Od 1 lipca 2026 roku zaczynają obowiązywać nowe przepisy dotyczące świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i macierzyńskiego. Nowelizacja ustawy z 13 lutego 2026 roku wprowadza szereg uproszczeń, które mają ograniczyć formalności związane z ubieganiem się o zasiłki oraz przyspieszyć ich obsługę. Zmiany obejmują zarówno osoby ubezpieczone, jak i pracodawców oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Najważniejszym celem nowych regulacji jest uproszczenie procedur administracyjnych, zwiększenie wykorzystania elektronicznych dokumentów oraz dostosowanie przepisów do realiów funkcjonowania nowoczesnych systemów kadrowo-płacowych. Dzięki temu składanie wniosków i kompletowanie dokumentacji ma być prostsze, a wiele dotychczasowych obowiązków formalnych zostanie ograniczonych.
Dlaczego zdecydowano się na zmianę przepisów?
Przez wiele lat przepisy regulujące przyznawanie zasiłków opierały się na rozwiązaniach, które nie nadążały za postępującą cyfryzacją administracji. W praktyce większość pracodawców korzysta już z elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) oraz systemów kadrowych umożliwiających elektroniczny obieg dokumentów. Mimo to obowiązujące regulacje nadal wymagały stosowania określonych podpisów elektronicznych lub składania dodatkowych dokumentów, nawet wtedy, gdy informacje były już dostępne w systemach ZUS.
Nowelizacja ma wyeliminować te niepotrzebne formalności oraz dostosować przepisy do obecnych standardów obsługi świadczeń.
Nowe zasady składania wniosków o zasiłki
Jedną z najważniejszych zmian jest rozróżnienie sposobu składania wniosków w zależności od tego, kto odpowiada za wypłatę świadczenia.
Dotychczas przepisy przewidywały niemal identyczne wymagania dla wszystkich płatników zasiłków. Nie miało znaczenia, czy świadczenie wypłacał Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czy pracodawca posiadający status płatnika zasiłków. W praktyce prowadziło to do wielu niejasności oraz zbędnych obowiązków.
Od 1 lipca 2026 roku procedura będzie znacznie prostsza.
Gdy zasiłek wypłaca pracodawca
Jeżeli płatnikiem świadczenia jest pracodawca lub inny płatnik składek uprawniony do wypłaty zasiłków, wniosek będzie można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Najważniejszą zmianą jest rezygnacja z obowiązku opatrywania elektronicznych dokumentów:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpisem zaufanym,
- podpisem osobistym.
Oznacza to, że pracodawcy będą mogli korzystać z własnych systemów kadrowych i wewnętrznych platform elektronicznych bez konieczności spełniania dodatkowych wymagań formalnych.
Gdy świadczenie wypłaca ZUS
Inaczej wygląda sytuacja, gdy płatnikiem pozostaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
W takim przypadku nadal obowiązują dotychczasowe zasady. Wniosek można złożyć:
- w formie papierowej,
- albo elektronicznie z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego, podpisu osobistego lub narzędzi uwierzytelniających udostępnianych przez ZUS.
Dokument elektroniczny powinien zostać przesłany na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu lub adres do doręczeń elektronicznych.
Oddzielne procedury dla zasiłku chorobowego i opiekuńczego
Kolejna istotna nowość dotyczy rozdzielenia zasad przyznawania zasiłku chorobowego i zasiłku opiekuńczego.
Dotychczas przepisy regulowały oba świadczenia w bardzo podobny sposób. Nowelizacja wyraźnie rozróżnia te dwa rodzaje zasiłków, ponieważ wymagają one przedstawienia różnych informacji.
Zasiłek chorobowy – mniej formalności
Największym uproszczeniem jest ograniczenie obowiązku składania odrębnego wniosku o zasiłek chorobowy.
Jeżeli świadczenie wypłaca pracodawca, postępowanie zostanie wszczęte na podstawie:
- elektronicznego zwolnienia lekarskiego udostępnionego na profilu płatnika,
- wydruku e-ZLA,
- albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego w szczególnym trybie.
W praktyce oznacza to, że samo zwolnienie lekarskie będzie wystarczającą podstawą do rozpoczęcia procedury wypłaty świadczenia.
Dla pracowników oznacza to mniej formalności i brak konieczności składania dodatkowych dokumentów wyłącznie po to, aby otrzymać zasiłek chorobowy.
Gdy świadczenie wypłaca ZUS
Jeżeli wypłatą zajmuje się Zakład Ubezpieczeń Społecznych, postępowanie może zostać wszczęte na podstawie:
- wydruku zwolnienia lekarskiego,
- zaświadczenia wystawionego w szczególnym trybie,
- dokumentów przekazanych przez ubezpieczonego,
- dokumentów dostarczonych przez upoważnionego płatnika składek,
- albo odpowiedniego wniosku skierowanego do ZUS.
