Przedsiębiorcy często wykorzystują drobne upominki jako element budowania relacji z klientami, prowadzenia działań marketingowych czy promocji swojej marki. Długopis z logo firmy, niewielki gadżet reklamowy, próbka produktu, słodycze czy inny niedrogi przedmiot mogą być wręczane klientom bez pobierania od nich dodatkowej zapłaty. Pojawia się jednak pytanie, czy takie nieodpłatne przekazanie towaru może powodować obowiązek rozliczenia podatku VAT.
Co do zasady przepisy dotyczące VAT przewidują opodatkowanie nie tylko typowej sprzedaży, ale w określonych sytuacjach również nieodpłatnego przekazania towarów. Ustawa o VAT przewiduje jednak szczególne rozwiązania dotyczące tzw. prezentów o małej wartości. Dzięki nim przedsiębiorca może przekazywać klientom określone upominki bez konieczności naliczania podatku należnego.
W praktyce kluczowe znaczenie ma nie tylko wartość prezentu, ale również sposób jego przekazania oraz ewentualne prowadzenie ewidencji osób obdarowanych.
Nieodpłatne przekazanie towaru a VAT
Podstawową zasadą konstrukcji podatku od towarów i usług jest opodatkowanie odpłatnej dostawy towarów oraz odpłatnego świadczenia usług. W typowej sytuacji przedsiębiorca sprzedaje towar klientowi, otrzymuje wynagrodzenie i rozlicza należny podatek VAT.
Ustawa o VAT przewiduje jednak również przypadki, w których opodatkowaniu może podlegać przekazanie towarów bez pobierania wynagrodzenia. Rozwiązanie to ma znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu towaru miał prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT opodatkowaniu może podlegać nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, jeżeli podatnikowi przysługiwało – w całości lub w części – prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z ich nabyciem, importem lub wytworzeniem.
Przepis obejmuje m.in. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika albo jego pracowników, a także inne darowizny.
Oznacza to, że sam fakt braku zapłaty przez odbiorcę nie zawsze przesądza o braku VAT. W określonych sytuacjach nieodpłatne przekazanie może być bowiem traktowane na potrzeby VAT podobnie jak dostawa odpłatna.
Nie oznacza to jednak, że każdy darmowy gadżet przekazany klientowi musi zostać opodatkowany.
Ustawa przewiduje wyjątek dla prezentów o małej wartości
Szczególne znaczenie ma art. 7 ust. 3 ustawy o VAT. Przepis ten wprowadza wyjątek od zasad dotyczących opodatkowania nieodpłatnych przekazań.
Zgodnie z nim opodatkowania nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości oraz próbek, jeżeli przekazanie następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może przekazać klientowi określony niedrogi towar bez konieczności naliczania VAT, o ile spełnione zostaną warunki przewidziane w ustawie.
Istotne jest przy tym prawidłowe ustalenie, czy przekazywany przedmiot rzeczywiście mieści się w ustawowej definicji prezentu o małej wartości.
Co jest prezentem o małej wartości?
Definicję tego pojęcia zawiera art. 7 ust. 4 ustawy o VAT.
Przepisy przewidują dwa podstawowe warianty.
Pierwszy dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorca prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, którym przekazuje prezenty.
W takim przypadku prezentami o małej wartości są towary przekazywane jednej osobie, których łączna wartość w roku podatkowym nie przekracza 100 zł, przy czym wartość ta jest ustalana bez podatku.
Drugi wariant dotyczy prezentów, których przekazanie nie jest ujmowane w takiej ewidencji.
W tym przypadku jednostkowa cena nabycia towaru, bez podatku, a gdy nie występuje cena nabycia – jednostkowy koszt wytworzenia określony w momencie przekazywania towaru, nie może przekraczać 20 zł.
To rozróżnienie jest bardzo istotne z punktu widzenia przedsiębiorców.
Prezent do 20 zł – brak obowiązku prowadzenia ewidencji obdarowanych
Jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru bez VAT nie przekracza 20 zł, przedsiębiorca może skorzystać z uproszczenia polegającego na braku konieczności prowadzenia ewidencji osób, którym przekazano takie upominki.
