Wielu przedsiębiorców decyduje się na pomoc ze strony małżonka lub innych członków rodziny w prowadzeniu działalności gospodarczej. Tego typu współpraca często wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu formalności związanych z ubezpieczeniem społecznym oraz rozliczeniami podatkowymi. W 2025 roku zasady dotyczące rozliczania osoby współpracującej, a także obowiązków związanych z opłacaniem składek ZUS, pozostają nadal aktualne i wymagają od przedsiębiorcy odpowiedniej uwagi. Czym więc jest osoba współpracująca, jak należy ją rozliczać i czy pomoc członka rodziny musi być odpłatna? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.
Kim jest osoba współpracująca?
Definicja osoby współpracującej została szczegółowo określona w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tymi przepisami, za osobę współpracującą uważa się:
- małżonka,
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
- rodziców,
- macochę oraz ojczyma.
Osoby te muszą mieszkać razem z przedsiębiorcą w jednym gospodarstwie domowym i współpracować w prowadzeniu działalności gospodarczej. Warto zaznaczyć, że za osoby współpracujące nie uznaje się brata ani siostry, a także członka rodziny zatrudnionego w celu przygotowania zawodowego.
Niezależnie od tego, czy członek rodziny współpracuje na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, czy też pomaga nieodpłatnie, dla celów ZUS traktowany jest on jako osoba współpracująca. Co istotne, nie ma znaczenia, czy wynagrodzenie za tę pomoc jest płatne, czy też nie.
Obowiązki związane z ubezpieczeniem ZUS osoby współpracującej
W przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z pomocy osoby współpracującej, zobowiązany jest do zgłoszenia jej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). W tym celu należy zarejestrować członka rodziny w ZUS, posługując się odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia (ZUS 05 11). Ubezpieczenie to ma charakter obowiązkowy i wiąże się z opłacaniem składek społecznych. Warto wiedzieć, że zasady opłacania składek za osobę współpracującą różnią się od tych stosowanych w przypadku innych pracowników.
Składki ZUS w zależności od formy zatrudnienia:
- Umowa o pracę: Składki ZUS opłacane są na takich samych zasadach jak za przedsiębiorcę. Oznacza to, że podstawy naliczania składek są takie same jak dla osoby prowadzącej działalność.
- Umowa zlecenie: Składki ZUS są obliczane na zasadach obowiązujących dla zleceniobiorców. Wysokość składek zależy od wynagrodzenia.
- Umowa o dzieło: ZUS najczęściej traktuje tego rodzaju umowę jak umowę o pracę, co oznacza, że przedsiębiorca zobowiązany jest do opłacania składek ZUS na takich samych zasadach, jak przy umowie o pracę.
- Nieodpłatna pomoc: Jeżeli pomoc jest świadczona bez wynagrodzenia, składki ZUS są opłacane w wymiarze takim jak za przedsiębiorcę, z wyjątkiem możliwości skorzystania z preferencyjnych stawek ZUS.
Małżonek zatrudniony na umowę o pracę – osoba współpracująca
Jeśli przedsiębiorca decyduje się zatrudnić swojego małżonka na umowę o pracę, zasady rozliczeń ZUS są takie same jak w przypadku innych osób współpracujących. Podstawy do naliczania składek są wyliczane w ten sam sposób, co składki ZUS osoby prowadzącej działalność. Przykładowo, w 2025 roku podstawą do obliczenia składki zdrowotnej jest 75% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale poprzedniego roku. Warto dodać, że wynosi ona 6 411,89 zł.
Należy jednak zwrócić szczególną uwagę, że osoby współpracujące, w tym małżonkowie, nie mogą korzystać z preferencyjnych stawek ZUS. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca korzysta z preferencyjnego ZUS (np. na początku działalności), to za współpracującego małżonka musi opłacać pełne składki społeczne.
Składki ZUS za osobę współpracującą są w pełni finansowane przez przedsiębiorcę, zatem małżonek nie ponosi żadnych kosztów związanych z tym tytułem.
Osoba współpracująca na umowie o dzieło
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zawarcie umowy o dzieło z małżonkiem, ZUS może uznać go za osobę współpracującą, pod warunkiem, że oboje pozostają w jednym gospodarstwie domowym. Wówczas obowiązek opłacania składek ZUS ciąży na przedsiębiorcy i są one naliczane na takich samych zasadach, jak przy umowie o pracę. Oznacza to, że składki będą obliczane na podstawie pełnej podstawy, jak dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą.
Umowa zlecenie z osobą współpracującą
W przypadku umowy zlecenia składki ZUS są naliczane na takich samych zasadach jak dla innych zleceniobiorców. Wysokość składek zależy głównie od wynagrodzenia osoby współpracującej. Warto pamiętać, że w przypadku osób współpracujących na umowę zlecenie przedsiębiorca nie jest zobowiązany do płacenia składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne w pełnej wysokości, jak ma to miejsce w przypadku innych form zatrudnienia.
Składki ZUS w przypadku nieodpłatnej pomocy
Nieodpłatna pomoc członka rodziny wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek ZUS, nawet jeśli pomoc nie jest wynagradzana. W przypadku, gdy osoba współpracująca nie otrzymuje wynagrodzenia, wciąż obowiązują takie same zasady naliczania składek, jak w przypadku pomocy odpłatnej. Oznacza to, że przedsiębiorca musi odprowadzać składki w wymiarze pełnym, jednak bez możliwości korzystania z preferencyjnego ZUS.
W 2025 roku składka zdrowotna dla osób współpracujących wynosi 577,07 zł.
Wynagrodzenie osoby współpracującej jako koszt podatkowy
W przypadku, gdy przedsiębiorca wypłaca wynagrodzenie osobie współpracującej, może ono stanowić koszt podatkowy prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że przedsiębiorca ma prawo do odliczenia wynagrodzenia osoby współpracującej od przychodu, a także jest zobowiązany do odprowadzenia podatku dochodowego od wynagrodzenia tej osoby, podobnie jak w przypadku zatrudniania innych pracowników.
Podsumowanie
Współpraca z członkami rodziny w prowadzeniu działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, zarówno w zakresie ubezpieczeń społecznych, jak i podatkowych. Niezależnie od formy współpracy – czy to odpłatnej, czy nieodpłatnej – przedsiębiorca musi pamiętać o konieczności opłacania składek ZUS w odpowiedniej wysokości. Ważne jest również, by pamiętać, że osoby współpracujące nie mogą korzystać z preferencyjnych stawek ZUS, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Na koniec, wynagrodzenie osoby współpracującej może być uznane za koszt podatkowy, co daje przedsiębiorcy pewną ulgę w rozliczeniach z fiskusem.
