dzieła
Trzecia część obejmuje dane osoby wykonującej dzieło. Wymagane jest podanie:
- numeru PESEL (lub dokumentu tożsamości, jeśli PESEL-u brak),
- daty urodzenia, imienia i nazwiska,
- adresu zamieszkania oraz – w razie potrzeby – adresu do korespondencji.
Warto pamiętać, że błędne dane w tej części mogą spowodować problemy przy ewentualnych kontrolach.
4. Informacje o umowie
W kolejnej sekcji należy wpisać kluczowe dane dotyczące samej umowy:
- datę jej zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia,
- przedmiot umowy (np. napisanie artykułu, wykonanie projektu graficznego),
- liczbę umów zawartych z danym wykonawcą.
To właśnie te informacje pozwalają ZUS-owi analizować, czy dana współpraca rzeczywiście ma charakter dzieła, czy może przypomina bardziej stosunek pracy.
5. Oświadczenie i podpis
Na końcu formularza osoba zgłaszająca składa oświadczenie o prawdziwości danych oraz podpisuje dokument, podając datę jego wypełnienia.
Formularz RUD można złożyć w formie papierowej w oddziale ZUS lub elektronicznie – za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS).
Czy formularz RUD to narzędzie kontroli?
Oficjalnie rejestr umów o dzieło ma charakter statystyczny i informacyjny, jednak wielu przedsiębiorców obawia się, że w praktyce stanie się narzędziem łatwiejszej kontroli. Dzięki niemu ZUS może szybciej weryfikować, czy zgłoszone umowy rzeczywiście spełniają kryteria „dzieła”, czy też stanowią próbę obejścia przepisów o umowie zlecenia lub stosunku pracy.
Warto podkreślić, że umowy o dzieło nadal nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Sam obowiązek zgłoszenia nie zmienia charakteru takiej współpracy – ma jedynie charakter ewidencyjny.
Kary za brak zgłoszenia umowy o dzieło
Zlekceważenie obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u może mieć poważne konsekwencje finansowe. Zgodnie z art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik, który nie przekaże wymaganych dokumentów, poda nieprawdziwe dane lub odmówi ich udzielenia, może zostać ukarany grzywną do 5000 zł.
W praktyce oznacza to, że nawet drobne przeoczenie terminu 7 dni od zawarcia umowy może narazić przedsiębiorcę na sankcję. Z tego powodu warto wprowadzić w firmie procedurę stałego monitorowania zawieranych umów cywilnoprawnych i ich terminowego raportowania do ZUS-u.
Dlaczego warto potraktować ten obowiązek poważnie?
Choć wielu przedsiębiorców traktuje RUD jako kolejny „biurokratyczny dodatek”, jego znaczenie może w przyszłości wzrosnąć. Rejestr umów o dzieło pozwala bowiem państwu analizować skalę wykorzystania tej formy zatrudnienia – a w konsekwencji może prowadzić do zmian legislacyjnych, np. prób objęcia umów o dzieło częściowym oskładkowaniem.
Dlatego warto nie tylko pamiętać o obowiązku zgłoszenia, ale również weryfikować charakter zawieranych umów – tak, by ich treść faktycznie odpowiadała definicji dzieła, a nie pracy czy zlecenia.
Podsumowanie
Od 2021 roku każda nowa umowa o dzieło musi być zgłoszona do ZUS-u w ciągu 7 dni poprzez formularz ZUS RUD.
Obowiązek ten dotyczy wszystkich umów, z wyjątkiem tych zawartych z własnymi pracownikami lub wykonywanych na rzecz pracodawcy.
Formularz można złożyć elektronicznie przez PUE ZUS lub w formie papierowej. Brak zgłoszenia grozi karą do 5000 zł.
Rejestr RUD nie zmienia zasad oskładkowania umów o dzieło, ale pozwala ZUS-owi skuteczniej je kontrolować. W interesie każdego przedsiębiorcy leży więc rzetelne i terminowe raportowanie, które pozwoli uniknąć sankcji i niepotrzebnych problemów podczas ewentualnej kontroli.
