Otrzymanie wezwania do sądu może oznaczać dla pracownika konieczność opuszczenia stanowiska pracy w godzinach, w których powinien wykonywać swoje obowiązki. Z perspektywy pracodawcy pojawiają się wówczas istotne pytania: czy trzeba udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy, jak udokumentować jego nieobecność oraz przede wszystkim – czy za czas spędzony w sądzie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia?
Sytuacja wygląda nieco inaczej niż w przypadku urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Stawienie się przed sądem, jeżeli pracownik został prawidłowo wezwany, co do zasady jest obowiązkiem. Pracodawca nie może więc traktować takiej nieobecności jako samowolnego opuszczenia miejsca pracy. Jednocześnie przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku wypłacania normalnego wynagrodzenia za cały czas, w którym pracownik nie świadczył pracy z powodu wezwania przez sąd.
Jak zatem prawidłowo rozliczyć nieobecność pracownika wezwanego do sądu? Czy obejmuje ona wyłącznie czas rozprawy, czy również podróż? Jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik? I czy może odzyskać utracone wynagrodzenie?
Wezwanie do sądu – czy pracodawca musi zwolnić pracownika z pracy?
Jeżeli pracownik otrzymał wezwanie do sądu, pracodawca powinien umożliwić mu stawienie się przed organem, który go wezwał. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy pracownik występuje w charakterze świadka.
Podstawą jest § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z tymi regulacjami pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie m.in. sądu, prokuratury, Policji, organu administracji rządowej lub samorządowej czy organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia.
Oznacza to, że pracodawca nie powinien odmawiać pracownikowi zwolnienia, jeżeli przedstawione wezwanie rzeczywiście wymaga jego osobistego stawiennictwa.
Co ważne, zwolnienie nie musi ograniczać się wyłącznie do czasu, w którym odbywa się rozprawa. Pracownik powinien mieć możliwość dotarcia na miejsce oraz – jeżeli jest to konieczne – powrotu do pracy. Zakres zwolnienia powinien obejmować zatem czas niezbędny do wykonania obowiązku wynikającego z wezwania.
Nie oznacza to jednak, że każdy dzień, w którym pracownik nie pojawił się w firmie, automatycznie powinien zostać potraktowany jako płatny dzień wolny.
Czy nieobecność pracownika w sądzie jest usprawiedliwiona?
Tak. Prawidłowo udokumentowane stawiennictwo w sądzie jest przykładem usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Trzeba jednak rozróżnić dwie kwestie:
- usprawiedliwienie nieobecności, czyli uznanie, że pracownik miał podstawę prawną do nieświadczenia pracy;
- prawo do wynagrodzenia, które może zależeć od rodzaju zwolnienia i przepisów regulujących daną sytuację.
W przypadku wezwania do sądu pracownik korzysta ze zwolnienia od pracy, ale co do zasady nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas, w którym nie wykonywał pracy z tego powodu.
Jest to zatem usprawiedliwiona, lecz zasadniczo niepłatna nieobecność.
Pracodawca nie może więc uznać takiej absencji za nieusprawiedliwioną tylko dlatego, że pracownik nie pojawił się tego dnia w zakładzie pracy. Jeżeli pracownik prawidłowo wykazał, że był zobowiązany do stawienia się w sądzie, jego nieobecność należy odpowiednio odnotować w ewidencji czasu pracy.
Jak długo może trwać zwolnienie od pracy?
Istotne jest sformułowanie „czas niezbędny do stawienia się na wezwanie”. Nie zawsze będzie to oznaczało cały dzień pracy.
Jeżeli rozprawa rozpoczyna się np. o godzinie 10:00, a sąd znajduje się w tej samej miejscowości, pracownik może potrzebować jedynie kilku godzin. Jeżeli natomiast konieczny jest dojazd do innej miejscowości, czas zwolnienia może być odpowiednio dłuższy.
Przy ocenie czasu niezbędnego należy uwzględnić m.in.:
- godzinę wskazaną w wezwaniu,
- przewidywany czas trwania czynności w sądzie,
- czas potrzebny na dotarcie do sądu,
- czas potrzebny na powrót,
- rzeczywistą organizację pracy pracownika.
Nie chodzi więc o automatyczne przyznanie pracownikowi całego dnia wolnego, jeśli do realizacji obowiązku wystarczyła część dnia.
Jednocześnie pracodawca nie powinien wymagać od pracownika powrotu do pracy w czasie, który w praktyce uniemożliwia mu prawidłowe wykonanie obowiązku stawiennictwa.
Jak pracownik powinien udokumentować nieobecność?
Samo poinformowanie pracodawcy, że „mam rozprawę w sądzie”, może nie być wystarczające do prawidłowego udokumentowania absencji.
Pracownik powinien przedstawić dokument potwierdzający obowiązek stawienia się przed sądem. Zasadnicze znaczenie ma tutaj wezwanie, z którego wynika termin oraz charakter czynności.
