Zbliżająca się zima to czas, w którym przedsiębiorcy korzystający z samochodów służbowych muszą pomyśleć o zmianie opon na zimowe. W wielu firmach samochód stanowi kluczowe narzędzie pracy, a jego eksploatacja niesie za sobą różne koszty, w tym te związane z sezonową wymianą ogumienia. Pojawia się zatem pytanie: czy koszty związane ze zmianą opon mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu? Sprawdźmy, jak wygląda to w świetle przepisów podatkowych.
Zmiana opon a ulepszenie pojazdu – czy to możliwe?
Niektórzy przedsiębiorcy mogą zastanawiać się, czy zakup nowych opon zimowych nie zostanie zakwalifikowany jako ulepszenie pojazdu. Warto tutaj przyjrzeć się definicji ulepszenia w kontekście środków trwałych.
Zgodnie z przepisami, środki trwałe uznaje się za ulepszone, gdy poniesione na nie wydatki przekraczają w danym roku 10 000 zł (netto dla czynnych podatników VAT, brutto dla zwolnionych z VAT) i powodują wzrost wartości użytkowej pojazdu w stosunku do stanu z dnia jego przyjęcia do używania. Ulepszenie musi zatem polegać na przebudowie, rozbudowie, adaptacji lub modernizacji środka trwałego, co wpływa na jego lepszą funkcjonalność.
W przypadku zakupu i zmiany opon zimowych mamy jednak do czynienia z bieżącym kosztem eksploatacyjnym, związanym głównie z bezpieczeństwem jazdy i dostosowaniem pojazdu do warunków atmosferycznych. Nie spełnia to przesłanek ulepszenia środka trwałego, dlatego wydatek ten nie jest traktowany jako zwiększający wartość użytkową pojazdu, lecz jako zwykły koszt, który można ująć w kosztach działalności.
Ujęcie kosztu zmiany opon w KPIR
Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać kilka podstawowych warunków:
- Musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu – w tym przypadku jest to konieczność eksploatacji pojazdu w trudnych warunkach zimowych.
- Musi mieć związek z działalnością gospodarczą – jeśli samochód służy celom biznesowym, to wymiana opon na zimowe z pewnością spełnia ten warunek.
- Nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT – ten artykuł zawiera katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych (np. wydatki osobiste).
- Musi być odpowiednio udokumentowany – faktura za zakup opon i usługę ich wymiany to klucz do zaliczenia tego wydatku do kosztów firmowych.
Gdy spełnione są powyższe kryteria, wydatek związany z wymianą opon może zostać ujęty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPIR).
Jak rozliczać zmianę opon w zależności od statusu pojazdu?
1. Pojazd wprowadzony do ewidencji środków trwałych
Jeśli samochód służbowy jest środkiem trwałym firmy, to sposób rozliczania kosztów związanych ze zmianą opon będzie zależny od tego, jak przedsiębiorca wykorzystuje ten pojazd:
- Pojazd użytkowany prywatnie i w działalności – przedsiębiorca może ująć 75% wartości netto powiększonej o nieodliczony VAT (dla czynnych podatników VAT) lub 75% wartości brutto (dla zwolnionych z VAT).
- Pojazd użytkowany wyłącznie do celów firmowych – wtedy w kosztach można ująć pełną wartość wydatku: netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (dla podatników zwolnionych z VAT).
2. Pojazd prywatny używany do celów firmowych
Jeżeli przedsiębiorca korzysta z prywatnego samochodu w działalności gospodarczej, to wydatki związane z jego użytkowaniem mogą być uwzględnione w kosztach uzyskania przychodu, ale tylko do wysokości 20% poniesionych wydatków. Dotyczy to również kosztów wymiany opon. Wartość netto powiększona o podatek VAT niepodlegający odliczeniu (dla czynnych podatników VAT) lub wartość brutto (dla nievatowców) może zostać ujęta w kosztach firmy.
Odliczenie VAT od kosztów wymiany opon
Odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z wymianą opon zależy od statusu VAT pojazdu:
- 50% odliczenia VAT – jeśli samochód jest wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i firmowo.
- 100% odliczenia VAT – jeśli samochód jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej.
Podsumowanie
Koszty wymiany opon na zimowe mogą być uznane za koszty podatkowe działalności, pod warunkiem że są one związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i zostały odpowiednio udokumentowane.
