Termin wypłaty wynagrodzenia to jeden z kluczowych elementów organizacji stosunku pracy. Dla pracownika oznacza stabilność finansową i możliwość planowania budżetu domowego, dla pracodawcy – element polityki płacowej i zarządzania płynnością finansową przedsiębiorstwa. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, w których zatrudniony chciałby otrzymywać pensję w innym dniu niż przyjęty w firmie. Czy polskie prawo pracy daje mu takie uprawnienie? A może wszystko zależy wyłącznie od dobrej woli pracodawcy?
Poniżej przedstawiam szczegółową analizę przepisów, praktyki oraz potencjalnych konsekwencji organizacyjnych i podatkowych.
Kodeksowe ramy wypłaty wynagrodzenia
Podstawowe zasady dotyczące terminu wypłaty wynagrodzenia reguluje art. 85 Kodeks pracy. Zgodnie z nim wynagrodzenie powinno być wypłacane:
- co najmniej raz w miesiącu,
- w stałym i z góry ustalonym terminie,
- nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (jeśli jest płatne „z dołu”).
Oznacza to, że pracodawca ma swobodę wyboru konkretnej daty w przedziale od 1. do 10. dnia kolejnego miesiąca (np. 1., 5., 8. czy 10.). Nie może natomiast wyznaczyć daty późniejszej niż 10. dzień następnego miesiąca.
Warto podkreślić, że:
- wynagrodzenie miesięczne wypłacane jest zasadniczo „z dołu”, czyli po wykonaniu pracy,
- jeśli ustalony dzień wypłaty przypada w dzień wolny od pracy, wypłata musi nastąpić w dniu poprzedzającym,
- termin powinien być określony precyzyjnie – zapis „do 10. dnia miesiąca” uznaje się za nieprawidłowy, natomiast sformułowanie „10. dnia miesiąca” lub „2. dnia roboczego miesiąca” spełnia wymóg jednoznaczności.
Przepisy mają charakter ochronny – zabezpieczają interes pracownika poprzez zagwarantowanie regularności i przewidywalności dochodów.
Gdzie powinien być określony termin wypłaty?
Choć ustawa wyznacza granice czasowe, to konkretną datę wypłaty ustala pracodawca. Termin ten powinien znaleźć się w jednym z wewnętrznych źródeł prawa pracy:
- W regulaminie pracy – obowiązkowo u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (lub mniej, jeśli zażąda tego organizacja związkowa).
- W informacji o warunkach zatrudnienia – przekazywanej pracownikowi na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy.
- W układzie zbiorowym pracy – jeżeli funkcjonuje w zakładzie.
- Niekiedy także bezpośrednio w umowie o pracę.
To, gdzie termin został określony, ma istotne znaczenie przy ewentualnej zmianie.
Czy pracodawca może samodzielnie zmienić termin wypłaty?
Tak. W granicach określonych przez art. 85 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo zmienić termin wypłaty wynagrodzenia.
Jeżeli termin wynika z regulaminu pracy, jego modyfikacja następuje poprzez zmianę tego regulaminu. Zmiana wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie.
Co istotne – taka zmiana:
- nie jest traktowana jako zmiana istotnych warunków pracy i płacy,
- nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego,
- nie wymaga podpisywania indywidualnych aneksów z każdym pracownikiem (o ile termin nie był wpisany bezpośrednio do umowy).
Termin wypłaty wynagrodzenia ma charakter organizacyjno-porządkowy, a nie konstytutywny dla samej treści stosunku pracy (w przeciwieństwie do wysokości wynagrodzenia czy wymiaru czasu pracy).
Czy pracownik ma prawo żądać zmiany terminu wypłaty?
Tu dochodzimy do kluczowej kwestii: pracownik nie ma ustawowego roszczenia o zmianę terminu wypłaty wynagrodzenia.
Polskie prawo pracy nie przewiduje przepisu, który dawałby pracownikowi uprawnienie do skutecznego domagania się takiej zmiany. W odróżnieniu od innych uprawnień (np. wnioskowania o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia), w przypadku terminu wypłaty ustawodawca nie wprowadził żadnego formalnego trybu zobowiązującego pracodawcę do rozpatrzenia czy uzasadnienia odmowy.
Oczywiście pracownik może złożyć wniosek – korzystając z ogólnej zasady swobody umów. Taki wniosek jest jednak wyłącznie propozycją zawarcia porozumienia. Pracodawca:
- może go zaakceptować,
- może go odrzucić,
- nie musi swojej decyzji uzasadniać,
- nie ponosi z tego tytułu żadnych konsekwencji prawnych.