Przykładowo, przedsiębiorca kupuje długopisy reklamowe za 8 zł netto za sztukę. Następnie przekazuje je klientom jako bezpłatne upominki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jeżeli spełnione są pozostałe warunki wynikające z ustawy, przekazanie takiego długopisu nie powoduje obowiązku naliczenia VAT z tytułu nieodpłatnego przekazania.
Analogicznie może wyglądać sytuacja w przypadku innych niedrogich gadżetów reklamowych, których jednostkowa cena nabycia nie przekracza ustawowego limitu.
Prezenty o wartości od 20,01 zł do 100 zł
Drugi wariant dotyczy droższych prezentów.
Jeżeli jednostkowa wartość prezentu przekracza 20 zł, ale nie przekracza 100 zł, możliwe jest skorzystanie z wyłączenia z opodatkowania, jeżeli przedsiębiorca prowadzi ewidencję pozwalającą ustalić tożsamość osób obdarowanych.
W takim przypadku znaczenie ma więc nie tylko wartość prezentu, lecz również możliwość przypisania konkretnego upominku do konkretnej osoby.
Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca przekazuje klientowi upominek o wartości 70 zł netto, powinien zadbać o prowadzenie odpowiedniej ewidencji, jeżeli chce skorzystać z regulacji dotyczącej prezentów o małej wartości.
Czy prezent za 10 zł trzeba opodatkować VAT?
Jeżeli przedsiębiorca przekazuje klientowi towar, którego jednostkowa cena nabycia bez VAT nie przekracza 20 zł, a przekazanie pozostaje związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie powstaje obowiązek naliczenia VAT z tytułu samego nieodpłatnego przekazania takiego prezentu.
Oznacza to, że prezent o wartości 10 zł netto mieści się w limicie przewidzianym dla prezentów o małej wartości, dla których nie trzeba prowadzić ewidencji osób obdarowanych.
Warto jednak zwrócić uwagę na sposób ustalania wartości. Przepisy odnoszą się do jednostkowej ceny nabycia towaru bez podatku, a w przypadku towarów wytwarzanych przez podatnika – do jednostkowego kosztu ich wytworzenia.
Nie należy więc automatycznie utożsamiać limitu z ceną brutto widniejącą na fakturze.
Liczy się jednostkowa wartość prezentu
Przy przekazywaniu klientom większej liczby drobnych przedmiotów może pojawić się wątpliwość, czy należy sumować ich wartości.
Przykładowo przedsiębiorca może zakupić zestaw składający się z kilkunastu identycznych gadżetów, a następnie przekazywać klientom pojedyncze sztuki.
Istotne jest wówczas ustalenie, czym jest towar będący przedmiotem przekazania.
Jeżeli poszczególne przedmioty są samodzielnymi rzeczami, a ich jednostkowa cena nabycia nie przekracza ustawowego limitu, samo umieszczenie ich w opakowaniu zbiorczym nie powoduje automatycznie, że należy traktować całe opakowanie jako jeden towar.
Opakowanie zbiorcze a prezenty o małej wartości
Kwestia opakowań zbiorczych była przedmiotem interpretacji indywidualnych organów podatkowych.
W interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 marca 2020 r., nr 0113-KDIPT1-1.4012.19.2020.2.ŻR, wskazano, że przekazywanie większej liczby towarów, np. pakowanych po kilkanaście lub kilkadziesiąt sztuk, nie musi wpływać na kwalifikację poszczególnych produktów jako prezentów o małej wartości.
Jeżeli pojedynczy gadżet spełnia warunki ustawowe, fakt umieszczenia wielu takich gadżetów w opakowaniu zbiorczym nie powoduje automatycznie powstania jednego, droższego towaru.
Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku materiałów reklamowych. Przedsiębiorca może bowiem kupować je w dużych opakowaniach zbiorczych, a następnie przekazywać poszczególne egzemplarze kolejnym klientom.
Opakowanie zbiorcze pełni w takim przypadku funkcję ochronną lub transportową i nie musi być traktowane jako odrębny towar dla celów VAT.
Przykład: 30 gadżetów w jednym opakowaniu
Załóżmy, że przedsiębiorca kupił 30 długopisów reklamowych. Cena nabycia jednego długopisu wynosi 6 zł netto.
Wszystkie długopisy znajdują się w jednym opakowaniu zbiorczym.
Następnie przedsiębiorca przekazuje po jednym długopisie kolejnym klientom.
