Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jakie konsekwencje mogą pojawić się w przypadku błędów lub niedopełnienia obowiązków związanych z wystawianiem faktur w systemie KSeF.
Choć w pierwszym okresie funkcjonowania nowych przepisów przedsiębiorcy otrzymują czas na dostosowanie procedur, ostatecznie za naruszenia mogą grozić realne sankcje finansowe. Warto więc wiedzieć, jakie obowiązki nakłada system oraz w jakich sytuacjach fiskus może nałożyć karę.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowa Administracja Skarbowa administruje systemem informatycznym, jakim jest
Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jego głównym celem jest obsługa tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów wystawianych w jednolitym formacie elektronicznym i przesyłanych bezpośrednio do systemu administracji skarbowej. Podstawę prawną funkcjonowania systemu stanowi Ustawa o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r.
System umożliwia m.in.:
- wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych,
- nadawanie i zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu,
- automatyczne nadawanie numeru identyfikacyjnego fakturze,
- przechowywanie oraz archiwizację dokumentów,
- analizę i kontrolę danych z faktur przez administrację skarbową.
Dostęp do KSeF mogą posiadać m.in.:
- podatnicy VAT,
- podmioty wskazane przez podatnika (np. biura rachunkowe),
- organy egzekucyjne i komornicy,
- osoby fizyczne upoważnione do korzystania z systemu.
Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, w szczególności w przypadku:
- sprzedaży krajowej między firmami (B2B),
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- eksportu towarów na rzecz przedsiębiorców,
- świadczenia usług dla podmiotów gospodarczych.
Warto podkreślić, że nie wszystkie transakcje podlegają temu obowiązkowi. Faktury wystawiane dla konsumentów (B2C) nadal mogą być dokumentowane w tradycyjny sposób.
Z kolei przedsiębiorcy zwolnieni z VAT zostaną objęci obowiązkiem korzystania z systemu najpóźniej od 1 stycznia 2027 roku.
Najczęstsze problemy przedsiębiorców przy wdrażaniu KSeF
Wdrożenie KSeF w firmie to nie tylko kwestia techniczna, ale także organizacyjna. Przedsiębiorcy muszą m.in.:
- zintegrować system księgowy z KSeF,
- nadać odpowiednie uprawnienia użytkownikom,
- wdrożyć procedury wystawiania i wysyłania faktur,
- przeprowadzić testy systemowe i autoryzacyjne.
Dodatkowym wyzwaniem jest fakt, że nie wszystkie dokumenty mogą być wystawiane w formie faktury ustrukturyzowanej. Przykładowo w KSeF nie wystawia się:
- faktur pro forma,
- not korygujących,
- duplikatów faktur.
Jakie naruszenia mogą skutkować karą?
Naruszenia związane z KSeF mogą dotyczyć różnych obszarów. Do najczęstszych należą:
- wystawienie faktury poza KSeF mimo obowiązku,
- wystawienie faktury niezgodnej ze strukturą systemu,
- brak przekazania faktury do KSeF po ustaniu awarii systemu,
- nieprawidłowe nadanie uprawnień do korzystania z systemu,
- brak wymaganych oznaczeń (np. kodu QR na fakturze wystawionej poza systemem).
Czy za błędy w KSeF grozi odpowiedzialność karna skarbowa?
Warto zaznaczyć, że naruszenia związane z obowiązkami w KSeF nie są rozpatrywane w ramach
Kodeks karny skarbowy.
Przepisy wskazują bowiem, że w przypadku niedopełnienia obowiązków związanych z KSeF nie wszczyna się postępowania o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Zamiast tego stosowane są administracyjne kary pieniężne.
Kary finansowe za naruszenia obowiązków w KSeF
Sankcje za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF będą mogły być nakładane od 1 stycznia 2027 roku.
Jeżeli przedsiębiorca:
- nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
- wystawi fakturę niezgodnie ze wzorem systemu,
- nie przekaże do KSeF faktury wystawionej poza systemem w wymaganym terminie,
naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości:
- do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, lub
- do 18,7% wartości należności ogółem, jeżeli faktura nie zawiera podatku VAT.
Od czego zależy wysokość kary?
Organ podatkowy ustala wysokość sankcji indywidualnie, biorąc pod uwagę m.in.:
- wagę i okoliczności naruszenia,
- czas jego trwania,
- częstotliwość podobnych naruszeń w przeszłości,
- stopień przyczynienia się podatnika do błędu,
- działania podjęte w celu ograniczenia skutków naruszenia,
- osiągnięte korzyści lub uniknięte straty.
Po otrzymaniu decyzji przedsiębiorca ma 14 dni na zapłatę kary na rachunek właściwego urzędu skarbowego.
Konsekwencje biznesowe braku zgodności z KSeF
Niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF może mieć nie tylko skutki podatkowe, ale również biznesowe.
Faktura wystawiona poza systemem i nieprzekazana do KSeF:
- nie wywołuje skutków prawnych,
- może zostać odrzucona przez kontrahenta,
- może nie zostać uznana przez instytucje finansowe lub kontrolne.
W skrajnych przypadkach może to prowadzić do problemów z rozliczeniami oraz pogorszenia płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Obowiązkowe korzystanie z KSeF oznacza dla przedsiębiorców konieczność dostosowania procesów fakturowania do nowych wymogów. Choć sankcje finansowe za naruszenia zaczną obowiązywać dopiero od 2027 roku, warto już teraz zadbać o prawidłowe wdrożenie systemu.