Pracownik powinien również zadbać o potwierdzenie faktycznego stawiennictwa. Po zakończeniu czynności może zwrócić się do właściwego sekretariatu sądu o potwierdzenie, że pojawił się w wyznaczonym terminie.
Takie potwierdzenie jest szczególnie istotne z punktu widzenia pracodawcy. Pozwala bowiem wykazać, że nieobecność pracownika rzeczywiście miała związek z obowiązkiem stawienia się przed sądem.
A co w przypadku kolejnych rozpraw?
W praktyce zdarza się, że po pierwszym terminie pracownik nie otrzymuje kolejnego pisemnego wezwania, ponieważ termin następnej rozprawy zostaje przekazany uczestnikom ustnie podczas posiedzenia.
W takiej sytuacji pracownik powinien zadbać o dokument, który będzie mógł przedstawić pracodawcy. Jeżeli konieczne jest formalne potwierdzenie wezwania, warto wystąpić do sądu o wydanie odpowiedniego dokumentu.
Dzięki temu pracodawca ma podstawę do prawidłowego rozliczenia nieobecności.
Czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie za dzień w sądzie?
To jedno z najczęstszych pytań dotyczących tej sytuacji.
Co do zasady pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy udzielonego w związku ze stawiennictwem przed sądem. Nie oznacza to jednak, że pracownik musi bezpowrotnie ponieść ekonomiczny koszt udziału w postępowaniu.
Przepisy przewidują możliwość ubiegania się przez świadka o zwrot określonych kosztów związanych ze stawiennictwem.
W zależności od rodzaju postępowania świadek może mieć możliwość uzyskania m.in. zwrotu kosztów podróży, kosztów noclegu czy rekompensaty za utracony zarobek.
W praktyce oznacza to, że ciężar finansowy związany z obowiązkowym stawiennictwem przed sądem nie musi ostatecznie spoczywać na pracowniku.
Utracony zarobek świadka – czy można odzyskać niewypłacone wynagrodzenie?
W przypadku pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę istotną kwestią jest możliwość uzyskania rekompensaty za utracone wynagrodzenie.
Zgodnie z regulacjami dotyczącymi kosztów sądowych świadek może ubiegać się o zwrot utraconego zarobku lub dochodu pozostającego w związku ze stawiennictwem w sądzie.
Wymaga to jednak złożenia odpowiedniego wniosku oraz wykazania wysokości utraconego zarobku.
W przypadku osoby zatrudnionej na umowę o pracę istotne znaczenie może mieć zaświadczenie wystawione przez pracodawcę. Dokument powinien wskazywać wysokość wynagrodzenia utraconego przez pracownika w związku z koniecznością stawienia się w sądzie.
Przy ustalaniu przeciętnego dziennego utraconego zarobku stosuje się zasady związane z ustalaniem ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Warto zatem pamiętać, że pracodawca nie wypłaca pracownikowi normalnego wynagrodzenia za czas sądowego zwolnienia, ale może być zobowiązany do wystawienia dokumentu potrzebnego pracownikowi do dochodzenia rekompensaty przed sądem.
Jak rozliczyć nieobecność w praktyce?
Rozliczenie takiej absencji powinno przebiegać w kilku krokach.
Krok 1. Pracownik informuje pracodawcę o wezwaniu
Pracownik powinien możliwie szybko poinformować przełożonego o terminie, w którym musi stawić się w sądzie. Pozwala to pracodawcy odpowiednio zorganizować pracę oraz ustalić zakres zwolnienia.
Krok 2. Pracownik przedstawia dokument potwierdzający wezwanie
Pracodawca powinien otrzymać dokument, z którego wynika obowiązek stawiennictwa oraz termin czynności.
Krok 3. Ustala się czas nieobecności
Nieobecność powinna obejmować czas niezbędny do wykonania obowiązku. W zależności od sytuacji będzie to kilka godzin albo większa część dnia.
Krok 4. Pracownik uzyskuje potwierdzenie stawiennictwa
Po zakończeniu czynności pracownik powinien uzyskać potwierdzenie swojej obecności, szczególnie jeśli jest ono potrzebne do usprawiedliwienia absencji.
Krok 5. Pracodawca rozlicza czas jako usprawiedliwioną nieobecność
Czas, w którym pracownik korzystał ze zwolnienia w związku z obowiązkiem stawienia się w sądzie, nie powinien być traktowany jako urlop wypoczynkowy ani jako nieusprawiedliwiona absencja.
Jednocześnie za ten okres pracownik co do zasady nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Przykład rozliczenia nieobecności
Załóżmy, że pracownica jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 5000 zł brutto.
W związku z wezwaniem w charakterze świadka musi stawić się w sądzie. Czas niezbędny na udział w czynności oraz przejazd powoduje, że przez cały zaplanowany dzień pracy, czyli 8 godzin, nie może wykonywać swoich obowiązków.