Zasiłek opiekuńczy nadal wymaga wniosku
W przypadku zasiłku opiekuńczego ustawodawca pozostawił obowiązek złożenia wniosku.
Powodem jest charakter tego świadczenia. Samo zwolnienie lekarskie nie zawiera wszystkich informacji potrzebnych do ustalenia prawa do zasiłku. Konieczne jest wskazanie między innymi:
- osoby wymagającej opieki,
- stopnia pokrewieństwa,
- okoliczności sprawowania opieki,
- innych danych mających wpływ na prawo do świadczenia.
Dlatego zarówno w przypadku wypłaty przez pracodawcę, jak i przez ZUS, oprócz dokumentacji medycznej konieczne będzie złożenie odpowiedniego wniosku.
Elektroniczne kopie dokumentów zyskają pełną moc prawną
Jedną z najbardziej praktycznych zmian jest uregulowanie kwestii załączników do wniosków.
Po wejściu nowych przepisów będzie można przekazywać:
- kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem,
- elektroniczne kopie dokumentów,
- skany wymaganych załączników.
Jeżeli sam wniosek zostanie prawidłowo podpisany zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszystkie dołączone elektroniczne dokumenty będą wywoływać takie same skutki prawne jak dokumenty podpisane odręcznie.
To rozwiązanie znacząco ograniczy konieczność przesyłania papierowych dokumentów i ułatwi elektroniczną komunikację z płatnikiem świadczeń.
Płatnik nadal może zażądać oryginałów
Nowelizacja nie oznacza całkowitej rezygnacji z dokumentów papierowych.
Jeżeli pracodawca lub ZUS będzie miał uzasadnione wątpliwości dotyczące autentyczności przesłanej kopii, będzie mógł poprosić o przedstawienie oryginalnego dokumentu.
Nie będzie to jednak obowiązek stosowany automatycznie. Żądanie okazania oryginału ma mieć charakter wyjątkowy i będzie wykorzystywane wyłącznie wtedy, gdy pojawią się rzeczywiste wątpliwości co do zgodności kopii z oryginałem.
Praktyczny przykład zastosowania nowych przepisów
Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo zatrudniające ponad 200 pracowników, które samodzielnie wypłaca zasiłki chorobowe.
Pracownik korzysta z elektronicznego zwolnienia lekarskiego, natomiast następnie występuje o zasiłek opiekuńczy z powodu konieczności opieki nad chorym dzieckiem. Wniosek przesyła poprzez firmowy system kadrowy, dołączając jedynie skan orzeczenia o niepełnosprawności dziecka.
Po 1 lipca 2026 roku taki sposób złożenia dokumentów będzie całkowicie dopuszczalny. Pracodawca nie będzie musiał wymagać kwalifikowanego podpisu elektronicznego ani papierowej kopii dokumentu.
Dopiero wtedy, gdy pojawią się uzasadnione wątpliwości dotyczące przesłanego skanu, dział kadr będzie mógł zwrócić się o okazanie oryginału.
Co stanie się z postępowaniami rozpoczętymi przed wejściem nowych przepisów?
Nowelizacja przewiduje również przepisy przejściowe.
Wszystkie postępowania, które zostały rozpoczęte przed wejściem nowych regulacji, ale nie zostały jeszcze zakończone, będą prowadzone już według nowych zasad. Nie będzie konieczności ponownego składania dokumentów ani rozpoczynania całej procedury od początku.
Takie rozwiązanie pozwoli uniknąć niepotrzebnego wydłużania postępowań oraz zapewni jednolite stosowanie nowych przepisów.
Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?
Ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 31 marca 2026 roku.
Przewidziano trzymiesięczne vacatio legis, dzięki któremu zarówno Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jak i pracodawcy otrzymają czas na dostosowanie systemów informatycznych, przygotowanie nowych formularzy oraz wdrożenie odpowiednich procedur.
Nowe regulacje zaczną obowiązywać 1 lipca 2026 roku.
Podsumowanie
Zmiany w przepisach dotyczących zasiłków mają przede wszystkim uprościć kontakt ubezpieczonych z płatnikami świadczeń oraz ograniczyć liczbę formalności. Największe znaczenie mają uproszczenie sposobu składania wniosków, pełniejsze wykorzystanie elektronicznych dokumentów oraz wyraźne rozdzielenie zasad dotyczących zasiłku chorobowego i opiekuńczego.
Nowelizacja wpisuje się w proces cyfryzacji administracji publicznej i powinna przyczynić się do szybszego rozpatrywania spraw oraz sprawniejszej obsługi świadczeń zarówno przez pracodawców, jak i przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W praktyce oznacza to mniej papierowych dokumentów, prostsze procedury i większą wygodę dla osób korzystających z ubezpieczenia chorobowego.