W takim przypadku nie należy przyjmować, że wartość jednego przekazania wynosi 180 zł tylko dlatego, że tyle kosztowała cała paczka. Jeżeli przedmiotem przekazania jest pojedynczy długopis, a jego jednostkowa cena nabycia wynosi 6 zł netto, spełnia on warunek dotyczący prezentów o małej wartości.
W konsekwencji nieodpłatne przekazanie takiego gadżetu może pozostać poza zakresem opodatkowania VAT.
Co w sytuacji, gdy prezent kosztuje więcej niż 100 zł?
Jeżeli przekazywany towar nie mieści się w żadnym z ustawowych wariantów prezentu o małej wartości, należy ponownie przeanalizować zasady opodatkowania nieodpłatnej dostawy.
Jeżeli spełnione są warunki określone w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, nieodpłatne przekazanie może zostać uznane za czynność podlegającą opodatkowaniu.
Nie można więc przyjąć zasady, że każdy prezent dla klienta jest automatycznie neutralny podatkowo.
Przedsiębiorca powinien każdorazowo sprawdzić przede wszystkim:
- wartość jednostkową przekazywanego towaru,
- sposób ustalenia tej wartości,
- to, czy prowadzi ewidencję osób obdarowanych,
- cel przekazania prezentu,
- prawo do odliczenia VAT przy nabyciu lub wytworzeniu towaru.
Dopiero analiza wszystkich tych elementów pozwala prawidłowo ustalić sposób rozliczenia.
Prezenty dla klientów a cel związany z działalnością gospodarczą
Istotny jest również cel, w jakim przedsiębiorca przekazuje upominki.
Regulacja dotycząca prezentów o małej wartości odnosi się do przekazań dokonywanych na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.
W praktyce może to obejmować działania marketingowe, reklamowe i promocyjne, budowanie relacji z klientami czy działania mające na celu zwiększenie rozpoznawalności przedsiębiorstwa.
Przykładem może być przekazanie klientowi długopisu z logo firmy, notesu, kalendarza, niewielkiego gadżetu reklamowego czy innego przedmiotu wykorzystywanego w ramach promocji przedsiębiorstwa.
W przypadku wątpliwości warto więc nie ograniczać się wyłącznie do sprawdzenia ceny produktu. Znaczenie ma również gospodarczy kontekst przekazania.
Czy prezent dla osoby prywatnej trzeba nabić na kasę fiskalną?
Oddzielną kwestią od samego VAT jest obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy odbiorcą upominku jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Przepisy dotyczące kas odwołują się jednak do pojęcia „sprzedaży”.
Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT sprzedaż obejmuje odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Nieodpłatne przekazanie prezentu o małej wartości nie jest więc typową sprzedażą, ponieważ klient nie dokonuje zapłaty za przekazywany mu towar.
Nieodpłatny upominek a kasa fiskalna
Stanowisko dotyczące braku obowiązku ewidencjonowania takich przekazań zostało przedstawione również przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
W interpretacji z 10 stycznia 2023 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.670.2022.1.JM, wskazano, że nieodpłatne przekazanie upominków nie jest zrównane z odpłatną dostawą towarów podlegającą opodatkowaniu VAT, a w konsekwencji nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca przekazuje klientowi prezent o małej wartości, który spełnia ustawowe warunki wyłączenia z opodatkowania VAT, samo przekazanie takiego upominku nie powoduje obowiązku nabijania go na kasę fiskalną.
Jest to istotne uproszczenie dla firm, które regularnie rozdają klientom niedrogie materiały reklamowe.
Przykłady rozliczenia prezentów o małej wartości
Przykład 1 – długopis za 5 zł
Przedsiębiorca kupuje długopisy z logo firmy po 5 zł netto za sztukę i przekazuje je klientom.
Jednostkowa cena nabycia nie przekracza 20 zł.
Jeżeli przekazanie jest związane z działalnością gospodarczą, przedsiębiorca może potraktować długopisy jako prezenty o małej wartości. Nie musi prowadzić ewidencji osób obdarowanych, a samo przekazanie nie powoduje obowiązku naliczenia VAT.
Przykład 2 – kubek za 18 zł
Firma kupuje kubki reklamowe po 18 zł netto za sztukę i wręcza je klientom.