Decyzja zależy wyłącznie od względów organizacyjnych, finansowych i administracyjnych przedsiębiorstwa.
Jak sformalizować zmianę na wniosek pracownika?
Jeżeli pracodawca zgodzi się na indywidualną zmianę terminu wypłaty, sposób formalizacji zależy od miejsca, w którym pierwotnie określono datę wypłaty.
1. Termin wpisany w umowie o pracę
Wymagane jest zawarcie pisemnego porozumienia zmieniającego (aneksu do umowy). To czynność dwustronna – konieczna jest zgoda obu stron.
Aneks powinien precyzyjnie określać:
- nową datę wypłaty,
- moment wejścia zmiany w życie.
2. Termin określony w regulaminie pracy lub informacji o warunkach zatrudnienia
Regulaminu nie można zmienić wyłącznie dla jednej osoby. W takim przypadku najbezpieczniejszym rozwiązaniem również będzie sporządzenie indywidualnego porozumienia, stanowiącego wyjątek od ogólnych zasad.
Dodatkowo pracodawca powinien zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia, jeśli ulega ona zmianie w stosunku do danego pracownika.
Praktyczne trudności – dlaczego pracodawcy odmawiają?
Choć teoretycznie zmiana jest możliwa, w praktyce pracodawcy rzadko wyrażają zgodę na indywidualne modyfikacje. Powody są przede wszystkim organizacyjne:
1. Systemy kadrowo-płacowe
Większość firm prowadzi naliczanie wynagrodzeń w jednym, ustalonym cyklu. Wprowadzenie wyjątku wymaga dodatkowych operacji, zwiększa koszty administracyjne i ryzyko błędu.
2. Równe traktowanie pracowników
Jednolity termin wypłaty sprzyja transparentności i zapobiega poczuciu niesprawiedliwości.
3. Płynność finansowa (cash flow)
Wypłata wcześniej niż przyjęty termin może oznaczać konieczność finansowania wynagrodzeń przed otrzymaniem zapłaty od kontrahentów.
Skutki podatkowe – dwie wypłaty w jednym miesiącu
Zmiana terminu może prowadzić do sytuacji, w której pracownik otrzyma dwie wypłaty w jednym miesiącu kalendarzowym. To z kolei może wpłynąć na:
- sposób zastosowania kosztów uzyskania przychodu,
- kwotę zmniejszającą podatek,
- wysokość zaliczki na PIT,
- rozliczenie roczne.
Przykładowo, jeśli wynagrodzenie za październik wypłacone zostanie 10 listopada, a za listopad – już 30 listopada, druga wypłata może być opodatkowana mniej korzystnie, co przełoży się na niższą kwotę netto w tym miesiącu.
Analogicznie przesunięcie wypłaty z końca miesiąca na 10. dzień kolejnego miesiąca może skutkować tym, że wynagrodzenie za grudzień zostanie wypłacone dopiero w styczniu – a więc już w nowym roku podatkowym.
Orzecznictwo – nacisk na terminowość
Sądy pracy koncentrują się przede wszystkim na problemie nieterminowych wypłat, a nie na prawie do zmiany terminu.
Terminowa wypłata wynagrodzenia jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Jej naruszenie może stanowić ciężkie naruszenie obowiązków i – w określonych sytuacjach – dawać pracownikowi podstawę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy.
Nie istnieje natomiast orzecznictwo, które przyznawałoby pracownikowi roszczenie o zmianę ustalonego w firmie terminu wypłaty.
Podsumowanie
Odpowiedź na pytanie jest jednoznaczna:
- Pracownik może złożyć wniosek o zmianę terminu wypłaty wynagrodzenia.
- Nie ma jednak prawnego roszczenia o jego uwzględnienie.
- Decyzja należy wyłącznie do pracodawcy.
Termin wypłaty wynagrodzenia ma charakter organizacyjny i pozostaje w sferze uprawnień kierowniczych pracodawcy. Jedynym bezwzględnym obowiązkiem przedsiębiorcy jest przestrzeganie ustalonego terminu oraz granic wyznaczonych przez Kodeks pracy.
W praktyce indywidualna zmiana jest możliwa, lecz rzadko spotykana – głównie ze względu na kwestie administracyjne, finansowe i zasadę równego traktowania pracowników.
