Zakład Ubezpieczeń Społecznych od lat intensywnie kontroluje zawierane umowy o pracę, zwłaszcza w sytuacjach, które mogą prowadzić do uzyskania świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Dla wielu pracowników i pracodawców zaskoczeniem jest fakt, że nawet prawidłowo sporządzona umowa o pracę może zostać zakwestionowana. W praktyce oznacza to poważne konsekwencje finansowe, w tym obowiązek zwrotu wypłaconych zasiłków. Kiedy ZUS może podważyć umowę o pracę i jakie działania pozwalają skutecznie się przed tym bronić?
Uprawnienia ZUS do kontroli stosunku pracy
ZUS ma ustawowe prawo do badania, czy zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych opiera się na rzeczywiście istniejącym stosunku pracy. Kontrola nie ogranicza się wyłącznie do analizy dokumentów – organ rentowy bada faktyczne okoliczności zatrudnienia, sposób wykonywania pracy, a nawet realne potrzeby pracodawcy.
Jeżeli ZUS dojdzie do wniosku, że umowa została zawarta wyłącznie „na papierze” lub w celu obejścia przepisów, może wydać decyzję o niepodleganiu ubezpieczeniom społecznym. Taka decyzja dotyka zarówno pracownika, jak i pracodawcę.
Pozorna umowa o pracę – na czym polega problem?
Jednym z najczęstszych zarzutów formułowanych przez ZUS jest pozorność umowy o pracę. Oznacza ona sytuację, w której strony formalnie zawierają umowę, ale w rzeczywistości nie zamierzają realizować jej podstawowego celu, czyli świadczenia pracy w warunkach określonych w Kodeksie pracy.
Pozorność może występować m.in. wtedy, gdy:
- pracownik faktycznie nie wykonuje żadnych obowiązków,
- nie pojawia się w miejscu pracy,
- nie podlega poleceniom przełożonych,
- nie realizuje zadań charakterystycznych dla danego stanowiska.
W takich przypadkach umowa o pracę istnieje jedynie formalnie, a jej rzeczywistym celem bywa uzyskanie tytułu do ubezpieczeń i świadczeń z ZUS, takich jak zasiłek chorobowy czy macierzyński.
Praca musi być realna, a nie symboliczna
Samo wykonywanie jakichkolwiek czynności nie zawsze wystarcza, aby uznać umowę za ważną. Kluczowe znaczenie ma to, czy wykonywana praca posiada cechy stosunku pracy: podporządkowanie, określony czas pracy, odpłatność i osobiste świadczenie pracy.
W tym kontekście ogromne znaczenie ma stanowisko Sądu Najwyższego, który w wyroku z 2 października 2024 r. (I USKP 50/23) jednoznacznie wskazał, że nie można mówić o pozorności umowy, jeżeli praca jest faktycznie wykonywana, o ile odpowiada ona charakterowi stosunku pracy. Jeżeli te warunki są spełnione, sam fakt zawarcia umowy w okresie poprzedzającym np. ciążę czy niezdolność do pracy nie może przesądzać o jej nieważności.
Najczęstsze powody kwestionowania umów przez ZUS
Z praktyki wynika, że ZUS szczególnie wnikliwie analizuje sytuacje, w których pojawiają się określone „sygnały ostrzegawcze”. Należą do nich przede wszystkim:
- bardzo krótki okres zatrudnienia przed przejściem na zwolnienie lekarskie lub urlop macierzyński,
- stworzenie stanowiska, które nie wydaje się potrzebne w danej działalności gospodarczej,
- wynagrodzenie znacznie odbiegające od realiów rynkowych i kwalifikacji pracownika,
- zatrudnienie osób blisko powiązanych z pracodawcą, np. członków rodziny lub znajomych.
Warto podkreślić, że żaden z tych elementów samodzielnie nie przesądza jeszcze o pozorności. Dopiero ich łączna ocena może prowadzić ZUS do zakwestionowania umowy.
Jak wygląda postępowanie kontrolne ZUS?
Kontrola rozpoczyna się od analizy dokumentacji i zbierania dowodów przez ZUS. Na tym etapie zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni aktywnie współdziałać z organem, przedstawiając materiały potwierdzające rzeczywiste wykonywanie pracy. Bierność stron często działa na ich niekorzyść.
Do najważniejszych dowodów należą:
- efekty pracy: raporty, projekty, analizy, korespondencja e-mailowa, notatki służbowe,
- dowody podporządkowania: ewidencja czasu pracy, polecenia służbowe, zakres obowiązków,
- dowody finansowe: listy płac, przelewy wynagrodzenia, zapisy w umowie o pracę.
Im bardziej spójny i logiczny obraz wykonywanej pracy, tym mniejsze ryzyko negatywnej decyzji.
Odwołanie od decyzji ZUS – jedyna skuteczna droga
Jeżeli mimo przedstawionych dowodów ZUS wyda decyzję o niepodleganiu ubezpieczeniom społecznym, stronom przysługuje prawo wniesienia odwołania. Termin jest krótki – 30 dni od doręczenia decyzji.
Odwołanie składa się za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję, ale adresatem pisma jest właściwy Sąd Okręgowy – Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. W odwołaniu należy jasno sformułować żądanie zmiany decyzji oraz szczegółowo uzasadnić, dlaczego była ona nieprawidłowa.
Kluczowe znaczenie mają tu wnioski dowodowe – to one decydują o powodzeniu sprawy.
Sprawa w sądzie pracy – czego się spodziewać?
Postępowania sądowe dotyczące kwestionowanych umów o pracę są zazwyczaj długotrwałe i wymagające. Sąd przeprowadza pełne postępowanie dowodowe, przesłuchuje strony oraz świadków i analizuje dokumenty. Szczególnie istotne są zeznania osób, które faktycznie obserwowały wykonywanie pracy lub korzystały z jej rezultatów.
Jeżeli sąd uwzględni odwołanie, zmienia decyzję ZUS i potwierdza podleganie ubezpieczeniom społecznym. W przeciwnym razie decyzja ZUS staje się prawomocna.
Konsekwencje przegranej z ZUS
Negatywny wyrok sądu oznacza bardzo dotkliwe skutki. Pracownik traci prawo do świadczeń, a wypłacone wcześniej zasiłki podlegają zwrotowi wraz z odsetkami. Pracodawca musi natomiast skorygować dokumentację ubezpieczeniową, co często wiąże się z dodatkowymi obowiązkami finansowymi.
Wnioski końcowe
Spór z ZUS o legalność umowy o pracę nie rozstrzyga się na podstawie samego dokumentu. Decydujące znaczenie ma to, czy praca była faktycznie wykonywana i czy miała cechy stosunku pracy. Odpowiednie przygotowanie dowodów, szybka reakcja na decyzję ZUS oraz rzetelne uzasadnienie odwołania znacząco zwiększają szanse na pozytywne rozstrzygnięcie. W tego typu sprawach kluczowa jest konsekwencja i dbałość o szczegóły – to one często decydują o wygranej lub przegranej.
