Prowadzenie akt osobowych pracownika to obowiązek każdego pracodawcy – bez względu na wielkość firmy czy formę prowadzonej działalności. Właściwa dokumentacja kadrowa nie tylko potwierdza zgodność zatrudnienia z przepisami prawa, ale pełni także funkcję dowodową w przypadku ewentualnych sporów sądowych. W 2025 roku nadal obowiązują zmiany, które wprowadzono w poprzednich latach, rozszerzające strukturę akt osobowych o nowe elementy. Jak poprawnie prowadzić dokumentację pracowniczą? Jakie części powinny zawierać akta osobowe? Wyjaśniamy wszystko krok po kroku.
Obowiązek prowadzenia akt osobowych – podstawa prawna
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten nie zależy ani od wielkości przedsiębiorstwa, ani od branży. Dokumentacja musi być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie, a jej struktura została szczegółowo określona w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Struktura akt osobowych w 2025 roku – pięć obowiązkowych części
Współczesna struktura akt osobowych została podzielona na pięć wyodrębnionych sekcji:
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
- Część D – dokumentacja dotycząca odpowiedzialności porządkowej pracownika,
- Część E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności substancji psychoaktywnych.
Każda z tych części pełni odrębną funkcję i powinna być prowadzona w sposób chronologiczny, z numeracją i wykazem dokumentów.
Część A – dokumentacja rekrutacyjna
W części A znajdują się dokumenty przedłożone przez kandydata na pracownika. Mogą to być m.in.:
- Kwestionariusz osobowy,
- Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
- Dyplomy, certyfikaty, zaświadczenia o ukończeniu kursów,
- Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy,
- Dokumenty wynikające z odrębnych przepisów (np. pozwolenia na pracę dla cudzoziemców).
Ważne! W aktach osobowych przechowuje się jedynie kopie lub odpisy dokumentów, opatrzone adnotacją „kopia zgodna z oryginałem”. Oryginały mogą być jedynie przedstawione do wglądu.
Część B – dokumenty z okresu zatrudnienia
To najobszerniejsza część akt osobowych, zawierająca dokumentację związaną z zatrudnieniem, m.in.:
- Umowę o pracę i zakres obowiązków,
- Informacje BHP i potwierdzenia ich zapoznania,
- Kwestionariusz osobowy dla pracownika,
- Oświadczenia o uprawnieniach rodzicielskich,
- Zaświadczenia lekarskie (okresowe i kontrolne),
- Dokumenty dotyczące szkoleń, urlopów, nagród, powierzenia mienia,
- Umowy o zakazie konkurencji,
- Dokumenty związane z pracą zdalną (od 2023 roku obowiązkowe).
Zgodnie z przepisami, należy tu także uwzględnić dokumentację wypadków przy pracy, chorób zawodowych i świadczeń z tym związanych.
Część C – zakończenie zatrudnienia
Po rozwiązaniu stosunku pracy, dokumentacja trafia do części C. Znajdują się tu m.in.:
- Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy,
- Kopia świadectwa pracy,
- Informacje o zajęciu wynagrodzenia,
- Orzeczenia lekarskie po zakończeniu zatrudnienia,
- Umowy o zakazie konkurencji obowiązujące po ustaniu stosunku pracy,
- Dokumenty dotyczące niewypłaconego ekwiwalentu za urlop.
Część D – odpowiedzialność porządkowa
Jeśli pracownik zostanie ukarany, dokumenty związane z tym faktem należy zgromadzić w części D, np.:
- Odpisy zawiadomień o ukaraniu,
- Inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności pracownika.
Co istotne – jeśli pracownik nie został ukarany, część D może pozostać pusta. Pracodawca musi jednak usunąć dokumenty o karach porządkowych po roku nienagannej pracy.
Część E – kontrola trzeźwości i substancji psychoaktywnych
Od 2023 roku obowiązkowe jest prowadzenie części E w aktach osobowych. Znajdują się tu dokumenty dotyczące:
- Wyników kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę,
- Wyników badań przeprowadzonych przez organy publiczne (np. Policję),
- Kontroli obecności narkotyków lub substancji o podobnym działaniu.
Możliwość podziału części na podsekcje
Nowe przepisy dopuszczają możliwość dalszego podziału każdej z części na mniejsze jednostki tematyczne (np. A1, A2, A3). Taki zabieg porządkuje dokumentację i ułatwia szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu. Nadal obowiązuje tu jednak zasada numeracji i chronologii.
Forma prowadzenia akt – papierowa czy elektroniczna?
Od 2019 roku pracodawcy mogą samodzielnie wybrać formę prowadzenia akt osobowych:
- Papierowa – tradycyjna, nadal powszechnie stosowana,
- Elektroniczna – wymaga użycia kwalifikowanego podpisu/pieczęci i specjalistycznego oprogramowania,
- Mieszana – np. dla starszych pracowników akta papierowe, dla nowych – cyfrowe.
Zmiana formy wymaga odpowiedniego odwzorowania dokumentów (np. skanów) i zabezpieczenia danych zgodnie z RODO.
Gdzie przechowywać akta pracowników?
Dokumentacja kadrowa musi być odpowiednio zabezpieczona. W przypadku wersji papierowej powinny to być:
- Pomieszczenia zamknięte i niedostępne dla osób nieupoważnionych,
- Warunki chroniące przed zniszczeniem (np. wilgoć, ogień),
- Odpowiednie systemy archiwizacji.
Wersje elektroniczne wymagają z kolei bezpiecznych serwerów i regularnych backupów.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Obowiązujące od 2019 roku przepisy wprowadziły dwa okresy przechowywania dokumentacji:
- 50 lat – dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.,
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
Dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018 możliwe jest skrócenie okresu z 50 do 10 lat – pod warunkiem złożenia w ZUS deklaracji ZUS OSW oraz raportu ZUS RIA.
Podsumowanie
Prowadzenie akt osobowych pracownika to nie tylko wymóg prawny, ale także element budujący porządek i przejrzystość procesów kadrowych w firmie. W dobie cyfryzacji i zmian legislacyjnych warto na bieżąco aktualizować wiedzę w tym zakresie oraz rozważyć wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, takich jak elektroniczne systemy do zarządzania dokumentacją. Przemyślane i zgodne z prawem prowadzenie akt osobowych to bezpieczeństwo zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