Także w tym przypadku jednostkowa cena nabycia mieści się w limicie 20 zł. Przy spełnieniu pozostałych warunków przedsiębiorca może skorzystać z regulacji dotyczącej prezentów o małej wartości bez prowadzenia ewidencji osób obdarowanych.
Przykład 3 – zestaw prezentowy za 60 zł
Przedsiębiorca kupuje zestawy prezentowe o wartości 60 zł netto za sztukę i przekazuje je wybranym klientom.
Wartość pojedynczego prezentu przekracza 20 zł, dlatego nie można skorzystać z uproszczenia dotyczącego prezentów nieujmowanych w ewidencji.
Jeżeli jednak przedsiębiorca prowadzi ewidencję pozwalającą ustalić tożsamość osób obdarowanych i zostaną spełnione pozostałe warunki ustawowe, prezent może nadal mieścić się w kategorii prezentów o małej wartości.
Przykład 4 – prezent za 150 zł
Firma przekazuje klientowi upominek o wartości 150 zł netto.
Wartość przekracza limit 100 zł przewidziany dla prezentów o małej wartości. Nie można więc zastosować omawianego wyłączenia wyłącznie na podstawie regulacji dotyczącej prezentów o małej wartości.
Jeżeli jednocześnie spełnione są przesłanki z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przedsiębiorca powinien rozliczyć VAT od nieodpłatnego przekazania.
Na co przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę?
W praktyce najwięcej problemów może powodować nie sama zasada dotycząca prezentów o małej wartości, lecz prawidłowe ustalenie, czy konkretny przypadek spełnia wszystkie warunki przewidziane przez przepisy.
Przed przekazaniem upominków warto zatem sprawdzić kilka elementów.
Po pierwsze, należy ustalić jednostkową cenę nabycia netto albo jednostkowy koszt wytworzenia. To właśnie ta wartość jest istotna przy ocenie, czy produkt mieści się w limicie 20 zł.
Po drugie, należy ustalić, czy przedsiębiorca chce lub musi prowadzić ewidencję osób obdarowanych. Jest ona istotna w przypadku korzystania z limitu 100 zł.
Po trzecie, trzeba zweryfikować związek przekazania prezentów z działalnością gospodarczą. Upominki reklamowe czy promocyjne są typowym przykładem takiego związku.
Po czwarte, warto rozdzielić dwie kwestie: opodatkowanie nieodpłatnego przekazania VAT oraz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Są to odrębne zagadnienia, choć w praktyce często są ze sobą mylone.
Podsumowanie
Nieodpłatne przekazanie towaru klientowi nie zawsze oznacza konieczność naliczenia podatku VAT. Ustawa o VAT przewiduje szczególne zasady dotyczące tzw. prezentów o małej wartości.
W przypadku prezentów, których jednostkowa cena nabycia netto nie przekracza 20 zł, przedsiębiorca – przy spełnieniu pozostałych warunków ustawowych – może przekazać je klientom bez naliczania VAT i bez prowadzenia ewidencji osób obdarowanych.
W przypadku prezentów o wartości przekraczającej 20 zł, ale nie większej niż 100 zł, możliwość skorzystania z wyłączenia jest związana z prowadzeniem ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób, którym przekazywane są upominki.
Kluczowe znaczenie ma również to, aby przekazanie następowało na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca przekazujący klientowi drobny upominek, np. gadżet reklamowy o wartości 10 zł netto, co do zasady nie musi naliczać VAT od samego przekazania. Takie nieodpłatne przekazanie nie jest również sprzedażą w rozumieniu przepisów o kasach rejestrujących, dlatego nie ma obowiązku ewidencjonowania go na kasie fiskalnej.
Przedsiębiorcy powinni jednak każdorazowo zweryfikować aktualne brzmienie przepisów oraz charakter konkretnego przekazania. Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których wartość prezentu przekracza 20 zł, przedsiębiorca przekazuje wiele różnych towarów jednej osobie albo nieodpłatne przekazanie nie ma wyraźnego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Najważniejsza zasada pozostaje jednak prosta: drobny upominek dla klienta może być neutralny na gruncie VAT, ale o prawidłowym rozliczeniu decyduje spełnienie konkretnych warunków przewidzianych w ustawie, a nie samo określenie danego przedmiotu mianem „prezentu”.