Jeżeli w danym miesiącu nominalny wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin, dla potrzeb przykładowego wyliczenia można ustalić stawkę godzinową:
5000 zł ÷ 168 godzin = 29,76 zł za godzinę
Następnie ustala się wartość wynagrodzenia przypadającą na czas nieobecności:
29,76 zł × 8 godzin = 238,08 zł
Oznacza to, że wynagrodzenie pracownicy za miesiąc zostanie odpowiednio pomniejszone za czas nieświadczenia pracy, z uwzględnieniem zasad właściwych dla sposobu ustalania wynagrodzenia w danym przypadku.
Trzeba przy tym pamiętać, że powyższe wyliczenie ma charakter przykładowy. Przy rzeczywistym rozliczeniu wynagrodzenia należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia oraz zasady ich pomniejszania wynikające z przepisów prawa pracy.
Czy pracodawca może odmówić zwolnienia?
Jeżeli pracownik przedstawi prawidłowe wezwanie do sądu i rzeczywiście jest zobowiązany do osobistego stawiennictwa, pracodawca nie powinien odmawiać mu zwolnienia.
Obowiązek pracodawcy wynika z przepisów dotyczących zwolnień od pracy. Nie jest to więc kwestia uznaniowa ani rodzaj dodatkowego urlopu, którego udzielenie zależy od zgody przełożonego.
Pracownik nie może jednak samodzielnie uznać, że cały dzień jest wolny od pracy, bez wykazania, że właśnie taki czas był niezbędny do realizacji obowiązku sądowego.
Dlatego zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni zadbać o odpowiednią dokumentację.
Co zrobić, jeśli rozprawa trwa dłużej niż przewidywano?
Może się zdarzyć, że rozprawa lub inne czynności sądowe rozpoczną się zgodnie z planem, ale zakończą znacznie później. W takiej sytuacji rzeczywisty czas niezbędny do wykonania obowiązku może być dłuższy niż początkowo zakładano.
Pracownik powinien wówczas zadbać o odpowiednie potwierdzenie stawiennictwa oraz – w razie potrzeby – godzin swojej obecności w sądzie.
Dla pracodawcy taki dokument może być podstawą do właściwego rozliczenia nieobecności i ustalenia, jaka część dnia została faktycznie objęta zwolnieniem.
Wezwanie do sądu a urlop wypoczynkowy
Nieobecność spowodowana obowiązkowym stawiennictwem w sądzie nie powinna być automatycznie rozliczana jako urlop wypoczynkowy.
Urlop wypoczynkowy służy regeneracji pracownika i jest udzielany na zasadach określonych w przepisach prawa pracy. Stawiennictwo w sądzie wynika natomiast z obowiązku nałożonego przez właściwy organ.
Pracownik nie powinien więc być zmuszany do wykorzystywania dnia urlopu wypoczynkowego wyłącznie dlatego, że otrzymał wezwanie do sądu.
Najważniejsze zasady – wezwanie do sądu w praktyce
W przypadku pracownika wezwanego do sądu warto zapamiętać kilka podstawowych zasad:
Po pierwsze – stawiennictwo wynikające z prawidłowego wezwania jest obowiązkiem pracownika.
Po drugie – pracodawca powinien zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do wykonania tego obowiązku.
Po trzecie – nieobecność jest usprawiedliwiona, ale co do zasady ma charakter niepłatny.
Po czwarte – czas zwolnienia powinien obejmować nie tylko samą czynność w sądzie, ale również niezbędny czas związany z dotarciem na miejsce i powrotem.
Po piąte – pracownik powinien odpowiednio udokumentować zarówno wezwanie, jak i swoje stawiennictwo.
Po szóste – brak wynagrodzenia od pracodawcy nie oznacza automatycznie, że pracownik nie może otrzymać rekompensaty. W określonych przypadkach świadek może ubiegać się o zwrot utraconego zarobku oraz innych kosztów związanych ze stawiennictwem.
Podsumowanie
Wezwanie pracownika do sądu nie jest sytuacją, w której pracodawca może po prostu uznać nieobecność za zwykłą absencję. Jeżeli pracownik został prawidłowo wezwany do stawiennictwa, pracodawca ma obowiązek zwolnić go od pracy na czas niezbędny do wykonania tego obowiązku.
Nie oznacza to jednak konieczności wypłaty wynagrodzenia za godziny, w których pracownik nie świadczył pracy z powodu wezwania. Taka nieobecność jest co do zasady usprawiedliwiona, ale niepłatna.
Jednocześnie pracownik może mieć możliwość uzyskania od sądu zwrotu utraconego zarobku, a także określonych kosztów związanych ze stawiennictwem. W tym celu powinien zadbać o właściwą dokumentację oraz złożyć wymagany wniosek.
Z punktu widzenia pracodawcy najważniejsze jest więc prawidłowe udokumentowanie absencji, ustalenie rzeczywiście niezbędnego czasu zwolnienia oraz właściwe rozliczenie wynagrodzenia. Z kolei pracownik powinien pamiętać, aby odpowiednio wcześnie poinformować pracodawcę o terminie wezwania i po stawiennictwie w sądzie uzyskać dokument potwierdzający swoją obecność.
